加气站业务商品管理流程文档格式.docx

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11.报表传递及审核

12.加气站资金检查

二.加气站商品管理流程

1.进货流程

2.销售流程

3.商品盘点流程

4.商品核销流程

三.加气站相关管理制度与重点业务操作规程

1.中国石油化工股份有限公司安全生产禁令（试行）

2.中国石化油品销售企业安全禁令（试行）

3.加气站安全生产管理规定

4.加气站设备管理制度

5.CNG加气安全操作规程（LCNG加气参照此规程）

6.LNG加气安全操作规程

7.CNG子站接卸安全操作规程

8.CNG标准站进气安全操作规程

9.LNG加气站接卸安全操作规程

10.压缩机操作规程

加气站业务管理流程

一、加气卡的购置、申领、发放、保存

1、加气站首次投营，由设备供应商提供一定数量铺底卡片（一般是每站1000张）。

铺底卡片录入《加气卡领发存台账-市公司》。

2、铺底卡片使用完毕后，由市公司零售部向省公司零售中心正式行文申请购卡资金；

省公司批复后，市公司联系设备供应商订制卡片，设备供应商将发票随同卡片发至市公司，市公司收货后持票办理报销付款。

市公司零售部收卡后立即登录《加气卡领发存台账-市公司》。

3、加气站领用新卡时，首先填制《加气卡申领单》，《加气卡申领单》由领用人、ME、零售部主任、零售分管经理、零售部发放人等5人共同签字生效。

《加气卡申领单》一式两份，领用加气站、市公司零售部发放人各留存一份。

4、加气站领到新卡后，由本站发卡员将卡存放至保险柜，并立即登录《加气站加气卡领发存台账》。

省公司

零售中心

加气站

市公司

设备

供应商

2、同意批复

3、订制卡片

4、发货（含发票）

5、领用新卡

6、发放新卡

填制《加油卡申领单》，相关人员签字。

存保险柜，并登记领发存台账

二、开户发卡

1、顾客凭四证（行车证、驾驶证、车辆气瓶改装合格证、压力容器登记证）在加气站办理开户手续。

新卡不收取工本费，挂失或坏卡补卡收取一定金额的工本费。

工本费记入EP系统资金上缴台账-加气卡工本费栏。

2、发售新卡、办理挂失或坏卡补卡业务均应逐日逐笔登录在《ΧΧΧ站加气卡领发存台账》。

三、用户卡充值管理

1、为客户办理充值（现金、转账支票）时，加气发卡管理系统中只允许选择“预购金额”方式进行。

充值完毕后打印充值三联单（存根联、顾客联、记账联），顾客签字确认。

2、各单位可要求设备供应商直接在加气发卡管理系统中锁定“预购金额”方式充值，屏蔽其它充值方式。

未采取屏蔽方式的单位，可采取人工控制方式。

市公司零售部加气站每日经过加气发卡管理系统审核所有加气站的充值明细，一旦发现非“预购金额”充值方式，立即查明原因。

3、顾客使用转账支票充值时，发卡员必须先向市公司财务科确认款项到账方能办理充值，并在充值三联单上备注说明确认情况。

同时在电话告知市公司零售部加气卡管理岗该支票号码、金额及充值站名，加气卡管理岗通知其它所有加气站不得再为该支票办理充值，防止重复充值，做到“一单一站一充”。

4、充值现金应及时投入保险柜，营业日结束后，发卡员打印出当日充值报表，与现金、转帐单据、充值三联单等票据核对一致后移交本站记账员。

记账员审核无误后，交接双方在《加油（气）站班组交接登记本》的资金缴款栏签字确认，充值款项做到班清班结。

5、记帐员当日将发卡工本费、充值款项分别录入EP零售电子帐表系统中的“资金上缴”的对应模块。

6、加气站遵照市公司规定的缴款时间，将充值款、工本费分别填制缴款单，随同其它交款单据（轻油、非油、加油卡发卡充值款），逐日缴存市公司指定账户，并取得银行回单。

7、加气站实行日报制，严格遵照市公司规定的时间报送报表及交款单据。

四、充值发票管理

1、加气充值点只能开具普通发票，开具发票时要填写客户名称；

对于没有单位名称的客户则输入车牌号码或“个体”字样。

充值时，应按照发票管理办法的要求开具发票。

2、加气充值点对于需要换开增值税发票的客户，在客户提供相关开具增票信息后，向客户提供加气消费记录，经站长签字确认后方到市公司指定地点换开增值税发票。

五、公用卡管理

1、公用卡是为证照齐全，但无加气卡，需要以现金方式加气的顾客专门设置，或者为异地用气车辆临时加气设置。

公用卡实行“一站一卡”，只允许在本站使用。

2、加气站从市公司财务科领取一定数额的备用金一次性充入公用卡中备用，当前备用金暂拟定为1000元，同时在《加气站内部卡管理台账-气站》详细记录。

3、申领公用卡时，加气站向市公司零售和财务提出书面《加气站公卡申请单》，由ME、财务代表、零售部主任、财务科长签字后生效，备用金领取后一次性全额充入公用卡。

4、公用卡实行班交接，交接时应实行班清班结，由上一班班长将上一班公用卡消费金额全额补齐，充入卡内，双方确认金额等交接事项无误后方可进行交接，如果公用卡内余额不足则不予交接。

移交下一班的公卡余额等于备用金额。

5、每月末，市公司对加气站进行数量资金盘点时，以《加气站内部卡管理台账-气站》和《加气站公卡申请单》为依据对公用卡使用情况进行检查监控。

六、管理卡管理

1、管理卡用途：

加气站管理卡具有修改加气机密度等参数、调价、更改加气收款方式等功能，该卡为厂家发行，不能充值、不能加气，同一服务器下的各站能够通用。

2、因该卡使用频次很低，一般每半年使用一次。

故每个市公司只配备两张管理卡，实行“用一备一”。

前期多办理的管理卡由市公司零售部负责回收封存。

3、各市公司零售部必须建立《管理卡使用台帐》，由专人保管记录，管理卡每次使用时，均应适时登记，相关责任人签字确认。

4、管理卡应由零管部专人统一保管，使用时零管部加气站管理岗、财务科、安质科共同到使用现场监控，并签字确认。

管理卡使用后立即收回。

七、班组卡管理

1、班组卡在加气站开业时，由设备供应商从铺底卡中预制好交付站方，只作为加气机上下班使用，一班一卡。

2、班组卡不允许充值，不允许加气。

该卡由各班组长保管，并在《加气站内部卡管理台账》上登记。

3、班组卡使用情况可在加气卡管理系统内可自动查询。

八、加气卡挂失

1、加气卡遗失或物理性损坏后，无法充值加气时，客户可携带本人身份证到原发卡点办理加气卡挂失业务。

2、对于加气卡系统联网的市公司，发卡点根据客户提供的信息办理挂失手续，并于24小时后为客户补卡。

3、对于加气卡系统未联网的市公司，发卡点为客户办理完挂失手续后，补卡前应与各加气站沟通，查询该客户卡最后一笔交易记录时的卡内余额，确认无误后方能为客户办理补卡手续。

4、如加气站发生设备故障、停电等原因造成加气卡系统数据不能联网上传，该加气站长应及时告之市公司零售部加气卡管理员，零售部加气卡管理员立即通知区内所有加气站，待加气站加气系统恢复联网并完成数据上传，发卡点人员才能办理补卡业务。

如故障一时无法排除，发卡点人员应暂停办理补卡业务，并向顾客做好解释工作，请留下客户联系电话，在故障排除后及时通知客户办理补卡。

九、坏卡回收

1、用户卡失效后形成坏卡，可办理坏卡换卡。

2、用户持原办卡人身份证原件、换卡人身份证原件、坏卡到原发卡点办理先原卡挂失手续，并于24小时后补换新卡。

新卡办理成功，原卡剩余金额自动转存新卡。

原卡由发卡点收回。

3、回收的坏卡应由发卡员当场剪角作废，并在《加气站用户卡领发存台账-气站》中详细登记，每月末集中上缴市公司零售部加气站管理岗。

1、坏卡剪角作废

2、登记台账

十、加气卡密码管理

1、顾客卡密码设置

客户办理加气卡时，发卡人员应提醒客户为加气卡设置密码，密码原则上为系统默认设置，也可根据客户要求由客户自行设置密码。

并告之顾客要牢记该密码，否则密码丢失，系统无法解锁和重置，该卡无法使用，只能办理挂失或换卡。

2、加气站公用卡、班组卡密码设置

加气站公用卡、班组卡应设置密码，密码由使用该卡的员工设置、保管，并不定期修改。

十一、报表传递及审核

1、岗位设置。

市公司零售、财务各设一名加气站资金审核岗，负责加气站报表、单据、资金的审核工作。

2、报表传递。

加气站实行日报制。

每日在市公司规定时段，加气站向市公司或片区经理上报充值销售报表、缴款单据。

报表传递流程为，市公司：

加气站—片区经理—零售部—财务科；

县公司：

加气站—片区经理—财务代表。

3、报表审核。

（1）对于加气系统联网集成的市公司：

每天加气站上报前日报表时，零售、财务加气站审核岗分别对报表金额、系统金额和缴款单据金额进行核对，确保三者一致。

一旦发现异常情况，应立即上报市公司零售、财务、信息部门，并彻查差异原因。

县级加气站由ME和财务代表履行上述职责。

（2）对于加气系统未联网的市公司：

每天加气站上报前日报表时，零售、财务加气站审核岗分别对报表金额、缴款单据金额进行核对，确保二者一致。

每五个工作日，零售部会同财务部门到加气站现场查验加气站管理系统数据，确保同时段的报表金额、缴款单据金额与系统数据三者一致。

零售部

财务科

日报

审核后报送

对于加气系统未联网的市公司，每五个工作日零售部会同财务部门到加气站现场查验加气站管理系统数据，确保同时段的报表金额、缴款单据金额与系统数据三者一致。

十二、加气站资金检查

1、不定期检查：

对于系统已联网集成的加气站，零管部、财务科、片区经理、财务代表可进行不定期现场检查，查验同时段的报表金额、缴款单据金额与系统金额三者是否一致；

同时核对系统中充值金额与保险柜库存现金是否一致；

核对系统中充值金额与营业款上缴记录中的金额是否一致。

检查结果应在《市公司督导日志》、《ME巡查日志》中详细记录。

2、月末盘点：

每月末，财务、零售对每座加气站进行商品资金盘点，填制盘点报表。

检查结果在《市公司督导日志》中详细记录。

3、日常督查：

加气站列入日常督查体系。

（1）加气站督查批次

省级督查每季度对各地市加气站抽查一次；

市级督查每月对辖区所有加油站至少检查一次；

ME每周对辖区所有加油站至少检查一次。

（2）加气站督查内容

督查加气站时必须比对同时段的报表金额、缴款单据金额与系统金额三者是否一致；

核对系统中充值金额与保险柜库存现金是否一致；

加气站商品管理流程

一、进货流程

1.申报进货计划

1.1加气站每天早上8:

30前，根据本站实际库存和销售情况，向市公司零售部加气站经营管理岗上报次日进气需求量计划和需求时间点（撬车腾空时间点）。

1.2零售部加气站经营管理岗每日接加气站上报的需求计划后，于当日8:

50前汇总完毕，并与物流运输部门、供气单位商定次日撬车出车时间表。

于当日15:

00后反馈给各加气站。

1.3遇特殊情况加气站不能及时出撬，加气站应立即告之零售部加气站经营管理岗，以调整出车时间表。

2.进货计划执行

2.1各市公司撬车调度部门（零售、商客、办公室、物流车队）每日早上8时根据前日的出车时间表安排运输。

2.2若出车计划临时发生变化，撬车调度部门应及时反馈给零售部加气站经营管理岗和加气站，变更出车时间。

2.3加气站根据出车时间表做好出撬和接撬准备。

撬车进站后应服从加气站的现场指挥，停靠指定位置。

3.进货验收流程

3.1加气站接撬时，承运方和站方双方核对随货同行单（应做