企业文书档案的整理方法Word文件下载.doc
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3、有序化:
以上环节无论以什么顺序进行,最后目的就是要达到文件材料能够按顺序排列归档。
(三)件
即归档文件的整理单位。
和传统的“案卷”相对应。
一般以每份文件为一件,正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册、存根等一册(本)为一件,来文(请示)与复文(批复)为一件,(跨年度来文、复文各为一件),会议记录一次会议为一件。
二、归档文件整理原则及质量要求
(一)整理原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
l、遵循文件的形成规律:
企业各项职能活动存在着各方面的联系,所形成的文件之间必然有一定的规律,整理时应遵循其基本规律和特点。
2、文件之间的有机联系:
文件之间规律决定了文件之间存在着有机联系,这种联系更明确地反映机关职能活动的历史面貌,同时也为归档后查找、利用提供方便。
3、区分不同价值:
依据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定,将应归档的文件材料,根据其不同的价值划分出不同保管期限,然后分别进行整理归档。
4、便于保管和利用:
这是归档文件整理最基本原则,也是整理归档的最终目的。
(二)质量要求
归档文件应齐全完整,已破损文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案保护要求。
1、修裱破损文件:
文件材料产生破损或局部残缺现象的,整理时要进行修补或托裱。
2、复制字迹模糊或易褪变的文件:
最耐久的字迹材料是碳素墨水和油墨,比较耐久的字迹材料是蓝黑墨水和印泥等,对纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、传真、铅笔等字迹需要复制。
3、超大纸张的折叠:
《国家行政机关公文处理办法》一文规定公文用纸一般包括A4型和16开型两种。
实际工作中产生的报表、图样等超大纸张需折叠并与其它文件统一大小。
4、去除易锈蚀的金属物:
文件材料一般装订用订书钉、曲别针、大头针等容易氧化生锈腐蚀文件材料,文件整理归档时需去除铁、铝等易生锈的金属物。
三、归档文件的整理方法
(一)搜集
重视平时积累,建立机关的搜集、整理制度,加强指导监督,确保文件材料齐全完整。
1、严格登记:
来往行文、会议材料、内部文件以及外出参加会议、检查工作的人员带回的文件均应逐件登记建账。
2、及时收集:
对办理完毕,属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。
3、严格检查:
同一事由的文件是否齐全,各内部机构文件种类是否齐全,正本、底稿、附件等是否齐全,应逐一进行检查。
并逐件检查是否处理完毕为生效文件,文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求等。
4、随办随归:
“办”是指办理完毕,“归”是指文件经若干个整理环节整理后归入档案盒内。
5、妥善管理:
包括办理完毕后已整理的和未办理完毕不需办理的阅文等,进行分门别类,做到有目可查、运转有序、保管安全。
6、建立制度:
保障文件材料齐全完整、安全保管等有关制度,并确保本单位所有人员能够严格执行。
7、加强指导监督:
档案工作人员对各级领导要经常性主动宣传,对各部门兼职文书处理人员、办公室秘书等人员要注意经常进行指导、监督、培训,以确保每个工作环节做到对文件材料的认真负责。
(二)分类
是指企业内归档文件的实体分类,即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同,按确定的分类方法分成若干层次和类型,构成一个有机体系的过程。
l、确定分类方法:
采用“年度一问题”分类法。
即先将归档文件按年度分类,再将同一年度的文件按其内容分成四大类,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类;
每一大类再按保管期限(永久、30年、10年)分开。
此分类方法应保持相对稳定。
具体步聚
(1)分年度:
把所有属于归档范围的文件按文件形成时间(落款日期)归入不同年度,并按年度分开。
①多个时间特征:
每份文件时间特征包括成文日期、签发日期、批准日期、公布日期、发文和收文日期等。
分年度时,一般应以文件成文日期(即落款日期)为准。
②跨年度形成的文件:
因我市推行年度文件整理归档制度,且为防止跨年度事由文件丢失,要求将跨年度事由文件分别按各年度集中,并按同一排列规律分别在各年度整理归档。
③几份文件作为一件时的日期:
如正本与定稿、原件与复制件、复文与来文等文为一件时,“件”的日期应以排在前面的文件日期为准。
④文件未标明日期:
通过文件特征或内容来推断文件准确日期或近似日期,归入相应年度。
(2)分问题。
将同一年度的文件按其问题分成四类:
即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。
(3)分保管期限:
将每一份文件鉴定出永久、30年、10年保管期限。
档案人员或文书处理人员按《本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》逐件分析属于归档范围的每一份文件,确定其保管期限并将同一年度的文件分出永久、30年、10年三大类。
(三)排列
就是遵循一定的原则,将归档文件进行先后排序的过程。
1、事由原则:
“事由”是指一件具体的事或一个具体的问题或一段较紧密的工作,同一事由的相关文件应排列在一起,这是“遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系”的具体体现。
具体划分尺度,由整理者根据办理时间的长短,形成文件的数量以及文件处理程序的不同等,本着便于整理和利用的原则自行掌握。
2、排列方法:
(1)同一年度同一类别下不同保管期限的文件按照永久、30年、10年的顺序降级排列。
每一年度每一大类形成一个大流水,均从“0001”开始排列编号。
(2)同一类别同一保管期限不同事由的归档文件排列:
一般情况下,按事由的办结时间,将不同事由的文件,按其办结时间的先后顺序排列。
另外,统计报表、一次会议、一个年度的会议记录、内部刊物等形式较为特殊,成套利用较为普遍的套性文件,不是同一事由也可以集中排列。
(3)同一事由内归档文件排列:
要求一律按文件形成时间(落款日期)的先后顺序,日期在前的归档文件排在前,日期在后的文件排在后。
(四)装袋(订)
采用符合保护要求的装袋(订)材料将归档文件以“件”为单位固定在一起。
1、文件修整:
装袋(订)前必须对不符合归档质量要求的文件材料进行必要的修整。
(1)修裱破损文件;
(2)复制字迹模糊或易褪变的文件;
(3)超大纸张折叠;
(4)去除易锈蚀的金属物。
2、文件编页码:
即把确定为“一件”的文件进行排序,并用阿拉伯数字编写页号。
该件有图文面即为一页。
正面在右上角,反面在左上角编写页码。
(1)单份文件:
只有正稿且页号已编排,无须重新编写。
(2)多份文件:
首先排序,即正本在前,定稿在后;
正文在前,附件在后;
原件在前,复制件在后;
转发件在前,被转发件在后;
复文在前,来文在后;
汉文本在前,少数民族文字在后,中文本在前,外文本在后;
文件处理单放在最前面。
排序后重新编写页号,大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前有图文面编页。
3、装袋(订)方法:
对修整后的文件材料使用符合档案保护要求的材料重新加以固定。
(1)装袋:
无特殊情况,将确定为“一件”的每一份文件分别散装入无酸纸袋。
(2)装订:
出现一份文件页数过多,散装入袋可能利用不方便或易造成丢页,文件过厚等情况,可在文件左侧用线装订。
采用左上角装订应将文件左、上侧对齐,采用左侧装订应将文件左、下侧对齐。
(五)编号:
编归档章号(见附图1)
将归档文件在全宗中的位置用符号表示,并以归档章的形式在归档文件上注明,依排列好的顺序逐件编号。
采用装袋方法的,直接填写文件袋封面的归档章;
采用线装方法的应在每“件”首页上端居中位置空白处加盖归档章,并填写各项内容。
填写归档章须用碳素或蓝黑墨水钢笔。
归档章设置项目:
全宗号、年度、保管期限、页数、机构、室编件号、馆编件号、盒号。
1、全宗号:
由于企业档案不移交档案馆,此项可以不填。
2、年度:
填写文件的形成年度,用4位阿拉伯数字标注公元纪年,如2009。
3、保管期限:
按分类时确定的文件保管期限填写简称为“永”“30”“10”。
4、页数:
填写装袋(订)前对文件编写的总页数,页数为三位,不足补“0”。
5、机构:
此处填写类别名,如党群工作类。
6、室编件号:
位数为四位,不足补“0”。
同一年度、同一类别内不得有重号或空号,每年每大类均分别从“0001”流水编号。
7、馆编件号:
由于企业档案不移交档案馆,馆编件号可以不填
8、盒号:
即档案盒的排列顺序号,每年每一类流水编号。
(六)编目
即编制归档文件目录。
按照分类、排列的结果,逐类逐件编制目录。
编目以“件”为单位进行,按确定的“件”,只对排在前面的一文编目。
例如:
批复、请示为一件,只对批复编目。
1、归档文件目录项目包括:
件号、责任者、文号、题名日期、页数、备注。
(见附图2)
(1)件号:
填写归档章室编件号项内容。
(2)责任者:
指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关署名者,可以是一个机关或机关内部的一个机构,也可以是几个机关、一个人或若干人。
联合发文的文件,只填写三个责任者,一般为前三个或前两个加立档单位;
使用全称或通用简称;
未署责任者的“白头文件”,根据文件内容特征考证并填写。
(3)文号:
即发文的字号。
一般由机关代字、年度、顺序号组成,如遵档字[2009]003号,填写文号项应照实抄录,代字不能省略,纪元要填全,顺序号照录,没有文号的文件此项不填。
此项不得填诸如“会议文件之一”、“第一期”等文件。
顺序号,也不能填写“情况反映”等刊物名称。
(4)题名:
即文件标题。
完整题名由责任者、问题、文种三部分组成,如《国家档案局关于加强档案安全保管的通知》,填写此项内容时,责任者部分可以省略,此项内容(不包括责任者项)最多不超过50个字,如正题名完全可以反映文件内容,其副题名或并列题名无须抄录。
无题名或题名含义不清的,应根据文件内容重新拟写标题并加“[]”,拟写题名和原题名内容(不包括责任者项)一共不超过50个字。
原题名在前,拟写题名在后一并填写在目录中。
原题名内容(不包括责任者项)已超过50个字,则须根据文件内容重新拟写为50字以内题名,并只将拟写题名填写在目录中。
会议记录以一次会议一件拟写一个标题。
(5)日期:
即文件的形成时间(落款日期),此项应以8位阿拉伯数字标注年、月、日,如2001年1月18日标注为20010118,如文件未标注日期应根据文件内容加以考证并填写。
(6)页数:
填写“一件”文件的总页数。
(7)备注:
用于填写归档文件的类别(如党群工作类)。
2、归档文件目录的格式:
归档文件目录用纸,幅面尺寸采用国际标准A4型(长、宽分别为297mm、210mm),统
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