XX学院OA协同办公系统需求功能范围说明书.docx
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XX学院OA协同办公系统需求功能范围说明书.docx
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XX学院OA协同办公系统需求功能范围说明书
XX学院-OA协同办公系统
需求范围说明书
文档编号:
版本:
作者:
发布日期:
方正数据分类:
需求范围签字
文档目的
定义本系统需要实现的目标和范围,本系统需要实现与交付的范围必须符合且仅限于本《功能范围说明书》所描述的内容。
验收条件
系统以本《功能范围说明书》所描述的内容作为验收条件。
文档效力
限定本系统最终实现与交付的边界与范围。
需求范围变更
本文档签字确认后,如发生需求范围变更功能,需经项目参与各方的负责人协商并同意后制订相应的附件加入。
客户业务负责人
签字:
日期:
客户IT负责人
签字:
日期:
方正项目负责人
签字:
日期:
需求范围变更
版本号
变更标识
变更人
审核人
签署人
签署日期
备注
1引言
1.1编写目的
1、本文档将作为本项目的需求范围确认的唯一记录文件,为本项目后续的需求分析、概要设计,系统测试计划,测试用例编写的输入源,对本项目的实施工作起到范围界定和确认的作用。
2、本文档的主要读者为用户方代表项目相关人员和方正国际项目相关人员。
同时,本文档也可以作为与项目团队之外的其他相关人员进行需求范围沟通的唯一外部接口。
1.2术语说明
OA:
办公协同系统
1.3参考文档
《XX学院-办公室管理制度》
《XX学院-办公室办事指南》
2项目概述
2.1项目背景
1、目前XX学院院系之间没有统一的OA办公平台,各院系间消息、文件的传递通过手机短信、QQ群、邮件方式,非常不便利;
2、目前公文的审批通过纸质的方式进行传递审批,并且查询起来很不方便,迫切需要实现电子审批并且满足领导出差时手机APP进行审批,根据审批项以及申请审批时间来方便查询审批公文详细内容;
3、为了保证XX学院实际办公需要,方正对XX学院OA办公平台需求进行了调研,并根据调研结果进行了整理,为以后详细需求设计提供了需求范围确认;
2.2项目目标
建立XX学院统一完整的协同办公服务平台涵盖高校行政办公所有环节,涉及到日常办公、行政事务、会议管理、活动管理、信息资讯、档案管理、个人事务、平台管理共八个方面;依据高校各级管理部门的职能划分与工作流程,基于校园网/互联网为教职工及管理人员提供先进实用、高效安全的无纸化办公平台;
3功能架构
4主要功能说明
4.1基本信息
4.1.1学校信息
实现学校基本信息查看。
4.1.2部门信息
对部门信息进行查看。
4.1.3岗位信息
学校部门岗位,对岗位信息进行查询查看操作
4.1.4会议室信息
会议室信息:
可以对会议室进行维护,如:
增加、修改、删除、查询操作;
4.2日常工作
4.2.1拟办工作
根据工作流程的使用权限选择相应的流程发起一项工作。
4.2.2待办工作
针对他人发来的工作,自动提醒待办;查看、签收、退回他人发来的工作。
4.2.3在办工作
对于已签收的工作,根据工作流程中相应环节定义的方式与权限进行办理;针对在办工作,自动提醒超时(催办)。
4.2.4转发工作
查看下一环节办理人接收工作的情况。
4.2.5委托办理
将需要自己办理的部分或全部工作临时委托给他人办理。
4.2.6已办工作
查看自己办理过的工作;针对自己办理过的工作,自动提醒办理完毕。
4.2.7流程监控
作为流程管理者,可对所管理流程中的工作办理情况进行实时监控。
4.3行政事务
行政事务涉及到值班管理、来访管理、信访管理、用车管理、用餐管理和用章管理。
4.3.1值班管理
实现值班排班以及值班信息查看、统计等功能。
4.3.2来访管理
实现来访人员情况登记,记录接待部门、时间区段、接待人、来访人、来访事宜等信息,对于需要接待的则发起来访申请流程。
4.3.3用车管理
实现用车申请,发起人填写用车部门、使用车辆、用车人、用车时间、用车事宜、备注等信息,然后提交审核,本功能同时还提供查询、查看、删除等功能。
4.3.4用餐管理
实现用餐申请,发起人填写用餐人员、用餐时间、用餐地点、用餐事宜、招待部门、招待人、备注等信息,然后提交审核,本功能同时还提供查询、查看、删除等功能。
4.3.5用章管理
实现用章申请,发起人填写公章名称、用章部门、用章人、用章时间、用章事宜、备注等信息,然后提交审核,本功能同时还提供查询、查看、删除等功能。
4.4文档管理
文档管理是对学院中的各类电子文档进行相应的管理,使教职工能够及时方便地查询到自己所需要的相关信息。
在文档管理中,管理员可对文档进行分类,对各个文档类别指定相应的发布权限和查询权限。
4.4.1文档类别管理
一个文档类别类似于一个一个文件夹,可以根据实际需要将不同的文档资料放入相应的文件夹中。
用户可新增、删除文档分类或下一级分类;分类注释;新增、删除文档;文档发布、查询权限设置。
4.4.2文档发布
用户可按文档发布分类、文档编号、标题、摘要、备注、保存期限、增加文档附件进行文档发布。
教职工只能在具有发布权的分类中发布相应的文档信息。
每个文档都可以同时上传附件文件。
4.4.3文档查询
具有文档查询权限的用户可按文档分类、文档标题进行查询,同时可以查询文档所带的附件信息。
4.5会议管理
会议管理涉及到会议安排、会议通知、会议纪要、会议反响和会议查询。
4.5.1会议预约
根据会议所需要条件查找会议室,申请会议室,会议室预约;
维护会议预约:
可删除、修改预约;
4.5.2查看需参加的会议
4.5.3查看已参加的会议
4.5.4提交会议文档
4.5.5会议安排一览表
会议安排按日、周、月一览表展示;
点击会议进入详细信息界面;
4.6信息资讯
4.6.1资讯管理
实现资讯信息的发布维护等管理,包含资讯维护、公告发布、栏目权限管理、上传文件查询等功能。
4.6.2规章制度
实现规章制度信息的查询查看。
4.6.3办公指南
实现办公指南信息的查询查看。
4.6.4文件下载
实现相关文档资料的查询下载。
4.6.5与校园门户集成
信息资讯需要与校园门户网集成打通,如果需要发布到校园门户网,则可以将信息推送至校园门户网;
4.6.6动态信息
实现新闻、公告信息的查询查看。
4.7公文管理
公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文,利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。
公文管理模块相对传统公文处理而言,在很大程度上提高了公文处理效率和准确性,用户操作简便易行。
公文流转中,用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限,在拟制、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑,可以进行跳签、插签、退签、撤销等处理。
公文审批日志系统需要能记录、查询、打印,例如:
从2014年到2015年的审批日志需要查询、打印
4.7.1发文管理
公文流转包括了公文的发文草拟、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅;功能包括:
拟制公文、公文办理、公文登记、公文催办、公文跳转、归档销毁、公文查询、密级管理、模板维护、流程设置、公文类别设置。
4.7.2收文管理
收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、公文归档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。
4.7.3手机APP公文审批
需要提供手机APP端对公文的审批提醒,审批等操作;
4.8个人事务
4.8.1联系组管理
可以创建个人联系组,并对联系组进行维护:
增加、修改、删除、查询,加入联系人等操作;
4.8.2修改个人密码
用来修改教职工自己的登录口令。
在修改登录口令的同时,可修改登录用户名。
可修改本人的登录用户名即登录昵称。
输入原口令,新口令和确认新口令,点击“确认”完成。
4.8.3查看登录日志
教职工可以查看自己历史的登录记录;
4.8.4个人日程安排
教职工可以使用“我的日程”来预先安排和管理自己的各项待办事务。
进入个人日程主页面后,首先显示本人已录入的当天个人待办事务,可将‘已经完成’和未完成的个人事务用醒目的图标进行标记。
可点击日期标题两边的箭头,来显示前一天或后一天的个人事务;点击“今天”按钮即显示当天的待办事宜;点击“按日”或“按周”或“按”按钮时,则可分别按日、周、月显示个人待办事宜;在待办事宜显示页面中,点击某一待办事宜的标题可编辑该待办事宜的内容等信息。
可新增和编辑待办事宜,点击“删除”按钮则删除当前的个人日程。
4.9其他常用工具
提供常用的工具,包括:
电子邮箱、短信群发、通讯录、万年历、常用链接、系统帮助等常用工具。
电子邮箱需要集成进来与网络中心确认实现方式;
通讯录记录同事的手机,实现短信群发会议通知,需要集成短信群发;
4.10系统管理
为系统管理员提供实时监控系统运行的有效手段,涉及到权限管理、系统日志。
4.10.1参数设置
系统所使用的参数设置,例如:
字典表、类别等,对参数可以进行维护:
增加、修改、删除、查询等操作
4.10.2权限管理
角色定义:
对角色维护、增加、修改、删除角色;
功能项角色:
配置角色能访问、操作的功能项;
角色用户:
配置角色下的用户,当用户配置了角色,则就具备了该角色的功能项访问或操作的权限;
部门用户:
部门绑定用户,当用户配置部门,则该用户则有该部门的数据访问权限;
查看用户权限:
定义用户功能项及部门访问权限后,该功能查看用户的权限;
4.10.3初始化用户密码
用户密码重置
4.10.4数据导入
系统数据导入,例如:
人员信息,选择导入模板,按模板格式导入到系统;
4.10.5系统日志
用户操作日志:
用户操作系统,增删改查每一次操作均记录日志;
在线用户信息:
当前访问系统的在线用户信息列表显示;
5调研记录附件
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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