企业数字档案馆室建设Word下载.docx

企业数字档案馆室建设Word下载.docx

《企业数字档案馆室建设Word下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《企业数字档案馆室建设Word下载.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

1概念与大体特点

概念

本指南所称的企业数字档案馆（室），是指企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行搜集、整理、保留，并通过网络提供档案信息效劳和共享利用的集成治理系统平台。

大体特点

与企业传统档案馆（室）相较，企业数字档案馆（室）具有以下特点：

1）档案资源数字化

通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各类档案信息。

2）档案治理信息化

企业数字档案馆（室）将档案治理业务流程固化在电子档案治理系统中，实现数字档案资源的自动化治理，档案的收、管、存、用通过信息技术手腕来实现。

3）档案效劳知识化

企业数字档案馆（室）利用知识治理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方式，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持效劳。

2建设目标与原那么

建设目标

通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新进展，全面提升档案治理、开发共享效劳能力，增进企业提高治理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康进展提供有力支撑。

建设原那么

企业数字档案馆（室）建设应坚持以下原那么：

1）统筹计划，分步实施

企业应将数字档案馆（室）建设纳入企业信息化建设计划，做到同步计划；

建设企业数字档案馆（室）应做好整体架构、技术方案的计划，系统建设应考虑可扩展性和兼容性；

应依照现有条件有打算、有步骤地建设企业数字档案馆（室），充分保证每一时期工作目标的实现。

建设进程中档案部门要与企业信息化部门、业务部门、保密部门等协同工作。

2）需求导向，利用优先

企业数字档案馆（室）建设应围绕企业研发、生产、经营、治理等企业中心工作，优先建设重要档案资源。

档案资源数字化应以需求为导向，对利用频繁、形成年代相对较早、价值宝贵的档案应优先进行数字化。

网络架构应有利于档案信息资源的共享利用，电子档案、档案数字化复制件存储格式的选取应符合长期保留需要，便于利用，电子档案治理系统功能实现、界面等应尽可能符合用户操作适应。

3）平安保密，合法合规

企业数字档案馆（室）建设应遵守国家法律法规和标准标准，成立健全平安保密治理制度，确保档案信息平安。

应依照平安保密要求开展电子档案治理系统设计、实施、运行和保护。

3基础设施建设

企业数字档案馆（室）基础设施建设应充分考虑档案信息平安、保密的需要，尽可能选择技术上自主可控的设施设备。

机房建设

机房建设应依照数字档案馆（室）运行需求和机房建设大体要求，充分利用企业现有信息化基础条件，通过改造、添置设备等方式，建设知足数字档案馆（室）运行要求的机房；

涉密机房建设应符合国家有关保密规定。

网络设施

企业数字档案馆（室）的网络应接入企业网，并与互联网隔离，治理涉密档案的数字档案馆（室）网络应与互联网物理隔离。

也能够成立企业档案部门局域网。

网络建设应考虑电子文件收集、归档和电子档案治理、利用需要，网络带宽等性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输要求。

硬件设备

依照电子档案治理系统及基础软件系统部署和高效稳固运行需求配备效劳器。

依照科学、可行的存储蓄份策略，配备稳固与适当冗余的数据存储蓄份设备。

配备知足工作需要的运算机、扫描仪、数码照相机、打印机和刻录机、移动存储介质等设备。

基础软件

应结合企业信息化的现状，在统筹利用企业业已运行的基础软件系统的基础上，结合企业数字档案馆（室）开发和运行的需要，配备正版或通过标准测试、记录的自主开发的基础软件，如操作系统、数据库治理系统、中间件、全文检索工具、光学字符识别软件等。

其他设施

应依照需要配备相对独立、符合平安保密要求的档案数字化加工厂所和电子档案阅览场所。

4电子档案治理系统建设

搜集功能

1）电子文件记录

具有电子文件手工记录功能，元数据项在知足国家有关标准要求的前提下，可依照需要增减，具有元数据手工记录校验功能；

可对电子文件元数据依照权限进行更改、删除、检索、全文挂接等操作。

2）电子文件和电子档案在线接收

应具有符合《企业电子文件归档和电子档案治理指南》有关要求，从业务系统接收电子文件及其元数据的接口。

具有从其他电子档案治理系统接收电子档案的功能，功能符合《电子档案移交与接收方法》有关要求。

3）电子文件和电子档案离线接收

应具有电子文件、电子档案和其他数字资源离线批量导入功能，支持常见的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元数据文件及符合长期保留要求的文件格式全文文件的导入接收，并实现元数据、目录数据与对应电子文件、电子档案的自动关联。

数据导入进程中应支持数据的校验，如是不是唯一、是不是能够为空、日期格式是不是正确等。

当显现部份数据导入失败，应提供报告，指明哪些数据导入失败。

如显现中断（如：

断电、断网、死机等），应支持断点续传，再次导入时从中断记录处接续导入。

电子档案的离线接收功能符合《电子档案移交与接收方法》有关要求。

4）电子文件和电子档案接收检测

应具有电子文件和电子档案接收的检测功能，能依照电子文件归档和电子档案接收的检测要求对接收的电子文件的“四性”和电子档案的有关属性进行检测，对检测不符合要求的电子文件或电子档案进行标记。

5）传统载体档案全文信息上传挂接

具有传统载体档案全文信息上传挂接功能，支持单个、批量文件上传等方式，能成立目录与其对应全文间的关联关系，并维持关联关系稳固。

整理功能

分类

依照企业确信的分类方案，将归档文件进行分类，给定分类代号，并支持按年度、保管期限、机构（问题）等多种分类方案分类。

划定保管期限

依照档案保管期限表对归档文件划定保管期限。

组件

对来自不同系统的归档电子文件依照组件规那么组成“件”，并对件内文档按必然的规那么进行排序。

组成保管单位

能对归档文件依照设定规那么自动或在人工干与下组成保管单位，并能按规那么将保管单位内文件排序定位。

能在人工干与下调整归档文件所属保管单位并从头排序定位。

编号

依据档号编制规那么形成档号，所形成档号唯一、简明、合理、稳固、可扩充。

编目

依照需要能够编制各类目录。

提供标准的档案目录模板，方便套打出案卷封面、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、全引目录、备考表、卷（盒）封面和脊背等。

应支持进行目录模板制作，用户能够对模板中的字体、打印内容、排序方式等进行调整。

应提供打印预览功能，并支持多模板批量生成和打印功能。

关联关系成立

具有成立同一件归档文件不同载体间或是文件间关联关系功能。

表格导出

支持案卷封面、卷内目录、归档文件目录或全引目录、案卷目录、备考表等信息的通用格式文件导出功能。

保留功能

电子档案存储格式转换与信息组织

支持电子档案存储格式的转换，将存入系统的电子档案转换为符合长期保留要求的存储格式。

系统可按《电子档案移交与接收方法》和离线存储载体容量进行信息组织，将组织好的档案存至相应的离线存储载体上。

电子档案长期保留

应支持采纳迁移、仿真、封装、检测等方式保障数字档案信息的长期保管；

能对非通用格式电子档案阅读所需要的原始软硬件在系统中进行标识。

档案整理

系统应依据电子档案保管和利用的业务要求别离成立相应数据库。

能依照全宗归属、分类号、保管单位序号及其整理规那么、件号、件内文档排列规那么等将电子档案排列定位和呈现。

备份

应支持备份，包括软件系统备份、数据库备份和电子档案备份，能依照数据重要程度选择在线、离线等不同的备份方式。

按期鉴定

支持辅助人工完成档案的按期鉴定工作，依照保管期限、归档日期、密级等属性自动列出到期档案，提示系统治理员或档案治理员等进行销毁前鉴定和保管期限调整、利用开放、密级调整等相关操作。

销毁治理

支持对需销毁档案进行销毁申请、审批、成立销毁标记、监销、删除等操作。

移交

具有依照进馆要求或其他有关要求生成移交电子档案信息包等功能，对已移交的电子档案或其他数字资源进行移交时刻及去向标识。

介质治理

支持对寄存电子档案存储介质的统一治理，系统治理员可依照介质保管的实际需求为相应电子档案设置相应的存储介质。

具有介质预警功能，当剩余容量达到设定阈值时，通知系统治理员。

统计功能

应支持依照全宗、分类、时刻、文件格式、利用情形等设定规那么进行统计、结果显示和打印，并以电子文件形式输出统计数据，支持自概念报表功能。

统计结果能按《全国档案事业统计年报制度》给定格式输出统计数据。

利用功能

检索

支持按属性检索档案，具有精准检索、模糊检索、高级组合检索、挑选检索、关联检索、深切二次检索等多种检索方式；

有条件的企业可开发全文检索功能。

阅读

应支持对常见格式电子档案或其他数字资源进行阅读，支持常见格式多媒体电子档案或数字化档案信息的播放。

应具有电子档案或数字化档案信息按权限下载功能。

借阅

支持电子档案借阅申请、审批、授权，具有实体档案借阅预约、催还、归还等功能，审批流程符合档案利用治理制度。

编研

支持用户依如实际需求设置编研专题，能自动将符合该专题条件的档案进行归集。

开放利用设置

支持对目录数据及全文设置开放利用标识。

复制治理

具有电子档案复制申请、审批功能，能够进行复制；

具有实体档案复制申请、审批、复制件分发记录等功能。

利用成效反馈

支持用户对利用档案产生的经济效益或社会效益进行反馈。

知识治理

可依照需要开发知识治理功能，支持档案信息的知识标签、知识地图、档案信息深层次加工、档案信息主动推送等。

系统治理功能

日记治理

应有日记记载功能，记录系统启动和关闭信息、用户登录信息等，每条日记至少应记录操作对象、用户、时刻、运算机、操作类型等属性。

提供针对日记的检索、审计、统计功能。

支持依照必然规那么自动生成日记审计报表，支持日记导出、删除、审批等操作。

系统设置

支持对档案流程化治理，可依照不同类别档案治理要求设置相应治理流程，可对流程进行跟踪与回溯。

支持代码表的设置保护，如：

年度、保管期限、密级、部门、分类号等代码；

系统中的分类方案可依照用户需求增减。

支持元数据的设置保护，能够概念字段名称、类型、是不是为空、是不是唯一、字符串长度限制、取值范围、组合字段等信息。

具有全宗设置功能，能实现区分全宗进行治理。

用户治理

支持直接录入用户信息和通过接口方式读取其他系统中的用户信息，支持用户与IP地址绑定，支持“三员”分立。

组织机构设置治理

支持直接录入组织机构信息和通过接口方式读取其他系统中的组织机构信息，支持组织机构的多级治理功能。

权限治理

具有权限治理功能，保证授权用户能够在其权限范围内进行合法操作。

权限能够精细地操纵指定用户对指定档案记录的访问和