办公室7S管理办法-标准版.docx
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2016 26
关于印发《办公室7S管理办法》的通知
公司各部门:
为保持项目部办公区办公环境明净、舒适,保证良好的工作秩序与严明的工作纪律,提高工作效率,减少浪费,节约成本,并且提升员工的素养,养成良好的工作习惯。
经公司研究决定实施《办公室7S管理办法》,现将该办法印发给你们,请认真领会并遵照执行。
二〇一六年七月二十三日
—13—
办公室7S管理办法
一、办公室7S实施目的
为保持办公区办公环境明净、舒适,保证良好的工作秩序,提高工作效率,减少浪费,节约成本,提升全体工作人员真、善、美的品质,不断规范日常工作,革除马虎之心,养成凡事认真的习惯,塑造高效率的行政办公形象,进而培养特有的办公室文化。
促使
7S活动向“形式化---行事化---习惯化”演变,塑造公司良好的内部形象,特制定该管理办法。
二、办公室7S管理基础要求
办公室7S管理办法的推广需要全体员工认真对待并共同努力推广执行。
在此过程中,需要全体员工做到以下要求:
(一)自我监督。
活动推广需要每个人认真学习理解并深入贯彻执行,在日常工作中自觉得进行自我监督,达到逐步修正,从
“有意识”到“无意识”。
(二)互相监督。
日常工作中需要员工做到互相监督、互相提醒,如有发现他人不小心忘记进行某项的管理,需善意提醒,以达到互帮互助,互相弥补的目的。
(三)加强监督。
办公室7S管理办法的推广需要认真细致得对待,该办法涉及日常工作中细节较为繁杂、细微,因此在逐步推广过程中应逐条严格按照办法执行实施,并在后续工作中继续强化监督,达到最终使7S管理办法成为自然而然的行为的目的。
三、办公室7S定义与目的
7S就是整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁
(SETKETSU)、素养(SHITSUKE)、安全(SAFETY)、节约(SAVE)七个项目,简称为7S。
(一)1S:
整理
定义:
区分必需品与非必需品,现场不放置非必需品。
目的:
将“空间”腾出来活用。
(二)2S:
整顿
定义:
将寻找必需品的时间减少为零。
目的:
不浪费“时间”找东西,提高工作效率。
(三)3S:
清扫
定义:
将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态。
目的:
消除“脏污”,保持职场干干净净、明明亮亮。
(四)4S:
清洁
定义:
将整理、整顿、清扫进行到底,并且制度化。
目的:
通过制度化来维持成果。
(五)5S:
素养
定义:
对于规定好的事,大家都要遵守执行。
目的:
提升“人的品质”,成为对任何工作都讲究认真的人。
(六)6S:
安全
定义:
消除工作中的一切不安全因素,杜绝一切不安全现象。
目的:
保证员工、工作的顺利安全进行。
(七)7S:
节约
定义:
养成节省成本的意识,主动落实到人与物。
目的:
养成个人良好的美德,同时帮助降低公司成本。
四、办公室7S具体实施要求
(一)整理
对办公室的物品进行分类处理,区分为必要物品与非必要物品,常用物品与非常用物品,一般物品与贵重物品等等。
1.每个月对自己负责的文件(包括电子文档)进行整理,将确定过期或是无效的文件全部销毁,无用的电子文档全部删除,将自己整理好的需要保存的资料统一打包,定期发给资料员进行统一的归纳整理。
2.各办公室所管辖的物品、设备等要保持整洁、干净、摆放整齐、规范,并每半年进行一次盘点,该保存的做好分类保存,该报废的报相关部门进行报废处理。
3.物品分类:
(1)设备:
电脑、打(复)印机、文具、书籍等;
(2)空间:
柜架、桌椅等;(3)物品:
办公用品、个人用品、妆饰品等。
(二)整顿
对非必要物品果断丢弃,对必要物品进行妥善保存,对于整理后留在办公室的物品分门另类放置,秩序井然,明确数量、有效标识,做到想要什么即刻便能拿到,有效消除寻找物品的时间浪费。
1.办公桌:
(1)除文件夹、电话、电脑、台历、笔筒及小型
绿色盆栽和个人日常生活必需品如水杯外无其它物品;人离开半个小时以上在离开前应将桌上物品摆放整齐;桌上不得堆放杂物。
(2)抽屉:
办公的常用物品如订书器、订书订、回形针、剪刀、涂改液、便签本、胶水、计算器等放在第一层抽屉里;个人参考资料、空白稿纸等书本类放在第二层抽屉;私人物品如背包等存放在第三层抽屉里。
2.座椅:
靠背座椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正。
3.有饮水机的水源要充足,一次性纸杯放置在合理的位置上。
4.合理使用空调、风扇等设施,提倡节能环保理念,离开办公室半小时以上要确保关闭电源。
5.电源线、网线等各类电线应固定有序放置。
6.小盆栽、钟表等小型装饰物品摆放位置美观妥当。
(三)清扫
对各自办公室、办公设施周围定期清扫、清洗,保持无垃圾、无脏物。
1.个人区域:
桌面干净、整洁,桌面下无垃圾、无杂物,保持干净。
2.办公设备:
电脑主机、显示屏、键盘、鼠标、文件架、笔筒、台历及个人生活用具如水杯保持干净、无尘土、无污渍。
3.地面、墙壁、屋顶无灰尘、杂物,窗明几净。
4.文件资料合理归档。
(四)清洁
将前面实施的做法制度化、规范化,维护清扫后的整洁状态。
1.彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。
2.有文件、档案、办公用品的管理制度。
3.明确各项制度的责任人。
4.将各项制度传达到人。
(五)素养
提高员工的思想水准,增强团队意识,养成按规定做事的好习惯,并持之以恒的实施,从而养成习惯。
1.让员工熟悉7S管理的内容,并积极的参与7S管理。
2.钻研本职技能,努力学习,多向优秀员工学习。
3.服从管理、团队协作、少报怨、多行动。
4.制度礼仪用语。
5.要求员工遵守公司的各项管理制度,工作时保持良好的状态。
6.通过讲授经验、集中讨论等活动,提高参与者的素养,这是7S管理的核心。
(六)安全
消除办公区安全隐患,预防安全事故的发生,避免因发生安全事故而造成经济损失。
1.对于危险品要有明显的标识。
2.安全通道口不得堆放任何物品。
3.灭火器应在指定位置摆放且处于有效期内。
4.经常检查电源、线路、开关、插座是否有异常现象。
5.建立防火、防盗、防汛等应急制度。
(七)节约
对时间、空间、资源等进行合理配置,秉承勤俭节约的原则,节约成本,建设节约型企业。
1.工作安排有序,时间观念强。
2.节约纸张、文具等办公用品,提倡文档双面打印,能用网络传递的尽量不用纸制文件传递。
3.计算机、电源、水源等在离开时必须关闭开关,区域无人时要切断电源,禁止长明灯,长流水现象。
4.节约粮食,不乱倒饭菜;各类废旧办公用品要统一回收利用。
五、办公室7S现场管理监督推广办法
本次办公室7S管理办法采取监督推广办法,自实施之日起,各位员工需要认真学习并贯彻执行本办法,在工作中自觉按办法要求做好相应细节处理,并不定期进行自检和互相检查,如发现他人有与要求不符之处需提出并同时自检,务必将此办法严格执行下去。
同时,在本办法推广过程中需要各部门及各人员积极,尽量在最短时间内将此办法养成习惯性行为,以提高公司整体素质、提升办公环境品格、提高工作效率,使工作得以更加高效、更加规范得进行。
六、本管理办法自下发之日起实施。
附件:
办公室7S管理自查标准表
主题词:
办公室 7S管理办法通知
报送:
执行董事、监事、总经理、总监及公司各部门
河南灏元投资担保有限责任公司 2016年7月23日印发
附件:
办公室7S管理自查标准表
7S内容
序号
检查内容及标准
检查频率
整理
1
扔掉废弃物,将不再使用的文件资料或破旧书籍、
过期报纸等按公司要求的方式废弃。
1次/日
2
将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于
文件柜中。
1次/日
3
将经常使用的文件资料进行分类整理,整齐放于办
公桌抽屉或长柜中。
1次/日
4
将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类,整齐放于办公桌面或长柜上,做到需要的
文件资料能快速找到。
1次/日
5
将工作服、私人用品等按类别整齐放于更衣柜中,无更衣柜的,应将工作服等个人用品挂在衣架或放
置于办公桌的长柜中。
1次/日
6
柜(橱)顶、长椅上、沙发上、窗台上禁止摆放任
何物品。
1次/日
整顿
7
物品摆放整齐,办公桌、椅、柜(橱)、衣架、盆
架等物品放置要规划有序,布局美观。
1次/日
8
办公桌面可放置办公设施:
台历、文件夹、正在使
用的文件、票据、电话、茶杯等物品,要求放置整
2次/日
7S内容
序号
检查内容及标准
检查频率
齐有序。
9
办公桌挡板、办公椅上禁止搭挂任何物品。
2次/日
10
笔、墨、橡皮、尺子等办公用具整齐放于桌面一侧
或抽屉中。
随时
11
办公桌面、办公桌抽屉内(最下面一个除外)物品应整齐有序、分类放置,没有作废或与工作无关的
物品,如抹布、个人物品、报纸等。
1次/日
12
报纸、杂志等阅读资料看完后要收起,需要留存的
整齐放于文件柜内或报架上。
1次/日
13
暖壶、茶杯可在矮橱上整齐放置,不具备条件的可整齐放于地面一侧;茶叶桶应整齐放于办公桌抽屉
一侧。
1次/日
14
办公室内电器线路走向规范、美观,电脑线不凌乱
。
定期自查
清扫
15
办公室防盗门、木门、玻璃门等要里外清洁,门框
上无灰尘;推拉门轨道要清洁无积物。
1次/日
16
地面及四周踢角干净,要显露本色,无灰尘、污迹
。
1次/日
17
室内墙壁及屋顶每月清扫一次,做到无污染、无爆
皮、无蜘蛛网;墙上不许乱贴、乱画、乱挂、乱钉
1次/月
。
7S内容
序号
检查内容及标准
检查频率
18
窗台不锈钢防护架及窗台无杂物、无灰尘;纱窗干
净,无水迹、雨迹、污迹;窗框洁净无污迹。
1次/日
19
窗帘整齐洁净、无灰尘,悬挂整齐。
1次/日
21
灯具、空调、微机、打印机等电器,表面洁净,无
灰尘;各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患。
1次/日
22
文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹,柜
内各种资料、票据分类整齐存放,并根据资料内容统一标识。
2次/日
23
办公桌面、挡板内外、长柜内外应保持洁净、无灰
尘、无污迹。
1次/日
24
电话要擦拭干净,整齐放于办公桌横板处或办公桌
面;电话线要整齐有序,不凌乱。
2次/日
25
垃圾筐要及时清理,垃圾不能超过3/4;门后禁止存放垃圾;条帚、墩布、簸箕等清洁用具整齐放于门后;抹布可叠好放于盆架上,或整齐搭挂于门后
1次/日
。
清洁
26
保持整洁,持之以恒。
每天上班前对自己的卫生区
进行清扫。
1次/日
27
上班时间随时保持自己的区域清洁。
随时
7S内容
序号
检查内容及标准
检查频率
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