档案管理实训报告Word格式.docx
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四、主要内容
(一)、熟悉文件样式;
公文收发登记样式;
类目样式等等。
1、在实训课上我们所熟悉的文件样式是国务院的一份红头文件,内容如下:
国务院文件
国发﹝2010﹞10号
国务院关于坚决遏制部分城市房价过快上涨的通知
各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各单位、各直属机构:
正文
国务院
2010年4月17日
说明:
1、《国家行政机关公文格式》
类目样式的和书的目录有相似之处,但是,特别之处就是子目录比较多,并且有具体所属分类。
(二)作业习题:
通过实训,我们要掌握的具体内容:
1、根据材料进行资料分类:
某某公司办公室主任找来刚上班的秘书小丁,让他将一堆资料进行分类整理:
书信、单据、合同、广告稿、新闻稿、协议书、建议书、信函、文件、调查记录、报刊文章
请问:
你就是丁秘书,将如何分类整理这些材料?
答:
按照层面
一类是是法律层面的,合同、协议书
第二类是经济方面的,单据
第三类是外界接触方面的,书信、信函;
建议书、广告稿、新闻稿
第四类是公司行政的,文件、调查记录
第五类是文化方面,报刊文章
按照使用目的分:
约束规范类:
合同、协议书;
情况了解类:
建议书、调查记录;
交流类:
书信、信函,广告类、新闻类;
内部查询:
单据、文件、报刊文章。
2、针对12份文件进行整理,使之有序化:
《南通市“十一五”培育和发展新兴产业规划》(通政办发﹝2012﹞113号)
《关于加快新兴产业发展的实施意见》(通政发﹝2010﹞98号)
《关于加快市区工业经济转型升级的若干政策意见》(通政发﹝2011﹞75号)
《关于促进科技创新和新兴产业发展的若干财政政策意见》(通政办法﹝2012﹞62号)
《关于扶持船舶产业加快发展的若干意见》(通政发﹝2007﹞95号)
《关于扶持新能源产业加快发展的若干意见》(通政发﹝2010﹞11号)
《关于扶持市区电子信息产业加快发展的若干意见》(通政发﹝2010﹞10号)
《关于大力实施人才强市的意见》(通委发﹝2009﹞5号)
《关于实施江海英才计划的意见》(通委发﹝2009﹞6号)
《关于印发南通市产业人才发展312行动计划的通知》(通委发﹝2012﹞4号)
《南通市重点产业布局指导意见》(通政发﹝2013﹞13号)
《关于创建南通市新型工业化特色产业基地实施意见》(通政办发﹝2011﹞159号)
①文件登记:
发文日期
发文字号
密级
文件题目
收文单位
共印份数
发出份数
存档份数
拟稿单位
签发人
附件
备注
2007
95
《关于扶持船舶产业加快发展的若干意见》
南通市政府
2009
5
《关于大力实施人才强市的意见》
南通市委
6
《关于实施江海英才计划的意见》
2010
10
《关于扶持市区电子信息产业加快发展的若干意见》
11
《关于扶持新能源产业加快发展的若干意见》
98
《关于加快新兴产业发展的实施意见》
2011
75
《关于加快市区工业经济转型升级的若干政策意见》
159
《关于创建南通市新型工业化特色产业基地实施意见》
南通市政府办公室
2012
4
《关于印发南通市产业人才发展312行动计划的通知》
62
《关于促进科技创新和新兴产业发展的若干财政政策意见》
113
《南通市“十一五”培育和发展新兴产业规划》
2013
13
《南通市重点产业布局指导意见》
②分类组卷:
第一类:
《关于创建南通市新型工业化特色产业基地实施意见》(通政办发﹝2011﹞159号)《南通市“十一五”培育和发展新兴产业规划》(通政办发﹝2012﹞113号)
第二类:
第三类:
第一类案卷标题为:
南通市关于大力发展新兴工业的的意见;
第二类案卷标题为:
南通市关于大力发展重点产业的意见;
第三类案卷标题为:
南通市关于实施人才计划的意见。
③案卷内文件目录:
案卷一
顺序号
文件标题
时间
份数
页数
1
2
3
7
案卷二
案卷三
④案卷目录
案卷目录封面
第一号全宗
第一号目录
第一套
南通市人才计划、工业文件
南通市档案馆
2014年3月1日
说明
案卷内含有关于南通市近几年工业发展以及人才计划的12份文件,按照文件的主要内容分为三份文件,每一份案卷内的文件按照时间排序。
南通近几年在发展以往重点工业的基础上寻求突破,产业升级和新兴工业的崛起备受瞩目。
原有的重点工业如船舶工业发展前景明朗,在全国新兴工业大力发展的大背景下,南通也在对自己的工业做重新的定位。
巩固基础工业,发展新兴工业就是南通工业转型的重中之重。
南通市政府对此给予了很大的关注,下发多份关于发展新兴工业的意见。
南通作为一个经济发达、文化悠久、思想开放的城市,吸引了大批人才。
在南通新兴工业发展、产业转型的今天,南通市政府对于人才引进高度重视。
人才计划对人才引进和管理提出了意见。
案卷目录表
卷号
案卷标题
保管期限
南通市关于大力发展新兴工业的的意见
2010-2012
26
永久
南通市关于大力发展重点产业的意见
2007-2013
南通市关于实施人才计划的意见
2009-2012
9
五、收获及体会
档案管理学实训终于画上了句号。
其实说“终于”似乎有些不妥,因为实训的时间并不够长,而且就在这短短的一个多小时的实训中也发生了一些小插曲。
这次档案管理学实训确实让我体验了不少,也学到了不少。
就从最开始实训的一个小插曲说起。
我们的实训单位是行政楼六楼的文秘实训基地,距离上课的教室并不远。
在教室门口集中后,我们在宋老师的带领下到了文秘实训基地。
到达文秘实训基地之后,宋老师去办公室向保管钥匙的老师借钥匙,但是,办公室门没开。
我们到达秘书实训基地后刚过八点,顾主任等还没有来上班。
于是,我们先安静地等在楼梯间里,以免影响文学院的日常办公。
宋老师也教授我们:
秘书就是要时常应对工作中的突发状况,而这次也是属于其中一种。
我们耐心的等待了将近十几分钟,偶遇上班的辅导员,依然没有躁动。
宋老师始终没有打电话骚扰顾主任他们,我们在这种情况下展示的就是一种不急不躁的工作态度。
遇到突发状况并不是先自乱阵脚,而是仔细分析情况,然后找出最佳应对对策。
事实证明,耐心的等待总是有结果的。
十分钟后,我们顺利进入实训基地。
在进入秘书实训基地实践的这段时间内,我们学习了档案分类等具体情况。
首先,我们先熟悉了一些学校内部的档案,包括以前南通师专的照片、南通大学正式成立的档案等等。
然后,在机关、团体、企业事业单位的日常工作中,会形成大量的档案,它们作为一个单位档案中的重要组成部分,以其特有的记录方式,准确、形象、生动地反映出该单位经济、管理和某些职能活动的过程和结果,对今后的各项工作具有不可缺少的依据、凭证和参考作用。
因此管理好这一部分档案,是档案部门综合管理档案的主要任务之一。
这项工作需要我们有一丝不苟的态度。
我们详细学习了档案分类的依据,以及类目样式等具体的规范格式,对于我们日后整理文件有莫大的帮助,这些都是我在课堂里无法直接感受到的。
而且很多时候,课堂上的知识通过具体的事展现出来之后,我就会形成更加直观深刻的印象。
我通过这次实训,对于档案分类有了深刻的感触,虽然放置于实践中仍然有一定的实施难度,但是相较于以前有了突破。
同时,我也感觉到档案管理学不如我想象中那么轻松了,我觉得我对它终于有了自己的体会了,档案学不是书上一句按照年度或者内容分类,真正实践中最头痛的就是这个文件与另一个文件的关系是什么,每个人的角度不一样,分类就可能不同,但却不是每个人都是正确的。
而这个是往后的学习工作中最珍贵的经验。
往后的学习中,我会更加端正自己的态度,对于问题的看法也会更加深入。
这也是我本次实训中获得的最大的收获。
六、单位及自己存在的问题
文秘实训基地确实也存在了问题,大致就是两点。
一
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