酒店销售部文员工作流程Word格式文档下载.doc
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8.制作部门资金计划表,上报财务部:
9.每月销售业绩上报财务部:
10.每天与宴会预定核实近期会议室预定情况:
11.每周日制作本周的经营周报:
12.配合领导制作每年,每个季度的经营分析会:
13.把每个会议的接待计划发送给每个部门的文员:
一.团队确认订房
服务程序
工作步骤
1.接受预订
(1)收到书面预订单
2.询问、明确团队情况
(1)团队名称、国籍、人数、抵离店日期、房间种类和数量、用餐类别、时间和标准;
(2)付款方式、费用自理项目;
(3)团队中其他要求和注意事项。
3.查核
核查预订人身份、联系电话,单位名称等。
4.复述、确认预订内容
复述、确认预订内容。
5.记录预订
(1)填写团队预订单并输入电脑;
(2)按日期存放订单。
二.团队预定更改
接受客人信息
(1)询问要求更改预订客人的姓名及原始到达日期和离店日期;
(2)询问客人现要更改日期。
并要求旅行社给予新的书面预定单。
2.确认
(1)将原始订单找出;
(2)在确认新的日期前,先要查询客房出租和预订情况;
(3)在有空房情况下,可为客人确认更改预订,填写预订更改单并修改电脑资料;
(4)更改预订记录,更改预订代理人的姓名及联系电话。
3.存档
(1)将更改后的订单与原始订单订在一起;
(2)按日期存档。
4.未确认预订的处理
(1)如客人需要更改的日期,酒店客房已订满,应及时向客人解释;
(2)告之客人预订暂时放在候补名单上;
(3)如酒店有空房时,及时与客人联系。
5.感谢客人
感谢客人及时通知;
告之客人预订房间的最后保留时限。
6.通知
将更改预订信息通知有关部门。
三.团队预定取消
1.接受客人信息
(1)询问并核对要求取消预订客人的姓名、抵、离日期、房类和房数;
并要求旅行社给予取消的书面预定单。
(2)接受订房的取消时,不能在电话里表露出不愉快,而应使客人明白,他今后随时都可光临本酒店,并受到欢迎。
正确处理订房的取消,对于酒店巩固自己的客源市场具有重要意义。
在国外,取消订房的客人中有90%以后还会来预订。
2.确认取消预订并记录
(1)记录取消预订代理人的姓名及联系电话;
(2)询问客人是否要做下一阶段的预订;
(3)将取消预订的信息输入电脑。
3.感谢客人
感谢客人及时通知。
4.存档
(1)找出原始订单;
(2)在预订单上写上“Canceled”,并在其备注栏内注明取消日期、时间、原因、取消人等;
(3)将取消订单放置在原始订单之上,订在一起。
5.通知
如果在客人取消预订以前,已将该客人的预订情况通知有关接待单位,那么就迅速通知相关部门。
四.下团队通知单
1.提前一天与旅行社计调核对房间,客人人数,国籍,导游资料等:
2.在通知单右上角写明团队入住日期、返住日期,以便查询;
3.写清楚订房人姓名及联系电话;
4.仔细填写团队用房数量、房型、价格(注意:
两个以内的陪床占一个房间,而加床不占房);
5.若有16房免1房的情况或团队有特殊要求都必须在备注栏内注明;
6.写清楚旅行社核对人的姓名。
具体如下表
团队通知单
旅行社内部团号:
旅行社内部团号
国籍:
客人籍贯国籍
预订号:
酒店预订号
客户名称:
旅行社合约名称
客户确认人:
订房人姓名电话:
订房人联系电话传真:
订房人:
订房人姓名
房间
类型
单间
标准间
套房
加床
陪同床
陪房
合计
用房
人数
预订
房间数
加床数
陪床数
陪房数
总用房
总人数
变更
房费
到达日期/时间:
抵店日期
离店日期/时间:
离店日期
早餐中式(团早)
美式自助
餐厅:
团队早餐厅
团队付款项目:
房早社现付或房早转财务,其余客自理
VIP等级及要求
其它餐饮要求及标准
备注:
(1)导游姓名联系方式;
2)特殊政策:
(3)团队其它特殊要求。
制表人制表人姓名日期值表日期销售人销售人姓名
五:
免费房间申请表
COMPLIMENTARYROOMREQUEST
姓名
GuestName:
客人姓名
职位及公司名称
TitleandCo.:
抵店日期离店日期
ThedateofArrival:
抵店日期ThedateofDeparture:
离店日期
房间数房间种类
NumberofRooms:
用房数RoomType:
用房类型
备注
Remarks:
申请人批准人
RequestedBy:
_申请人姓名_AppovedBy:
_____________
日期(Date):
________________
六.新协议的录入和修改:
参照电脑系统具体步骤
七.旧协议续签。
八.核对部门每月考勤情况,补休天数,休假条领导签字,月底上报人力资源部:
九.每月月底制作下月部门资金计划表,上报公司财务部:
十.每月头从系统中导出上月公司业绩,每位销售经理值表,交文员汇总上交领导签字上报财务部:
十一.每天与宴会预定拿近期会议室预定情况给销售经理签字确认:
十二.每周日制作本周的经营周报,上交领导周一晨会使用:
十三.每季度,每年配合领导制作每季度的经营分析会资料:
十四.把每个会议的接待计划通过电脑系统发给每个部门文员,存档。
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