集团公司行政管理规范文档格式.doc
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第三章环境内务管理
第四章办公用品管理
第五章文书管理
第六章档案管理
第七章保密管理
第八章会议管理
第九章附则
第一章总则
一、目的
为加强公司行政事务的管理,创造文明的办公环境,维护正常的办公秩序,树立良好的职业形象,提高办公效率,特制定本规范。
二、范围
适用于公司总部及各地分公司。
三、职责
(一)公司行政人事部负责本管理规范的制定、修改、监督、实施。
(二)公司总部及各地分子公司贯彻执行本管理规范。
(三)公司行政人事部负责监督本规范在各部门、各地分子公司的实施情况。
四、修订
本规范公司行政人事部定期(每半年)核查现行实施流程状况,不断更新,以确保符合现行规范的要求。
第二章办公秩序管理
一、员工行为规范
(一)服从领导,不得有阳奉阴违敷衍塞责的行为。
(二)大公无私,不得私自经营与本公司类似及职务上有关的业务,不得兼任本公司以外的职务。
(三)尽忠职守,不得泄露本公司业务或职务上的机密。
(四)信誉第一,不得有任何有损公司信誉的行为。
(五)严谨操作,不得收受与公司业务有关人士或单位的馈赠、贿赂或向其挪借款项。
(六)品德第一,不得假公济私,贪污舞弊,不得以本公司名义在外招摇撞骗。
(七)爱护本公司财物,不得浪费,不得化公为私。
(八)团结友爱,同舟共济,不得搬弄是非,结帮拉派。
(九)互相合作,忠实勤勉地执行其职务,不得吵闹推诿,怠慢拖延。
二、员工规范细则
(一)员工上班时须衣着整洁、得体;
不准穿着拖鞋、穿着与工作环境不相符,不协调的服装以及配戴不协调的饰物。
(二)上班时间,不得在办公区域吃早点或其他餐点也不得外出吃早点或办私事;
午餐应尽快结束,避免影响其他员工休息。
(三)办公时间不得因私会客,因私打电话须简短;
接拨公务电话言语应简洁明确,尽量做到长话短说。
(四)进入他人办公室,必须先敲门,征得许可后方能进入;
已开门的应先打招呼,得到回应后再进入。
(五)工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、大声喧哗,确保办公环境的安静有序。
(六)爱护办公设备,发现损坏应及时报修,无法修复的应注明原因申请报废。
因故意或使用不当损坏公物者,应予以相应赔偿及处罚。
(七)办公电脑及网络由专人维护保养,任何个人不得自行更换系统,上班时间不得从事与工作无关之事,如睡觉、炒股、上网玩游戏、看视频、看电影等等;
员工在使用优盘前需确保无病毒;
专人使用的电脑,应设置密码,避免集团公司文件、相关信息外流。
(八)下班或办公室无人时(超过半小时的),须关闭灯及所有电器,公文、票据及贵重物品、现金等须锁入保险柜或抽屉内,关窗、锁门后方可离开;
如发现未按规定执行的,责任人应予处罚,丢失财物的责任人应承担相应的赔付责任。
(九)严格按逐级管理原则执行,下级须认真听从上级主管的指导及工作布置,逐级上报工作。
三、工作接待
(一)对公司内外人员提出的询问和要求等,在任何场合均应注视对方,微笑应答。
与客户交谈应态度和蔼,使用礼貌用语,严禁工作时言语粗鲁。
解答应耐心,自己解答不了的问题,应及时向自己的上级领导请示汇报。
(二)与客人相遇,要主动让路;
与客人同行,应礼让客人先行。
(三)在任何场合应用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗。
(四)遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻,并引领至会客区;
上班时间各部门内应保证有留守员工可接待。
(五)接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的员工应主动接听;
重要电话做好接听记录,并及时传达或汇报。
第三章环境内务管理
一、每天下班后十分钟为各部门打扫卫生时间。
二、办公卫生区卫生标准:
(一)地面:
不得有纸屑、烟头、污水、明显脚印以及其它杂物;
(二)办公桌:
必须擦拭干净,桌面办公用品摆放整齐,办公用品之外的东西不能乱摆乱放,下班后桌面要收拾干净、整洁;
(三)墙面:
墙角不得有蜘蛛网,墙壁四周及天花板一律要打扫干净,不得有脏印;
(四)窗台:
不得有沙石、虫子以及其它杂物;
(五)玻璃:
不能附有灰尘和污渍;
(六)文件柜、书架:
保持清洁,文件、书刊排列整齐,不得乱堆乱放;
(七)其它:
办公室内电脑、电灯、空调、饮水机等,要保持清洁,不染灰尘、油渍、污印等;
(八)垃圾袋每天要及时清理和更换,室内物品各归各位,并保持室内清洁、空气清新。
三、办公电脑管理规定
(一)本公司电脑由专人使用及保管;
(二)使用人应按有关电脑保养、维护要求,做好电脑的保养和维护工作;
(三)除公司指定的电脑维护人员外,任何人不得随意拆卸所用的电脑及相关设备;
(四)发现电脑出现故障,应立即报告维护人员请求维修,不得强行让电脑带病工作;
(五)有关电脑配件应妥善保管,如果丢失,使用人如数赔偿;
(六)办公电脑为办公专用,严禁私用或玩游戏。
第四章办公用品管理
一、办公用品管理规定
(一)办公用品由办公室根据各部门的人员及办公情况制定使用指标,各部门按额领取,超额自负;
(二)办公用品由行政人事部统一采购;
(三)凡领取的办公用品,各部门要妥善保管,节约使用,避免不必要的浪费;
(四)办公用品严禁取回家私用。
二、办公用品管理细则
(一)本制度所称办公用品分为常用品、控制品、特批品、日常生活用品四种:
1、常用品:
圆珠笔(芯)、碳素笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、稿纸等;
2、控制品:
文件夹、压杆夹、计算器、钉书机、笔记本、笔筒、水彩笔、档案盒、档案袋、票夹、印台、量具、刀具、软盘、刻录机、复印纸等;
3、特批品:
电脑、打印机、复印机、相机、传真机、U盘、墨盒等;
4、日常生活用品:
卷筒纸、垃圾袋、洗衣粉、洗手液等。
(二)办公用品的使用实行定额管理,并按以下标准执行:
1、总裁、公司总经理:
按需配置和领用(大额特殊用品须经董事长签字同意);
2、副总裁、总监、副总经理:
30元/月(不包括上岗一次性配置);
3、部门正(副)经理、主任:
20元/月(不包括上岗一次性配置);
4、一般员工:
10元/月(不包括上岗一次性配置)。
5、员工日常办公用品领用不包括特批品。
(三)办公用品配备标准:
1、一般员工:
(1)上岗基本配备:
稿纸、签字笔、笔记本、单页文件夹,其他办公用品可视其岗位需求配备;
(2)日常配置:
根据工作需要,按计划申领办公文具。
2、部门正(副)经理、主任:
(1)上岗基本配备:
计算器、钉书机、剪刀、稿纸、签字笔、直尺、软皮笔记本、单页文件夹、多页文件夹等,并可视其工作需要配备其它有关物品;
(2)日常配置:
根据工作需要领取办公用品。
3、副总裁、总监、副总经理:
(四)办公用品的采购:
1、行政人事部负责办公用品的采购工作。
行政人事部按季根据各部门办公用品的使用申请提报采购计划,在经过按程序评审批准后进行采购。
2、特批品由使用部门(人)提出申购,并填写《办公用品申购单》,按程序批准后方可采购。
3、公司按照《公司通用物品采购评审流程》审批后按要求进行相关物品的采购。
4、印制和订做稿纸、便笺、信封、档案袋、名片等办公用品,需事先请专业公司设计图样,做出预算经办公室主任审核,并报公司董事长(总经理)批准后,签订制作合同方可制作。
5、采购员每次采购办公用品要建立采购台帐,详细记录每次采购商品、数量、价格、用途等情况。
财务管理部门应每月和年末审查账目一次。
(五)办公用品的领用:
1、各部门按季领用办公用品时,需提交领用申请单,经部门负责人签字,向集团办公室按规定手续领用办公用品。
2、员工个人日常领用按自己领用标准领用,并仅限于低值易耗品;
特批用品和清洁用品需经行政人事部经理签字同意后方可领用。
3、办公室文员要做好办公用品领用登记,领用人履行签字手续。
4、如果个人或部门领用需求超出规定标准,又确系工作急需,可报请行政人事部经理批准后领用。
5、员工领用折旧范围内物品,超过折旧期可替换领用,领用时应将折旧物品退库;
未超过折旧期不能替换的可重新领用同一物品。
6、领用办公用品发生质量问题影响使用,领用人可要求退还和更换;
发生故障可要求修理,无法修理可办理退库,重新领用。
(六)各部门费用核定及有关规定:
1、核定的费用实行增人增费,减人减费的标准。
2、办公室文员每月负责统计各部门的领用情况,严禁超标领用。
3、对于各公司领用的物品,行政人事部按季将领用情况列出清单(品名、数量、价格)报财务部,由财务部按季向领用物品的公司划账收取相关费用。
(七)其他规定:
1、各部门要严格控制和合理使用办公用品,提倡节约,反对浪费。
2、各部门要留存使用过的信笺、信封、打印纸等,非重要文件应做二次使用。
3、未遵守采购程序进行采购或账目不清,采购视为无效,由个人承担采购费用。
4、如发现采购员行私舞弊,受贿索贿,收取回扣,一经发现,立即开除,并扣除当月绩效工资及补助,情节严重者按法律追究责任并要求赔偿损失。
5、凡调出或离职人员在办理离职或交换手续时,应将所领用的办公用品如数归还。
有缺失的应照价赔偿,否则不予以办理有关手续。
第五章文书管理
一、本规定所称文书是指公司来往的公文及信件、报刊、杂志等;
二、成立收、发文登记簿,由行政人事部指定专人负责管理;
三、负责人必须按规定的收、发文处理程序及时处理收、发文件,如有怠慢、延误事情发生,追究负责人责任;
四、文件处理完毕,应及时进行归档保存;
五、各部门的文件应妥善保存,不得随便堆放在办公桌上;
六、文件的撰拟、签发必须严格按规定程序办理,任何单位、个人不得盗用公司名义进行发文;
七、报刊、杂志的征订统一由办公室办理;
八、信件、报刊、杂志等由办公室负责接收、分发、如有丢失或分发错误,追究分发人员的责任。
第六章档案管理
一、归档的各种文件材料必须按年度立卷,本公司各部门在工作中形成的各种有保存价值的材料,都要按本规定分别立卷归档。
二、公文在承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整,公文处理完毕后,应及时交文书人员归档。
三、工作变动或因故离职就将经办的文件材料向接办人交接清楚,不得擅自带走或销毁。
四、坚持部门收集、管理文件材料制度,各部门均应指定专人负责管理本部门的文件材料。
五、凡公司文件或有关国家管理部门的文件,一律由行政人事部统一收集归档。
六、由几个部门参与的工作活动,其中所形成的材料,由牵头部门收集归档,会议文件由会
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