公文版式及文件管理相关制度文档格式.docx
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日期
2013年8月28日
年月日
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第1章总则
一、目的
为进一步规范公司公文管理工作,明确公文版式、文件管理、文控部门等事宜,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于XX总部、各下辖板块公司、各子公司、各分线、各部门的公文管理。
第2章发文管理
一、发文管理
1、XX总部的发文管理归属于总部企业管理部文控中心。
2、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门的发文管理,由内部指定文控人员发布。
3、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门需将指定的文控人员名单向总部企业管理部报备。
二、发文流程
1、XX总部的发文,由发文部门拟稿、企业管理部初审、经总部副总经理级以上领导签批后,由企业管理部文控中心指定专人发布。
2、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门的发文,由发文部门拟稿、经各板块公司总经理/各分线总监/各子公司负责人/各事业部负责人签批后,由指定的文控人员发布。
3、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门内部的所有发文,均需抄报总部企业管理部文控中
心存档备查。
三、文件会签
1、如文件内容涉及其他部门的职能和业务等,则由文件起草部门组织会签,就文件相关事宜进行讨论、协商并签署意见。
2、需要会签的文稿,经拟文部门负责人审核后,由拟稿人送相关部门会签。
会签部门主要负责人经仔细研阅后及时出具会签意见,并在《文件会签表》(见附件)上签署意见、姓名和时间,并交接给下一个需要会签的部门。
3、会签应在半个工作日内完成,如遇会签部门负责人出差或其它特殊情况的,可以先以电子邮件形式出具意见,之后在《文件会签表》上补签。
4、会签后的文件,由拟稿人根据会签后达成一致的意见进行整编,按发文流程发布。
《文件会签表》作为文件的重要附件存档备查。
四、文件发放形式与签收
1、文件发放以电子邮件发送为主,邮件系统显示收件时间视为签收时间。
2、电子邮件发送的文件(通知、通告、通报、决定、决议、制度等),以PDF形式发送,表格类操作性文件以原形式发送。
3、以纸质形式发放的文件,由文控人员负责发放,收文人在《文件签收表》(见附件)上进行签收。
五、文件的修订与废止
1、当组织机构发生重大变化、原有规章制度不能满足现实管理需要、原有业务流程不适合新的发展形势等情况出现时,应当对文件进行修订或废止。
2、文件修订由提出修订意见的部门拟修订稿,填写《文件修订/废止申请表》(见附件),由分管负责人签批,涉及到其他部门的需联合会签后,按发文流程发布,并报总部企业管理部文控中心备案。
3、文件废止由申请废止的部门填写《文件修订/废止申请表》,由分管负责人签批,涉及到其他部门的需联合会签后,并报总部企业管理部文控中心备案后予以废止。
六、文件保管与销毁
1、XX总部的文件保管归属于企业管理部文控中心,由专人负责文件的整理、存档及借阅等工作。
2、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门的文件保管,由指定的文控人员负责。
密级纸质文件需存放在带锁的文件柜或保险柜中;
密级电子文件需加密保存,以防泄密。
3、对多余、重复、过时和无保存价值的文件,应定期清理造册,填写《文件销毁及保留申请表》(见附件),报分管负责人审批和核准后,办理销毁。
4、销毁密件应当实行二人以上监督销毁的制度,个人不得自销毁密件。
销毁工作完毕后,应当对销毁现场进行认真清理。
严格禁止将要销毁的文件作为废品出售。
七、XX常用公文类型
1、决定
是指对重要事项或重大行动作出决策或安排,并要求公司各部门和下辖公司贯彻执行的指令性公文。
决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关部门和人员,变更或者撤销下级部门不适当的决定。
2、决议
是指公司就重要事项,经会议讨论通过其决策,并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。
决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。
3、公告
是指公司对内、对外宣布重要事项时使用的公文。
适用于公司对内下辖子公司、部门以及向相关外联单位宣布重要事项或变更事项等。
4、通知
是指向特定受文对象告知或转达有关事项或文件,让对象知道或执行的公文。
通知适用于需要有关单位周知或执行的事项,以及任免人员等。
5、通报
是指上级把有关的人和事告知下级的公文。
通报主要是表扬好人好事,批评错误和歪风邪气,通报应引以为戒的恶性事故、有警戒意义的事件,传达重要情况以及需要各单位知道的事项。
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
6、制度(包括规定、条例等)
是公司或职能部门为贯彻某项政策或进行某项管理工作、活动,对特定范围内的工作和事务制订相应措施,要求所属部门和下级单位贯彻执行的法规性公文,是要求公司成员共同遵守的办事规程或行动准则。
八、文号管理
文号指引、缩写说明、发文范围说明,详见附件:
2.《XX发文字号指引》。
九、表格附件
本章中提到的相关表格,详见附件:
3.《文件管理表格汇总》
第3章文件版式
1、公文版心
公文采用A4型纸,幅面尺寸为:
210mm×
297mm。
公文用纸天头(即上页边)37mm±
1mm;
用纸订口(左白边)28mm±
1mm,版心尺寸156mm×
225mm(不含页码)。
公文的版心上边沿至发文部门标识的距离,除函为零之外,命令为20mm,请示、报告为80mm,其它为25mm,用以标注公文份数序号、秘密等级和紧急程度。
红色反线与版心等宽(即156mm),与发文字号和签发人之间距离为4mm。
2、发文部门标识
发文部门标识又称文件名称,位于公文首页眉首中央,采用红色套印,所以正式公文俗称为“红头文件”。
发文部门标识通常由发文部门全称或规范化简称加“文件”二字组成,如《广州市XX贸易有限公司文件》。
用小初加粗宋体,字号以醒目、美观为原则,但应小于22mm×
15mm。
3、公文标题
公文标题由发文部门、发文事由、公文种类三部分组成,称为公文标题“三要素”。
如:
《XX贸易关于发文标准的通知》这一文件标题中,“XX贸易”是发文部门,“关于发文标准”是发文事由,“通知”是公文种类。
公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。
标题位于红色反线下方空2行排印,用2号加粗宋体居中排布,可一行或多行;
回行时,要词意完整(不要将双音节词或固定词组拆开;
也不要将“的”字排在行首)、排列对称、间距适当。
如果标题行数过多,可将标题上移1至2行,即减少与红色反线之间的空行或不空行,以保证正文在首页出现。
4、发文字号
发文字号是一份公文特定的代号,一般以“流水号”为发文字号。
它的位置在公文的开首,居于正文的上端中央,用3号仿宋体于版头下空2行红色反线之上(红色反线与发文字号的间距保持4mm)。
下行文、平行文的居中排印,上行文的在左侧排印,与右侧的“签发人”对称。
(即:
在没有签发人标识时,居中排布;
有签发人标识时,发文字号居左空1格,签发人居右空1字排布。
)“签发人”三字用3号仿宋体,后标全角冒号,姓名用3号楷体签发人姓名可用铅印或打印,不必亲署。
发文字号由发文部门代字、公文类别代字、年份和序号组成。
部门代字应选用代表本部门名称特点的字构成,尽量简短,一般不超过五个字。
可分为三个层次:
第一层次是发文单位的代字,第二层次是部门代字,第三层次是文件类型或文种代字,如“森贸建材通〔2013〕1”。
发文年度与发文顺序号都只能用阿拉伯数字,发文年度要用六角括号“〔〕”(word中插入特殊符号)而不能用中括号“[]”或圆括号“()”。
发文年度应标全称,不能简写,例如〔2013〕不能简写为〔13〕。
发文序号分年度从1号起,按公文签发时间的先后依次编号,不能跳号,不留空号,不随意编号(例如“1”不编为“01”或“001”),不加“第”字。
上行文:
指下级部门向所属上级领导部门的发文,如请示、报告。
下行文:
指上级领导部门对所属的下级部门的一种行文,如命令、指令、意见,决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。
平行文:
指平行机关或不相隶属的机关之间的发文,主要是函,也包括一些通知,通报,纪要。
5、秘密等级和保密期限
凡有保密要求的公文,应当在版心右上角第一行标明密级。
秘密分绝密、机密、秘密三级。
标识时用3号黑体字,顶格标在版心右上角第1行,两字间空1字(无保密期限情况下)。
“绝密”是最重要的公司秘密,泄露会使公司的运营安全和利益遭受特别严重的损害,如公司年度经营计划、产品开发计划、投资机会分析、项目成果财务分析等;
“机密”是重要的公司秘密,泄露会使公司的运营安全和利益遭受严重的损害,如预算计划、采购合同、招投标文件等;
“秘密”是一般的公司秘密,泄露会使公司的运营安全和利益遭受损害,如部门培训文件、货物排期、预计装柜统计等。
秘密等级视文件需要而标识。
6、正文
正文置于主送部门下一行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字。
正文中如遇空白处不能盖下印章时,应调整正文字距、行距,务使正文与印章同处一页,不能出现“此页无正文”字样。
7、附件说明
附件是用来说明正文的文件,应视为主件正文内容的组成部分,它与公文主件具有同等效力。
公文如有附件,应在主件正文之后注明附件的序号和名称。
写法是在正文结束后,下空一行左空2字用3号仿宋体标识,如“附件:
×
”;
附件有两份或两份以上时,应用阿拉伯数码标明序号,如“附件:
1.×
2.×
”(分行排列);
附件名称不用加书名号,后面也不加句号。
公文如有附件,一般与主件分页印制,但应在主件正文之后注明附件的序号和名称。
附件应与公文主件一起装订,并在附件左上角第一行顶格标识“附件”二字,有序号时还应标识序号。
附件视文件需要而标注。
制度类附件的版式,按总部现行管理制度版式套用;
表格类附件的版式,暂不作规定。
8、成文日期
成文日期以负责人签发的日期为准;
联合行文以最后部门负责人签发的日期为准;
会议通过的公文,以通过日期为准。
成文日期用3号仿宋,用汉字小字写“○、一、二、三……”。
9、印章
文件签发人在落款处签名,盖章。
印章是表示发文单位对公文生效和确认无误的一种凭证,盖在年月日中间。
公文除《会议纪要》和以电报形式发出的以外,均应加盖印章。
联合上报的公文,由主办单位盖印章;
联合下发的公文,发文部门都应盖印章。
印章应当端正盖在成文日期上方,做到上不压正文,下面骑年盖月,即端正、居中,下压成文日期年、月、日约4-7个字,印章一律用红色。
10、附注
附注是需要说明的其他事项,包括文件限定的阅读和印发传达范围、公文使用的注意事项的说明等,如“此件发至经理级”,“此件不得翻印”等等。
附注位于成文时间和印章下一行,左空2字,用圆括号括入。
不应把附注理解为对公文内容作出的解释或注释。
附注视文件需要而标注。
11、文尾部分
文尾部分位于公文末页下部。
(1)主题词
主题词是指能准确概括该公文主题的名词或名词性词组。
标注时,“
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