企业文件材料归档范围和档案保管期限规定Word文档格式.docx
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第五条凡属企业归档范围的文件材料,必须按有关规定向本企业档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条企业档案的保管期限定为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年,对于通知通告级的公文属于一般下行性文件,属于向下级发布告知性通知的文件,只要等该事件完结后,公文就自动失效。
但是,保存期一般是一年,归档和保存一般性文件时间就是一年,“隔年销毁”是管理原则。
第七条永久保管的企业管理类档案主要包括:
(一)本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料;
本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料;
(二)本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料,资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料,对外投资文件材料;
本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料,企业融资文件材料;
(三)本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复;
有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料;
行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料;
本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料;
(四)本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料;
内部管理制度、规定、办法等文件材料;
工程
目事件、制,告(五)本企业机构演变,人力资源管理的重要文件材料;
本企业涉及职工权益的其他重要文件材料;
企业文化建设文件材料;
(六)本企业经营管理工作的重要文件材料;
(七)本企业生产技术管理工作的重要文件材料;
(八)本企业行政管理工作的重要文件材料;
(九)本企业党群工作的重要文件材料;
(十)新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道。
(十一)有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料;
本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料,本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料;
(十二)本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料;
第八条定期保管的企业管理类档案主要包括:
(一)本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料;
本企业涉及职工权益的一般性文件材料;
(二)本企业部门工作或专项工作规划,半年/季度/月份计划与总结等文件材料;
(三)本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料;
发布的一般性公告;
(四)本企业经营管理工作的一般性文件材料;
(五)本企业生产技术管理工作的一般性文件材料;
(六)本企业行政管理工作的一般性文件材料;
(七)本企业党群工作的一般性文件材料;
(八)本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位复函、批复;
有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般证明文件;
本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料;
(九)直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料;
(十)本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料,本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料;
本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料;
第九条企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案保管期限见附件。
第十条企业产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定、标准,结合企业实际执行。
第十一条本规定的档案保管期限为最低期限,各企业在具体划分档案保管期限时可选择高于本规定的年限。
第十二条企业应归档纸质文件材料中,有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。
企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。
第十三条多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文件材料原件由主办企业归档,其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十四条企业应依据本规定和国家及专业相关规定,结合本企业生产组织方式、产品和服务特点,编制本企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。
企业应按资产归属关系,指导所属企业规范文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。
第十五条中央管理的企业(包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、金融企业、中央所属文化企业等)总部的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表,报国家档案局审查同意后执行。
地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表,报同级档案行政管理部门审查同意后执行。
第十六条企业资本结构或主营业务发生较大变化时,应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表。
第十七条企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值,统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
第十八条本规定适用于在中国境内注册设立的企业,中国在境外经营的企业,由企业总部参照本规定提出实施要求;
科技事业单位可参照执行。
第十九条本规定由国家档案局负责解释,自2013年1月1日起施行。
附件:
企业管理类档案保管期限表
附件:
序号
归档范围
保管期限
1
本企业设立、变更、解散过程文件材料
1.1
本企业筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立本企业的相关文件材料
永久
1.2
本企业设立登记相关证照、证照变更登记文件材料
1.3
本企业章程送审稿、批准稿及正式文本
1.4
企业合并、分立、改制、上市、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料
2
本企业董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料
2.1
本企业董事会、监事会、股东会构成及变更文件材料,发起人协议
2.2
董事会、监事会、股东代表大会会议形成的文件材料
2.2.1
会议通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料、参加人员名单
2.2.2
讨论未通过的文件材料
10年
2.3
董事、监事、股东履职和维护权益过程形成的文件材料
2.3.1
重要的
2.3.2
一般的
30年
3
本企业资本登记、资本变动、融资文件材料
3.1
国有资产管理部门对本企业国有资本金核算、确认、划转、变更的文件材料
3.2
其他非国有组织或机构资本对本企业投资、投入核算登记、确认文件材料
3.3
本企业证券和股票发行、增资扩股、股权变更等文件材料
3.3.1
上市辅导和准备阶段形成的文件材料
3.3.1.1
评估报告、审计报告、承销商出具的核查意见,股票发行上市辅导汇总报告、发行人律师意见书,律师工作报告、股东大会决议、董事会通过的资金运用方案决议、固定资产投资项目建议书、招股说明书及发行公告(含财务报告、盈利预测报告)
3.3.1.2
与中介机构签订的上市辅导协议、尽职调查材料
3.3.2
发行申请书、证监会核准文件材料、审核过程中提出的审核反馈意见
3.3.3
股票发行申请报告及证券交易所的批复、发行方案、股票发行定价分析报告、路演推介文件材料
3.3.4
上市推荐书、上市公告书、确定股票挂牌简称的函
3.3.5
股票首次发行过程中形成的其他文件材料
3.3.5.1
重要事项
3.3.5.2
一般事项
3.3.6
股票增发、配股文件材料
3.3.7
增资扩股文件材料
3.3.8
股权转让文件材料
3.3.9
债权融资文件材料
3.4
本企业股东、股权登记文件材料
3.5
本企业融资工作中形成的其他文件材料
3.5.1
3.5.2
4
本企业资产管理文件材料
4.1
资产权属证明文件材料
4.1.1
本企业土地、房屋、基础设施等不动产产权登记文件材料;
重要的技术装备、设备等固定资产登记文件材料;
自然资源的所有权、使用权、收益权等申请、批准、登记的文件材料
4.1.2
本企业拥有的商标权、专利权、著作权、计算机软件、商业秘密、技术诀窍等知识产权创造、申请、审批、登记、运用、保护和管理中产生的文件材料
4.1.3
本企业特许经营权证文件材料;
本企业资质认证、商誉评估、信用评级等文件材料
4.1.4
本企业其他固定资产和无形资产权属文件材料
4.1.5
本企业境外资产与产权权属文件材料
4.1.5.1
4.1.5.2
4.2
本企业资产与产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、清算、评估、处置、注销等资产变动文件材料,因产权变动所致职工身份变化的材料
4.3
本企业其他债权、债务登记文件材料
4.3.1
永久
4.3.2
4.4
境内、外投资文件材料
4.4.1
投资企业董事会、股东会文件材料、投资企业的财务报告、红利分配文件材料,股权证、转让协议等股权管理文件材料
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