合同管理存档规定Word格式文档下载.doc

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批准

张晓军

版本

第1版

发布

行政人事部

适用范围

集团公司各部门

控制执行部门

集团财务管理中心

合同存档管理规定

1.0目的：

为优化合同管理，进一步规范日常合同归档与查阅，保证合同财务结算的有序进行，特制定本办法

2.0适用范围：

适用于集团总部与下设各部、中心、业态合同的归档、查阅与合同款项的结算等相关事宜。

3.0具体内容

3.1合同范围：

3.1.1经营类：

经营合同、市场开发协议、投资协议、租赁协议等。

3.1.2购销类：

采购合同、供货合同及其补充协议等。

3.1.3工程类：

项目建设合同、工程承包合同、维护保养合同等。

3.1.4其他类：

具备合同性质的文件。

3.2具体职责

3.2.1合同管理

3.2.1.1各部门签订的所有合同一式三份存档，一份本部门留存，一份财务部留存，一份给客户；

3.2.1.2集团总部归档的合同必须为合同原件或正本，特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，部门经理必须于复印件或副本上注明原件或正本所在，并签字确认。

3.2.1.3各部门合同由经理或经理指定人员负责日常合同档案的管理工作；

相关财务处做好相关合同的财务管理工作。

3.2.2合同管理员职责

3.2.2.1负责合同归档手续办理，维护《合同保管登记簿》（后附）；

3.2.2.2负责合同查阅手续办理，维护《合同查阅审批表》（后附）；

3.2.2.3.负责合同档案存档、整理、核对、登记、接交等日常性工作；

3.2.2.4合同管理员工作变动时，办妥移交手续，列出合同档案移交清单；

3.2.2.5负责定期与不定期与部门保存的合同进行核对，保证合同完整；

3.2.2.6.负责将合同条款内容及时通知到财务人员，根据合同签订金额，每月进行扣款或支付货款，及时做好合同资金付款计划，并报财务部经理，实时进行财务监控；

3.2.2.7.负责每月统计临期租赁费、统计到期合同等相关事项报各相关部门经理，向业户催缴租赁金额，实时做好合同资金收款计划；

3.2.2.8负责其他合同档案管理事宜。

3.2.3合同签订人职责

3.2.3.1负责各部门所签合同必须保证完整有效，合同双方必须进行签字盖章；

3.2.3.2负责合同的重签、修改、续签、添加协议等改变原合同内容的相关事宜，经办部门必须出具《×

×

合同修改通知书》，在合同变动两日内通知三方合同管理负责人，对更改、补充事项进行备案登记并附修改后的合同原件；

3.2.4查阅合同

3.2.4.1对于需查阅合同档案的人员，应经所在部门经理批准，方可进行查阅，查阅地点限于公司办公场所内；

3.2.4.2合同不予外借、扫描，且查阅过程需由合同管理负责人陪同监督，如有复印必要，经所在总经理批准后，方可进行合同文件的复印；

3.2.4.3查阅或复印合同档案时，应确保合同档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁；

3.2.4.4.查阅合同交还时，合同管理负责人须当面核对，如发现遗失或损坏，应立即报告主管领导。

3.2.5合同期限

3.2.5.1在合同到期、解除、重签情况下，原合同留存三个月，经部门经理同意后销毁；

3.2.5.2相关财务处合同，应在合同最后履行日期结束时将合同装订归入当期凭证；

3.2.5.3集团公司合同，原则上须永久留存，特殊情况需销毁的必须经董事长批准。

附件1：

合同保管登记簿

序号

合同名称

签订双方

合同期限

合同金额

位置/范围

其它1

其它2

其它3

备注

备注：

各合同负责人根据部门需要添加登记内容

附件2：

合同查阅审批表

查阅日期

申请查阅合同名称

查阅人签名

有权批准人审批

附件3：

《×

合同修改通知书》

今经双方代表达成一致，对《×

合同/协议》中的内容做出如下修改：

……（后附修改后合同）。

特此通知。

经办部门经理签字：

会审人

修改记录

修改状态

修改标注人

修改标注日期

R1

R2

R3