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于是,遇事总要用占卜的方式来预测一下吉凶祸福,由身兼史官和巫师双重身份的人在甲骨上用刻辞予以记载。
就已发现的这些甲骨文来说,其内容涉及世系、气候、食货、征伐、畋猎等多方面。
甲骨文是埋在地下的殷代王室的档案,用现在的眼光看,大部分都是公务文书。
商周时代盛行在青铜器上铸刻文字,这就是我们常与甲骨文并称的“钟鼎文”。
钟鼎文有的用来记载统治者的制度法令,有的记载统治者的文德武功,还有的记载贵族之间的商务活动,多数属于公文的范畴。
不过,其中也有一些属于私人之间用于物质交换的契约,虽还是应用文,已不能归入公文范畴了。
我国最早的文章总集《尚书》,所收录的文章多数也是公文。
《尚书》中的文章,分为六种体式:
典、谟、训、诰、誓、命。
其中,“典”用于记述典章制度,“谟”是议政的策论,“训”是进行教诲开导的论说文,“诰”是进行训诫的文告,“誓”是军队出征的誓词,“命”是君主的命令和诏书。
这些文体,跟现代的命令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通报、报告等,都有一些近似之处。
从以上介绍可见,在文字的草创时期,公文就已经产生了。
在所有的文体中,公文可以算是最古老的。
《周易•系辞》也可以证明这一点:
“上古结绳而治,后世圣人易之以书契,百官以治,万民以察,盖取诸。
”
到了秦代,公文从文类到体式都得以充分的发展。
秦始皇在李斯的辅佐下,建立了第一代中央集权制的国家政权。
为了达到xxx久安的目的,他们统一了文字和度量衡,实行车同轨、书同文的措施。
李斯等人为了提高公文的办事效率和可靠程度,还制定了现在仍在沿用的“抬头”、“用印”等制度,这标志着公文在当时已经相当成熟。
汉代的公文体式主要有书、议、策、论、疏、诏、制、敕、章、奏、表等等,其中,皇帝对臣下使用的文体主要是诏、制、策、敕,臣下对皇上则主要用章、奏、表、议等,已有了大致固定的下行文和上行文的区分。
同时,在表达上和结构上,也有了一些相对固定的格式。
尤其值得一提的是,当时的公文还产生了一些流传后世的名篇,如贾谊的《陈政事疏》、《论积贮疏》,晁错的《论贵粟疏》,司马相如的《上书谏猎》等。
汉以后的魏晋南北朝时期,公文无论从写作实践上还是从理论上看,都有明显的发展进步。
主要代表人物首推曹操、曹丕父子。
曹操亲自动手写过不少公文,代表作有《让县自明本志令》、《求贤令》、《求逸才令》、《慎行令》、《修学令》、《请增封荀表》等。
曹丕则不仅亲自撰写公文,还推出了有关公文写作的理论专著《典论•论文》。
他说文章是“经国之大业,不朽之盛事”,应该主要是指公文而言。
他还把文章体式分为“四科八体”,并指出它们各自的特点:
“奏议宜雅,书论宜理,铭诔尚实,诗赋欲丽”。
其中的奏、议、书、论、铭、诔都是应用文,多数都可作为公文体式。
只有后两种是文学作品的体裁。
唐宋时代更是中国古代公文走向成熟的时期。
由于这个时期出现了中国文化史上著名的“唐宋散文八大家”,涌现的名篇更是数不胜数。
魏徵的《谏太宗十思疏》、《十渐不克终疏》,陆贽的《奉天请罢琼林二库状》、《论两税之弊须有厘革》,范仲淹的《答手诏条陈十事》等,都是脍炙人口的佳作。
出于八大家之手的名篇则更多:
韩愈的《论佛骨表》、柳宗元的《上枢密韩太尉书》、欧阳修的《朋党论》、《与高司谏书》,王安石的《上仁宗皇帝言事书》,苏轼的《为政之宽严》、《乞校正陆贽奏议进御札子》等,不胜枚举。
元
明清时期,在应用文研究方面渐趋深入,明代吴纳的《文章辨体》,徐师曾的《文体明辨》,清代姚鼐的《古文辞类纂》,刘熙载的《艺概•文概》等,都是影响广泛的文章学专著,其中对公文的各种体式论之甚详。
辛亥革命以后,xxx临时政府于1912年颁布了第一个现代公文程式条例。
中国xxx成立后,也很快有了自己的公文体式,瞿秋
白还于1931年起草了《文件处理办法》。
1942年,陕甘宁边区政府发布了《新公文程式》。
建国后,政务院于1951年就发布了《公文处理暂行办法》,以后多次修改,一直发展到目前所用的《国家行政机关公文处理办法》。
•
•二、公文的概念、特点和种类
公文属于科学文章中的应用文体。
应用文是非常庞大的文章类群。
私人信件、留条一类的短文,都属于应用文。
而公文则是应用文中特殊规范的一种。
从把握公文这一事物本质、并从确定公文在应用文的坐标以及辨别公文自身种类等角度出发,对公文进行准确的定义是必要的。
公文,全称公务文书,是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。
公文办理公务,就是以文字的形式实施管理。
公务,应该包括内务即内部管理和外务即处理其它社会组织的关系。
公务还分为政务和事务:
政务是社会组织领导所主管的人员安排和组织发展的大事;
事务是社会组织全体成员从事的业务性、日常性的工作。
从公文的概念中可以提取出公文的特点来。
作为客观事物的公文的特点和作为客观事物运动的公文写作的特点是密切相联的:
第一,公文内容的公务性。
公文的“公”,指的是社会组织。
个人的感受认识,只能用文学作品或者一般科学文章来表达。
但是,不管是起草者个人,还是领导个人,都不能用公文来表情达意。
领导者个人只有在职务的前提下,并且只能是社会组织的最高领导才能代表社会组织发出公文。
公文的内容必须是反映和传达社会组织的公务信息。
党纪国法都规定了公文内容的范围和性质。
第二,公文格式的规范性。
在绪论中“公文写作的特点”部分已经作了一些阐述。
这里要说的是格式是文章都有的。
但是,一般文章特别是文学作品的格式只是简单的外在的文面格式,按照习惯形成。
而公文的格式大不相同。
公文的格式,有惯用的格式和法定的格式两种。
惯用的格式,是约定俗成的,没有严格的限制。
如普通公文中计划和总结的格式。
法定的格式则是权威机关规定的,必须严格按照格式写作。
法定公文中的行政公文和党务公文,更由最高权力机关及有关部门通过法规性公文规定了严格的格式。
还要进一步说明的是,公文格式同时又是程式,呈现出公文写作和办理的程序性。
公文格式的规范性,是公文本质特性的发展,是公文写作和办理的需要。
公务具有公众性和同一性,对社会组织成员产生一致的认可、制约和指挥,否则社会组织就不可能运作。
相应的,反映和办理公务的公文,也就形成了格式和程式,显著提高了公文写作和办理的效率。
完全可以预见,随着时代的发展和社会组织的进步,公文的规范及格式会更加科学、严谨,以致于公文写作和办理会有高度先进的电脑软件来实现电子化和自动化。
第三,作者和读者的指定性。
文学作品的作者是个人。
一般科学文章的作者也同样是个人或者是个人之间的自由结合。
读者一般是没有限制或者是不可计量的。
但是,公文的作者只能是法定的社会组织及其法人代表或者称为第一领导人。
有权利进行公文写作的社会组织,必须依照法律在有关政府部门登记注册。
这一社会组织及其第一领导人,就成为公文的法定作者。
至于动笔起草公文初稿的人,如秘书,应称为起草人,不是法律意义上的作者。
公文的读者是特定的,在公文格式上有专门规定,即“主送机关”、“抄送机关”和“传达(阅读)范围”。
有一点要注意,有的告知性公文如通告,指定了读者应包括发出公文的社会组织之外的社会群众。
第四,法定权力的制约性。
这一点,公文在文章中是独一无二的。
公文只能由法定的作者发出。
法定的作者即社会组织的机关及其部门都规定了隶属关系和职权范围,其公文是这种隶属关系和职权范围的反映。
写作公文和办理公文都有一定的规定性。
也就是说,对于作者和读者,公文具有法规给予社会组织职权所产生的制约性。
制约性在不同的公文中有不同的情况。
行政公文的命令,对于公文的接受者具有强制性。
如果接受者不按命令办理,就会受到法律的制裁。
发出命令的政府机关有权依照法律规定,动用军队或警察等器进行处罚。
行政公文的决定,具有国家指挥性和约束力。
行政公文的通知,具有规定性、指挥性和指导性。
经济公文合同,依照《中华人民共和国合同法》对于缔约各方具有确定的制约性,如奖惩、期限等。
普通公文的讲话稿,对听众具有领导者所拥有的指导性和指挥性。
法规性公文如法律、规章,制约性更是不言而喻的。
公文正因为有制约性,才能产生现实的管理作用。
公文的种类简称文种xxx办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十三种,命令、决定、公告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
1、命令:
发布法规、强制措施、任免嘉奖。
主席令、xxx令、省长令、嘉奖令、严戒令等。
2、决定:
下行文,重大事项、重大问题、重大行动安排决策。
3、公告:
向国内外宣布重要事项的法定事项。
关于打击走私的公告。
4、通告:
一定范围应遵守或周知。
5、通知:
下行文,发布规章,转发批转,办理或周知等。
6、通报:
表扬先进,批评错误。
7、议案:
向同级人大提报事项。
8、报告:
上行文,汇报工作,反映情况,答复询问。
9、请示:
请求批准。
10:
批复:
答复请示。
11:
意见:
重要问题提出见解和处理办法。
12、函:
商洽工作、询问答复、请求批准。
13、会议纪要:
用于记载、传达会议情况和议定事项。
三、公文写作的基本要求
不同种类的公文,有着不同的具体要求和写作方法,但是,不论哪一种类的公文,都必须做到以下同点:
(一)要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。
(二)要符合客观实际,符合工作规律。
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(三)公文的撰写和修改必须及时、迅速,反对拖拉、积压。
(四)词章必须准确、严密、鲜明、生动。
注意几点:
1、条理要清楚。
公文内容要有主有次,有纲有目,层次分明,中心突出,一目了然。
2、文字要精炼,篇幅要简短。
3、遣词用句要准确。
公文要讲究提法、分寸,措词用语要准确地反映客观实际,做到文如其事,恰如其分。
4、论理要合符逻辑。
公文的观点要明确,概念要准确,切忌模棱两可,含糊其词,产生岐义,耽误工作。
5、造句要合符文法,通俗易懂,并注意修辞。
不要随便生造一些难解其意的缩略语,对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。
。
6、正确使用标点符号。
7、正确使用顺序号[一、
(一)、1、
(1)]。
(五)要符合保密制度的要求。
四、公文法定格式
由公文本质特征所决定而形成的公文格式,是我们学习公文写作的必由之路。
公文格式,表现为程式化的运作。
•公文格式,由眉首、主体和版记三大部分组成,在8月24日xxx发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)第3章规定:
“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
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