《办公用品采购、发放管理规定》Word格式文档下载.doc
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2016年4月5发布2016年5月1日实施
南洋电气辽宁有限公司发布
起稿人
高源
文件编号
ZH03-2016
主
题
办公用品采购、发放
管理规定
审核人
全总
版本修改
A/0
批准人
武总
生效日期
2016年5月1日
1.目的
为控制采购成本,满足办公需要,使公司办公用品规范化、明细化,特制定本规定。
2.范围
适用于本公司各部门员工对各类办公用品、办公施设、办公家具、会议用品、保洁用品、日常用品的申购、采购、领用、使用、保管等。
3.职责
3.1综合管理部负责对各部门申请的办公设施和办公用品的成本控制、采购计划的分类、送审、采购物资进入公司后的入库登记等管理工作。
3.2综合管理部负责采购物资的申请、制作、发放、处置、服务、验收及每月费用报表等工作的管理。
3.3综合管理部负责各类办公用品的价格议定、合同签订、制定采购计划、选择合格供方等采购事项后,进行采购。
3.4各车间、部门按本管理规定实施监督并反馈。
3.5副总经理、总经理负责日常采购产品的监督、审批,协助综合管理部开展成本控制及设施报废审批方面的工作。
3.6各部门负责人、综合管理部、副总负责对本规定实施情况进行不定期监督检查。
4.程序
4.1采购物资信息收集
4.1.1综合管理部每半年应确认合格供方,编制《采购物品明细清单》注明物品名称、规格型号、价格,并签订《供货协议》。
4.1.2各部门由部门经理(主管)依需要购买的办公用品、设施、家具等以月为单位(每月5日之前)统一填写《申购单》,经部门经理申请、分管副总审核后,由综合管理部统一进行采购。
4.1.3综合管理部按各部门送递的《申购单》汇总后涉及物品内容进行市场调查,收集相关物品的价格、质量、交付能力及供方资质考察。
4.1.4综合管理部汇总收集到的供方报价清单,会同副总经理、总经理进行供应商的确认,并按所需物资的类型、质量要求、价格优势等内容指定供应商。
4.2采购实施前审核、批准确认:
4.2.1采购的办公用品属指定供应商(已签订供货合同)供货的物品,综合管理部依据经审核、审批的《申购单》进行直接采购。
4.2.2批量采购物资时,综合管理部负责起草、签订《供货合同》并注明质量要求、供货数量、交货期、价格、税价等内容。
4.3采购物资接收、验证、入库
4.3.1外购物资供方直接送至综合管理部,由综合管理部统一办理入库手续。
4.3.2综合管理部根据《申购单》、供方《出库单》对进厂物资进行数量清点、质量检验、型号核对等工作。
4.3.3综合管理部针对检验的不合格产品,与供方协商换货或退货事宜。
如核对无误,在供方《出库
单》上签字确认并留存一份,做为入库凭证。
4.3.4要求综合管理部对采购物资做到即日采购,即日办理入库,并将入库手续作为附件粘贴在报销
凭证下。
4.3.5为了方便财务核帐,要求综合管理部办理入库要求明确
(1)名称
(2)数量(3)单价(4)
单位(5)规格(6)色别(7)型号(8)品牌(9)供货商名称。
4.4发票及货款结算
4.4.1综合管理部采购物资时,要求供方开正规发票,以增值税17%发票为首选。
4.4.2综合管理部采购物资时,付款以公对公账户结账方式为首选原则,综合管理部做好严格把控工作,为财务提供便利工作条件。
4.4.3采购物资货款结算前,由财务部核对《入库单》及供方《出库单》,并由综合管理部负责人审核确认签字。
4.4.4公对公情况:
综合管理部负责填写《付款申请单》,经副总经理审核,总经理批准后,财务方可付款。
4.5采购物资配发、管理
4.5.1各部门或个人领用的办公用品、办公设施等,综合管理部负责建立《办公用品管理台账》、《办公设施管理台帐》并监督各部门、使用人正确使用。
4.5.2各部门或个人领取的物品,领用人必须在《领用登记表》上签名登记。
4.5.3各部门负责人负责监督物品、设备的使用人进行日常维护和保养,设备出现故障禁止自行拆卸,应及时联系综合管理部找专业维修人员处理。
4.5.4办公用品等物品不能正常使用后,采取以旧换新方式在综合管理部重新登记领用,属报废设施由综合管理部统一回收,做相应处理。
4.5.5更换消耗用品时在不影响工作运作情况下,以节约成本为主,无需更换壳体的,只更换内蕊或填充油墨。
6.相关文件:
6.1《供货合同》
7.相关记录:
7.1《申购单》
7.2《领用登记表》
7.3《办公用品管理台账》注:
使用公司ERP软件,无需手工台账。
7.4《办公设施管理台帐》注:
7.5《采购物品明细清单》
7.6《入库单》注:
使用公司ERP软件,无需手工《入库单》。
7.7《盘点确认表》注:
使用各部门已确认签字的《办公家具、设施固定资产统计表》。
7.8《付款申请单》
7.9《领款收据》
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