公司档案管理规章Word格式.doc
- 文档编号:14461448
- 上传时间:2022-10-23
- 格式:DOC
- 页数:3
- 大小:57.50KB
公司档案管理规章Word格式.doc
《公司档案管理规章Word格式.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《公司档案管理规章Word格式.doc(3页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录、会议录像等由行政部门收集整理。
2、公司的职工劳动合同、工资、考勤、福利方面的文件材料由人事部门收集整理。
3、员工工作中涉及到公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表,对外的正式发文与有关单位来往的文书,与有关单位签订的合同、协议书等文件材料,公司大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等,按工作职责向行政部门交自己工作范围内的文件资料。
4.收集的文件材料应为文字文件和电子文件,归档后的电子文件仅由公司行政部门的专人保管,部门及个人不可保留。
5.工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
三、档案的归档
(一)归档的要求
1、档案质量总的要求是:
遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、归档的文件种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文、电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
5、档案文件中密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;
正件在前,附件在后;
印件在前,定稿在后;
其它文件依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面,应逐项按规定用黑色记号笔书写,字迹要工整、清晰。
(二)档案管理人员职责
1、定期做好文件的收集、整理、分类、归档等工作。
2、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
四.档案的借阅
(一)借阅流程
因工作需要,公司内部人员需借阅绝密档案时,由其填写《借阅档案申请表》,总经理审批,审批合格后,方可借阅;
借阅机密档案,填写《借阅档案申请表》,部门经理审批,合格后,方可借阅;
借阅非密级档案,可直接填写档案借阅记录表办理借阅手续。
(二)借阅档案的密级分类
公司档案密级分为绝密、机密两个级别:
1、绝密级包括①公司领导的电传、传真、书信;
②非公开的规章制度、计划、报表、员工工资及重要文件;
③公司领导个人情况;
④正在研究的经营计划与具体方案、员工档案、人员任免;
2、机密级包括①公司合同;
②技术性文件和资料。
(三)注意事项
1、档案借阅随借随还;
对借出档案,档案管理人员要及时催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。
2、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
五.
档案的销毁
(一)销毁流程
档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交副总审核经总经理批准后执行。
(二)销毁时间间隔
1.面试人员档案,每3个月的档案集中销毁一次,间隔时间为3个月。
2.离职人员档案,每半年的档案集中销毁一次,间隔时间为一年。
注:
经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。
登记表永久保存。
六、本制度即日起开始执行。
附:
档案记录表
档案号编制要求:
编号由13位数组成,前八位是古润方三字开头字母大写+年号+部门代号,第九位为“-”,后四位为顺序号,顺序从0001开始编排。
序号
文件编号
文件标题
页数
份数
档案号
交、接人
存档时间
备注
文字
电子
圣易文化传播
2012.12.21
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 公司 档案 管理 规章