常用公文一般常识Word文件下载.doc
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涉及企业内部经常使用的公文一般包括:
报告、请示、任免、决定、决议、指示、指令、通报、通知、批复、函等,以上公文关系可分为三类:
对上行文有请示、报告;
对下行文有任免、指示、指令、决定、决议、通知、通报、批复;
平行文一般为函(其中通知有时也可作平行文)。
二、公文的主要格式
公文的一般格式包括:
标题、主送机关、正文、附件、行文机关印章、发文年月日、抄报上级领导、抄送相关单位、公文编号、机密等级、缓急程序等十项内容。
这是在公文行文的长期实践中形成的,必须掌握和运用这种统一的公文格式。
三、公文写作的基本原则
1、按常规公文可分为上行文、下行文、平行文;
上行文是下级机关向上级机关的行文,根据行文的需要可分为逐级行文、多级行文和越级行文。
在一般情况下,下级不得越级行文请示问题,因特殊情况需要越级行文时,应同时抄报被越过的机关;
下行文是上级机关对所属下级机关的行文,向下级机关的重要行文,可以抄送直接上级机关;
平行文是单位之间没有隶属关系、业务指导关系,同级或不属同一系统的行文。
2、撰制办理公文的一般程序:
有草拟、修改、审核、签发等。
草拟公文情况要属实,观点要明确,文字要精炼,层次与条理要清楚,篇幅力求简短;
审核公文要做到认真审稿、严格把关,是防止差错、提高文件质量的重要环节;
签发公文要将认真审核的文稿送主管领导签发。
四、公文写作的基本要求和方法
撰写公文要有明确的立意,要讲究周密的表述,要一事一文,突出中心,结构合理。
公文一般由开头、主体、结尾三部分组成。
1、开头部分:
也称原由或引据部分,主要说明发文的根据原由、目的和必要性,要求开门见山、直接引据。
2、主体部分:
是公文结构的主要部分,要求观点明确,重点突出,层次分明,条理清楚,合理安排层次与段落,同时对公文开头部分提出的问题,要在主体中陈述清楚,说明情况,阐明道理。
3、结尾部分是全文的结束:
(1)上行文结语,要求答复的报告可以用“以上报告请审查”或“以上报告如有不当,请阅示”要求上级批准的请示,可以用“上述意见妥否,请批示”或“以上请示,请领导审核批准”。
(2)下行文结语“一般用:
“此令”、“此复”或者“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”等。
五、公文的处理程序
1、收文:
应有专人负责统一收文,清点验收来文,逐件登记,注明收文序号、来文字号、收文时间、来文机关、事由、件数、密级等。
2、分办:
来文登记后,凡是需要办理的公文送请领导人批示或批办。
3、催办:
凡是已请领导人批示或者交有关业务部门办理的公文,应及时检查催办,防止漏办、积压延办。
4、立卷:
也叫归档,把处理完的文件,分门别类地编成案卷,以备日后使用和查考。
5、销毁:
没有存档价值和不必要存档的公文,经过鉴别报主管领导批准后,可以销毁。
销毁公文要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。
销毁人员、监督人员、批准的主管领导都必须在公文销毁登记表签名。
以上材料如无不妥之处,请各单位、部门组织相关人员学习,并在今后工作中拟文时参考。
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