行政人事类管理制度.docx
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行政人事类管理制度.docx
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行政人事类管理制度
公司管理制度
为加强公司的规范化管理,完善各项工作制度,促进公司发展壮大,提高经济效益,根据国家有关法律、法规及公司章程的规定,特制订本公司各项管理制度。
公司管理制度大纲
一、公司全体员工必须遵守公司章程,遵守公司的各项规章制度和决定。
二、公司倡导树立“一盘棋”思想,禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。
三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平,不断完善公司的经营、管理体系,实行多种形式的责任制,不断壮大公司实力和提高经济效益。
四、公司提倡全体员工刻苦学习专业技术和文化知识,为员工提供学习、深造的条件和机会,努力提高员工的整体素质和水平,造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理,鼓励员工发挥才智,提出合理化建议。
六、公司提倡求真务实的工作作风,提高工作效率;提倡厉行节约,反对铺张浪费;倡导员工团结互助,同舟共济,发扬集体合作和集体创造精神,增强团体的凝聚力和向心力。
七、员工必须维护公司纪律,对任何违反公司章程和各项规章制度的行为,都要予以追究。
员工守则
1、遵纪守法,忠于职守,爱岗敬业。
2、服从领导,关心下属,团结互助。
3、爱护公物,勤俭节约,杜绝浪费。
4、不断学习,提高水平,精通业务。
5、积极进取,勇于开拓,求实创新。
档案管理制度
为了规范公司档案室和档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。
一、严格执行公司保密、存档制度,确保工程档案和资料完整安全。
二、公司档案室和档案管理工作由行政人事部负责,其他人员不得随意出入档案室。
各部门应在每季度底向公司行政人事部移交上季度文书档案并履行清交手续。
三、各部门应明确规定档案责任人,档案责任人对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
四、各类规章制度、办法、人力资源、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、政府来文、法律文书、施工合同副本原件、公司发文、工作计划和工作总结以及添置办公设备由行政人事部负责归档。
五、各工程项目设计、施工及技术类等图纸文字资料、质量验收资料、竣工移交维保资料由工程部负责归档。
六、包含但不限于各类会计凭证、会计帐薄、会计报表、承包合同、商务合同、施工合同及相关协议的正本原件由财务部负责归档。
七、包含但不限于各类招投标、工程变更洽商、预结算资料等由造价部负责归档。
八、包含但不限于各类设备材料采购合同协议、供应商等与采购有关资料由采购部负责归档。
九、包含但不限于对外合作经营方信息、商务宣传资料、工程前期商务洽谈记录等一切商务经营档案由经营部负责归档。
十、归档资料必须符合下列要求:
1、文件材料齐全完整;
2、根据档案内容合并整理、立卷;
3、根据档案内容的历史关系,区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。
十一、档案资料借阅需履行登记、签字手续,借阅由各部门档案负责人和行政人事部的行政专员联络。
十二、行政人事部加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。
印章使用管理规定
一、总则
公司印章是企业合法存在的标志,是企业权力的象征。
为了保证公司印章的合法性、可靠性、安全性和严肃性,有效地维护公司利益,杜绝违法违规行为的发生,特制定本管理规定。
二、公司印章的刻制
(一)公司的印章经董事长批准后由行政人事部负责刻制。
(二)法定代表人个人名章、行政章、财务章、合同章、发票专用章、工会章,由行政人事部开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续,印章的形体、规格按国家有关规定执行,并经平山县公安局备案。
(三)未经公司董事长批准,任何单位和个人不得擅自刻制公司的各种印章。
三、公司印章的启用
(一)新印章要做好戳记,并统一在行政人事部留样保存,以便备查。
(二)新印章启用前应由行政人事部下发启用通知,并注明启用日期、发放单位和使用范围。
四、公司印章的管理、使用及保管
(一)印章的管理
1、公司行政章、合同专用章、法定代表人个人名章(签订合同专用)、工会章由行政人事部专人负责管理。
2、财务专用章、发票专用章、法定代表人个人名章(财务专用),由公司指定财务部专人负责管理。
3、印章管理人员必须切实负责,不得将印章随意放置或转交他人。
如因事离开岗位需移交他人的,可由部门负责人指定专人代替,但必须办理移交手续,并填写印章移交登记表。
4、为保证资金的绝对安全,财务专用章、法人个人名章(财务专用)等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用,做到一人无法签发支票、汇票,一人无法提出现金。
(二)印章的使用
1、使用公司印章必须“先审批,后使用。
”使用印章的审批范围要与批准人的职责相一致,无论何种材料需加盖公司印章时,都必须经过相应的领导批准,并履行用印登记手续。
2、使用公司印章时须先填写《公司印信使用申请单》。
每项用印必须按照《用印审批流程》(见附件)逐级审批。
印信管理人员用印前的复核以终审领导的审批签字为准。
若主管领导不在公司,而使用部门又确有急事需要办理时,应由使用人员向印信管理人员说明情况,由印信管理员协助处理。
3、凡用印申请单中用印材料名称填写不详细、不完整的;用印材料无法与审批事项对应的;工程名称、用印日期未填写的,不论是否已通过审批,印信管理人员均有权拒绝办理。
提交用印申请时必须详细填写“用印材料名称”一栏,不能只写用途,也不能用×××资料概括,而要逐一写清用印材料的标题。
如果“用印材料名称”一栏填写不够详细,使用部门负责人在审核时应让经办人员补充完整后再签字。
4、凡空白纸页、空白表格、空白介绍信、空白证件等一律严禁用印。
5、因承揽工程需要在非工作时间使用印章时,须在工作时间内通知印信管理人员。
6、公司法定代表人名章的使用,随用印材料所用的公章或合同专用章一同审批;
7、财务专用章、发票专用章、法定代表人名章由财务部门按岗位职责权限使用。
8、严禁印信管理员私自将公司印章带出公司使用。
若因工作需要,确需将印章带出使用,需填写携带印章外出申请表后,由分管副总经理签字批准后方可带出,印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。
(见附件《携带印信外出申请表》)
(三)印章的保管
1、印章保管须有记录,注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
2、印章保管必须安全可靠,须放入保险柜保存,印章不可私自委托他人代管。
3、印信管理员如因工作变动,应及时上缴印章,并与新印信管理员办理接交印章手续,以免贻误工作。
4、非印信管理员使用印章盖章与印信管理员承担相应的责任。
5、印章应及时维护、确保其清晰、端正。
6、印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,管理员应及时向行政人事部负责人
报告,并备案,配合查处。
五、用印材料的存档
(一)、各种授权委托书、承诺书、备忘录、证明、说明、协议、合同、会议纪要等必须留行政人事部一份原件存档;公司各部的投标文件由部门自己保管。
(二)、凡我方先用印,甲方后用印的资料,经办人要进行未归档资料登记,并负责在一个月内将资料归还行政人事部。
超期不能归还的,要由使用部门写出书面情况说明并经部门负责人签字后送印信管理员,超过二个月仍不能归还的,将本着“前不清后不办”的原则暂停该该部门使用公司印章。
六、公司印章的停用
(一)有下列情况,印章须停用:
1、公司名称变动。
2、印章使用损坏。
3、印章遗失或被窃,声明作废。
(二)印章停用时须经总经理批准,及时将停用印章送行政人事部负责人封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
证照证件管理制度
一、目的
为了规范公司营业执照等证件原件及复印件的使用管理,避免因管理不善给公司带来法务风险,防止遗失并保证按时年检,特制订本制度。
二、范围
证照证件是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。
包含但不限于营业执照、资质证书、安全生产许可证、注册类证书、职称证、安全领域证书、技能证书等。
三、证照证件原件、电子档统一由行政人事部指定专人统一保存管理。
四、证照资料的使用管理
1、需要借阅、借用证件资料,须到办公室填写《证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等。
证照原件借阅、借用程序:
使用人申请→行政人事部审核→主管副总经理批准→办理使用手续→归还。
使用完毕后应在时限内归还证照保管人。
2、办公室仅凭分管副总签批的申请单办理借用、借阅、复印等业务,其它任何人员提出的任何要求,均不予受理。
3、使用证照证件复印件必须加盖“再复印无效章”。
借阅、借用证照资料,必须在申请日期内归还,不能按时归还的应申请延期,手续与上述1相同,但最长不得超过15天。
4、公司证照不得丢失、损坏。
如出现损坏或丢失,除立即向分管领导报告外,由行政人事部与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续。
5、不许擅自使用公司的证照进行各种担保。
五、证照的年审、到期、变更
证照的年审、变更、延期等相关手续,行政类证照(如工商营业执照、资质证书、安全生产许可证等)由行政人事部负责办理,财务类证照(如税务登记手续、统计证、贷款卡、开户许可证等)由财务部门负责办理,其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续,证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。
六、相关责任
1、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录,确保证件数量的准确性,对于借阅和归档证照保管人必须做出登记,认真填写《证照使用记录表》,并有相应人员的签字确认,证件保管人负有登记的及时性和完整性的责任。
2、证件借用人负责借用期间的文件保管,确保公司证件的完整性和整洁性,使用完毕后应及时归档。
借用后不得将证件转借其他人使用。
七、注意事项
凡违反上述规定而私自复印的文件者,将按公司制度严肃处理,如果导致公司损失的,还应赔偿公司因此而造成的损失;构成犯罪的,由公司送交相关司法机关追究刑事责任。
会议管理制度
一、公司会议室使用制度
制定目的
为加强公司会议室的规范化管理,确保会议室合理有效使用,现结合公司实际情况,特制定本制度。
本制度适用于公司各部门。
管理制度
第一条:
会议室是专门用于召开会议、研讨工作、接待访客的地方。
会议室由行政人事部统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。
会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。
第二条:
为了避免会议时间发生冲突,各部门使用会议室需提前通知行政人事部,填写《会议室使用申请单》,以便统一安排。
第三条:
填写《会议室使用申请单》时,需说明会议相关情况。
比如明确使用时间、参会人员等,如有需要行政人事部协办的事项需提前注明,以便行政人事部根据情况做好相关协调安排。
第四条:
正常工作日,各部门提前到行政处填写申请单,并到前台登记,即可使用会议室。
若周六日使用,需提前半天到行政人事部填写《会议室使用申请单》,领用会议室钥匙备用,并于工作日及时归还。
第五条:
如有外来领导或访客来我公司,需提前一天通知行政处,以备整理会议室及准备果盘等。
如公司培训等内部使用,需提前半天申请。
第六条:
会议室使用需遵循领导优先,先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。
如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政人事部负责人,立即开启会议室先行使用,事后补办有关登记。
第七条:
部门应在所预约时间到达会议室,并开始使用。
若长时间未到,则会议室使用权由行政人事部另作安排。
第八条:
如部门临时取消申请,再需使用时,需重新申请。
部门及个人应按预约时间内使用完毕,若后续时间无其他安排,可超时使用。
但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用,超时部门须离开会议室,终止使用会议室。
第九条:
如需使用会议室设备,应提前说明,以备提前准备,确保会议顺利进行。
第十条:
各部门在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施,自觉维护会议室的环境卫生。
第十一条:
会后使用部门及时整理,关闭投影仪、空调,椅子及时归位,确保各种电器断电、门窗关闭,室内干净整洁。
如发现设备故障和公物损坏应及时告知行政人事部,以便及时修理。
第十二条:
未经允许,任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。
若要借用会议室内物品,需得到行政处负责人许可。
借用完毕后,需及时归还。
二、公司周例会会议制度
周例会会议目的
为实现公司有效管理,促进公司上下的沟通与合作。
提高公司各部门执行工作目标的效率,追踪各部门工作进度。
集思广益,提出改进性及开展性的工作方案。
协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。
周例会会议制度
第一条、公司周例会分为中高层周例会和部门周例会两类。
第二条、参加人员:
部门周例会由各部门经理负责召集本部门人员参加,并将部门会议纪要送行政人事部存档。
中高层周例会由公司领导、各部门负责人或指定与会相关的人员参加,行政人事部做好会议记录。
第三条、开会时间:
中高层周例会原则上每周五召开一次,遇特殊情况,总经理可提议随时召开。
部门周例会由各部门经理每周择日召开一次。
第四条、中高层周例会要求
1、参会人员遵守会议纪律,提前将会议议题准备好并列出解决方案以供领导决策参考。
2、会议着重讨论研究公司各阶段工作,如施工生产、经营管理、项目招投标、成本控制、设备采购、后勤保障等方面的重要问题。
3、行政人事部应根据周例会会议形成的决定,一个工作日内将“公司会议纪要”传达到公司管理群,会议内容由行政人事部负责解释。
4、有关部门必须将会议决定的执行情况于下达决议之日起限期内反馈到行政人事部。
行政人事部应对周例会决议的贯彻执行情况及时跟踪调查、并督促办理,以确保公司政令的畅通。
5、周例会会议决定的事项,其主办部门和协办部门必须以“会议纪要”为依据,在限期内认真执行落实。
如有特殊情况,难以执行时,应提前将具体原因和情况反馈到相关部门或公司分管领导。
无特殊情况,对周例会会议决定拒不执行,拖延不办或不按原则执行的,公司将追究有关部门负责人的责任。
办公用品管理规定
为规范日常办公用品的采购、使用和保管,节约不必要的费用开支,降低成本消耗。
现本着勤俭节约的原则,就办公用品有关事宜规定如下:
一、采购:
1、公司日常办公用品,应由行政办公室负责统一购买,经批准的专属办公用品或工索具应由采购部购买。
2、公司日常办公用品分为不易消耗物品(如计算器、剪刀、电话机等)和日常消耗品(如笔、纸、胶棒、燕尾夹等)两类,不易消耗品配备情况按人员建立台账,由行政人事部登记管理。
3、各部门所需办公用品,每月第四周内应将“办公用品申请清单”报送到行政人事部进行汇总,经行政人事部负责人审核、分管副总经理批准后,由行政人事部统一购买。
4、采购人员应认真负责,精挑细酌,力争做到价廉物美,经久耐用。
二、领用:
1、各部门领用办公用品必须填写“办公用品登记表”,日常消耗品由行政专员核实方可领取;不易消耗品由行政人事部负责人审核后方可领取,并及时更新个人办公用品台账。
2、除笔墨纸张外,凡属不易消耗物品和工索具等重复领用时,一律交旧换新。
三、保管:
1、日常办公用品应由行政人事部专人进行登记造册,分类放置统一保管。
2、行政专员应认真维护和保管好所存办公物品,以防发生潮、锈、蛀、霉等。
3、行政专员应在每季度末向行政人事部负责人汇报物品消耗情况和台帐记录。
车辆使用管理办法
为加强公司车辆的管理,进一步做好公司后勤保障服务工作,确保车辆清洁、安全可靠的行驶,提高车辆使用率,降低能耗,结合本公司的实际,制定本管理办法。
一、日常管理
(一)公司车辆由行政人事部统一管理。
各部门公务用车,由各部门负责人先向行政人事部申请,填写“车辆使用申请单”,说明用车事由、地点、时间,行政人事部根据实际工作需要统筹安排用车。
(二)车辆派出使用原则:
1、按先紧急重要后一般的原则先满足紧急公务和重要接送任务,后安排其他一般事务;员工因公外出,凡公共交通便利的地方,原则上不安排办公用车。
2、符合下列条件之一可以申请使用公司车辆:
公司部门经理及以上人员因公使用车辆者;特殊紧急情况下,员工需因公用车时经过部门申请、行政人事部审批。
(三)工作时间内驾驶员未被派出车的,应随时在公司办公室等候。
有事需离开时,要告知去向和所需时间,经批准后方可离开;出车回公司,应立即到行政人事部报到。
驾驶员出车前,要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常,发现不正常时,要立即加补或调整。
对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查,出车时确保证件齐全。
(四)车辆在下班后或节假日必须停放无碍位置,并采取必要的防盗措施。
(五)、车辆实行定点维修,需维修的项目由驾驶员列出清单后,由行政人事部报分管副总批准后执行。
行政人事部建立车辆的维修及用油台帐记录,每月核算一次,并做到每月核对无误。
驾驶员应做到合理用车,节约用油,做好行车记录。
(六)、车辆在异地维修须经公司领导审批,否则不予报销,驾驶员出车遇特殊情况不能按时返回的,应及时通知行政人事部,并说明原因。
(七)、行政人事布局应对公司所有车辆建立车辆档案,填写车辆登记表,按时办好车辆保险、养路费等各项手续,车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。
(八)、违规与事故处理
1、驾驶人员应严格遵守交通法规和车辆安全操作规程及公司各项管理规章制度,如出现下列情况,所造成的罚款或经济损失由驾驶人员承担:
(1)无照驾驶;
(2)未经许可将车借予他人使用;
(3)违反交通规则引起的交通肇事;
(4)违反交通规则。
2、意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理。
二、安全管理
(一)、驾驶人员出车,须带齐有关证照,加强安全法律法规、安全知识和安全技能学习,禁止酒后驾驶,做到谨慎驾驶,确保安全行车。
(二)、驾驶人员应严格遵守车辆操作规定,加强车辆的安全检查,确保无故障出车。
(三)、发生任何事故必须第一时间报告行政人事部。
三、维修、维护管理
(一)、公司车辆实行定点维修,一般由驾驶员拟定“维修报告”(附维修清单),交行政人事部审核、确认,由公司分管领导审批方可安排维修或保养。
(二)、车辆卫生清洁,由行政人事部安排地点清洁,费用由公司承担,行政人事部负责车辆卫生的监督和检查。
(三)、因公出差途中,车辆发生故障需及时维修,须经随车领导批准、电话告知行政人事部后即可安排维修,并将旧部件带回公司,凭有效票据进行费用核销,凡未经许可,私自维修的费用由责任人自行承担。
四、油料管理
(一)、实行统一管理,定点(中国石化)加油,分车核算,由行政办公室每月通报里程数、油量使用情况。
主卡由行政人事部负责保管,定时补充分卡金额。
(二)、除长途行车和特殊情况,不得自行购买油料。
车辆外出途中需购买油料,必须电话请示行政人事部后方可购买及办理报销。
卫生管理规定
为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境,树立公司的良好形象,制定本制度。
一、公司环境卫生管理的范围为公司总部的个人工作区域和公共区域的卫生。
二、全公司范围内的室内卫生保持干净整洁,如:
办公桌椅、照明灯、空调、门窗、四壁、档案柜及其附属等物品,要求物品摆放整齐,室内环境卫生清洁干净、无灰尘、无纸屑;电脑、打印机等设备保养良好。
三、卫生清洁实行部门责任制,公共区域卫生实行区域划分并责任到人,按工作区域为各部门划分卫生责任区,各部门负责人为责任人。
各领导办公室的卫生,由行政人事部分配到各部门。
四、责任区卫生清理每两周集中进行一次,日常保洁由行政人事部随时进行卫生检查。
发现当日不做卫生,一次做警告、二次以上给予警告和相应处罚并与年终绩效考评挂钩。
五、各部门要认真对待清洁卫生和卫生检查工作,积极主动地搞好卫生清洁,不得因卫生清洁而影响各部门整体考核。
六、卫生检查考核评比结果累计存档汇总,列入年终考核工作,并与年终奖挂钩。
公司内部合作经营管理办法
为了确保公司的市场声誉,维护公司的商业形象,规范和保障公司内部及合作单位(个人)合法有序的管理使用公司资质证书及资质资料,特制定本管理办法。
一、公司对对内合作单位(个人)名录每年3月份更新评估一次,凡来本公司申请使用资质的合作单位(个人),非名录内本人需提供相应的资格证明,并填写印信使用申请单。
二、新进合作单位(个人)由分管副总洽谈和风险评估后,由财务部与经营方签定合作协议书壹式叁份。
三、资质文件和印信使用申请单经行政人事部负责人审核,报公司分管副总批准后,方可使用资质进行招投标。
四、同一地区的同一项目只可有一个经营者,同一项目的委托书只准开具壹次。
资质文件需加仅限xxx项目使用水印和加盖“复印无效章”。
五、项目投标情况登记表中必须详细记录施工队名称、联系人、联系电话、联系方式、项目名称、项目地点、建设方名称、招标代理者名称。
投标报名的开始和截止日期。
报送资料内容等情况,以便备查。
六、在投标开标时如需报验证书原件,由行政人事部办理借出手续公司委派专人携带原件,并与合作单位(个人)一同前往开标现场参加开标。
公司委派的参加开标人员,须作好原件的保管工作。
并如实记录开标现场的开标情况。
七、工程项目中标后,合作单位(个人)须及时将中标项目的中标通知书、项目合同书、项目组织施工方案提交给我公司存档。
八、以我公司名称实施的合作项目的预付款、进度款、结算款(含变更及增补合同结算)等所有款项必须先进入我公司帐户,在按比例扣除管理费用以及国家规定的相关税费后,再从我公司拨付给合作单位及个人。
九、以我公司的名义承建的挂靠工程项目,合作单位(个人)必须服从我公司对项目的质量、安全、进度要求的管理,挂靠和合作单位(个人)必须无条件执行双方签订的合作协议条款及挂靠项目相关的其他协议。
对不符要求的责令整改,情节严重的处以罚款。
公司有权终止合作协议取消其挂靠(合作)资格。
十、施工期间为规范挂靠项目的管理,合作单位(个人)必须配备足够的项目管理人员,对应的项目经理、各层次技术人员及专业资质操作人员,并将以上人员身份证、资格证复印件交利公司行政人事部备案。
十一、合作单位使用公司资质单位及个人,严禁利用项目名义对外拆借民间资金及一切非法融资。
一经发现立即终止合作协议书,一切经济及法律责任由合作单位(个人)承担。
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