公司办公制度Word格式.doc
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公司办公制度Word格式.doc
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六、在外出办事(出差、谈判、培训、服务等)过程中,要举止得体、不卑不亢,充分体现良好的企业形象和公司员工的精神面貌;
七、员工在公司内应建立良好的人际关系,在工作中要相互配合,相互支持,相互理解,发扬团队合作精神。
八、下班或办公室无人时,须关闭所有电器,公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁人保险柜或抽屉内,关窗、锁门后方可离开。
员工安全规范
一、不得泄露或传播公司商业机密及相关文件,如有因个人利益出卖或泄露公司机密者,一经查实立即辞退,情节严重的将追究当事人法律责任;
二、员工下班前必须关闭本部门门窗及电源;
为预防火灾,电脑上禁止放纸张;
员工禁止在公共办公区内、库房、机房等重地吸烟。
吸烟者不得随意乱扔烟头,如果因员工个人过失,引起失窃或火灾发生,当事人应承担经济损失;
此外,部门领导要负渎职的连带责任,给予一定的经济处罚;
三、不得使用公司证照、场地、电话、文件等进行经营活动;
未经公司批准的,员工不得擅自携带公司财物外出,如有违反者给予相应的经济处罚,情节严重的追究其法律责任;
办公环境管理
一、办公区内要保持无烟头、无积水,不乱堆放杂物;
个人物品(如衣物、背包等)不得随意摆放,应放于指定区域;
二、所有员工的办公桌面要求文件摆放整齐,不能堆放杂物和与工作无关的用品;
三、所有员工禁止在非吸烟区内吸烟,吸烟时不能随意弹烟灰和乱扔烟头;
四、各部门负责人负责每日对本部门电源、门窗及办公环境卫生进行监督检查。
行为管理
一、仪表规范:
1、员工工作时间必须穿着正装,不得穿着休闲类服装或奇装异服,着装整洁大方,有特殊活动应按要求着装;
(女员工不许穿拖鞋、无袖衫、吊带装、超短裙;
男员工不允许穿短裤、背心、拖鞋、凉鞋);
2、员工要注重仪容、仪表,不得留怪发及浓妆;
3、员工平时要坐立端正,不得前仰后合或依靠他物;
4、员工应注意自己的言谈,不说脏话、怪话;
5、员工要保证良好的精神面貌,保持良好的工作热情。
二、电话管理:
1、员工在上班时间打私人电话要简短,不可电话闲聊;
2、员工不得用办公电话拨打娱乐、声讯等服务台;
3、员工因工作需要拨打长途电话的,按照公司统一要求,使用时应当尽量简短谈话时间、简明扼要,如违反规定的,所产生相关费用由个人承担;
三、办公纪律:
1、必须遵守公司考勤制度,不迟到、不早退、不旷工;
2、外出办事、出差必须按照公司规定办理手续;
3、工作时间员工不得随意离岗、串岗、聊天;
4、工作时间不允许看与工作无关的读物、玩电脑游戏、睡觉、或做与工作无关的事情;
5、未经允许不得随意进入其它办公室,更不得随意翻阅他人桌上的文件资料;
6、在工作时间禁止饮酒,禁止上班时间在办公区域内吃零食;
7、在办公区域不得高声喧哗、嬉戏打闹,工作时间不得擅自播放音乐;
8、接待来访客户、业务洽谈或个人亲朋时,应在会议室或接待室进行,未经允许不得进入办公区域内;
9、饮水应自备水杯,尽量不要使用公司一次性纸杯。
接待规范标准
一、接待来访
1、客人来访时,接待人员要主动礼貌用语问好,问清来访事宜后,做相应的安排,入座接待室后主动奉茶;
2、与客人谈话时必须谈吐文雅、举止大方;
3、访客离开公司时,被访人应送至访客至门口并瞭望访客离开;
4、接待期间,其他无关人员无重要情况禁止进入接待室内,包括接待室外边禁止闲杂人员窥视及聊天;
5、公司接待人员,每天应提前做好接待室及办公室一切接待准备工作;
6、公司接待客人时,应充分体现和树立公司企业形象。
二、交往礼仪
1、职工遇到访客时,要主动示意问候,与客人同行时,应让客人先行;
2、在岗时间,员工对上级或同事间必须称呼职位或尊称,不得使用其他称呼(如:
哥、姐等);
3、进入其他办公室时,应主动敲门等候,听到请进时方可进入,不可擅自进入他人办公场所。
4、公司员工之间在办公区及其他场所,应相互主动打招呼,相互问候;
三、接听电话:
1、公司所有员工在接听电话时,必须以“您好,国鹏公司!
”挂机时,要说:
“再见”;
2、如果对方所找的人不在,一定要问清对方的姓名、单位及联系方式,并代为转达;
3、员工在接听业务热线电话或服务热线电话时,应做好记录,并及时转告相关部门;
4、与客户电话交流或技术服务时,要热情,不能生硬或不耐烦。
内部呈批
一、公司各部门以书面形式向总经理汇报工作或请求批准有关事项,须使用呈批件。
二、公司各部门的呈批件,由该部门直送分管领导,领导签批后直接退该部门办理。
属于分管领导权限之外的,必须交由办公室呈报总经理阅批,批后经分管领导阅后退呈报部门或根据领导批示处理。
三、呈批件由总经理签批后,原件交办公室归档存查,呈报单位必要时可留复印件。
四、办理呈批件必须打印,按规定填写,规范用表,由承办人及呈报单位负责人签字;
如有附件应齐全有效。
一般应一事一呈。
需要一事多批的,第二次呈报时应附上次批示意见。
保密管理制度
一、全体员工都有保守公司秘密的义务,在对外交往和合作中,须特别注意不泄露公司秘密,更不准出卖公司秘密;
二、公司秘密是关系公司发展和利益,在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项,公司秘密包括下列秘密事项:
1、公司经营发展决策中的秘密事项;
2、人事决策中的秘密事项;
3、专有技术;
4、招标项目的标底,合作条件,贸易条件;
5、重要的合同,客户和合作渠道;
6、公司非向公众公开的财务情况,银行帐户帐号;
7、总经理确定应当保守的公司其他秘密事项;
三、属于公司秘密的文件、资料,应标明"
秘密"
字样,由专人负责印制、收发、传递、保管,非经批准不准复印、摘抄秘密文件资料;
四、公司秘密应根据需要,限于一定范围的员工接触,接触公司秘密的员工,未经批准不准向他人泄露.非接触公司秘密的员工,不准打听公司秘密;
五、记载有公司秘密事项的工作笔记,持有人必须妥善保管,如有遗失,必须立即报告并采取补救措施;
六、对保守公司秘密或防止泄密有功的,予以表扬、奖励,违反本规定故意或过失泄露公司秘密的,视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚,直至予以除名;
七、办公室应定期检查各部门的保密情况;
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