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1、明确本单位相关部门和人员的工程资料归档职责,做好职责范围内的各项工作,在完成收集、整理、审核工作后,应及时立卷,及时向项目法人等单位移交归档文件,并应附带提交自查报告,办理移交手续。
2、工程建设前期、建设管理和竣工验收阶段的档案编制单位为项目法人;
监理文件的编制单位为监理单位;
施工文件、竣工图的档案编制单位为施工单位。
3、各参建单位未按要求提交工程档案的,不得通过验收;
工程档案达不到规定要求的,项目法人不支付5%的保留金;
凡档案内容与质量达不到要求的,不得通过工程档案验收;
未通过档案验收或档案验收不合格的,不得进行或通过工程项目的竣工验收。
4、各参建单位文件材料的收集、整理工作应与项目建设同步进行,是归档的材料达到完整、准确、系统,应采取必要的安全防护措施,确保保存的文件材料的安全。
5、各参建单位应加强与建管处资料室的联系,相互沟通,互相配合,共同做好档案的归档、验收工作。
五、归档文件的质量要求
牡丹江市亚行贷款城市防洪工程项目归档的文件质量、竣工图、声像资料、保管期限、密级等应符合要求。
六、立卷要求、分类方案和档号的编制
(一)立卷要求
1、工程准备、工程建设管理、工程竣工验收阶段形成的文件材料,由牡丹江市亚行贷款城市防洪工程建设管理处各部门负责收集,交建设管理处资料室整理、立卷,按建设前期、建设管理期和竣工验收材料分别组卷;
单位工程项目形成的建设管理文件材料由各项目部负责收集、整理,按单位工程和问题组卷,同一问题的资料按照时间顺序排序。
2、工程施工阶段形成的施工文件材料,由施工单位负责其所建单位工程资料的收集、整理、汇总,经主管其工程的监理工程师审查合格后,由施工单位立卷。
案卷分为:
综合卷、验收评定卷、竣工图、声像资料卷。
综合卷分A、B两部分:
A、基本资料;
B、施工管理资料;
可根据资料的多少分别单独组卷,亦可组合为一卷。
3、监理工作中形成的文件材料,由监理单位负责收集、整理、汇总,按单位工程和问题立卷,同一问题的资料按照时间顺序排序。
(二)工程资料分类方案
1、工程资料的分类
根据水利部水办[2005]480号文件《水利工程建设文件材料归档范围与保管期限》的要求,国境界河工程资料分类为:
工程建设前期文件材料、工程建设管理文件材料、施工文件材料、监理文件材料、财务、器材管理文件材料、竣工验收文件材料。
分类代号一次为:
Q、G、S、J、C、Y。
(三)档号的编制
根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》,档号由全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号组成的原则,确定城防工程项目的档号。
其工程项目的档案号是由工程项目和头编号的缩写、工程资料的分类的分类代号和案卷号组成。
监理单位文件的档号依据工程项目合同号编目。
1、合同编号的缩写:
工程项目合同编号为MFH/YH-XX。
M——代表牡丹江;
FH——代表防洪工程;
YH——代表亚行贷款;
XX——标段序号,由两位数组成,1-9数字前由零补位。
2、资料的分类代号:
如牡丹江市亚行贷款城市防洪工程第一标段的施工资料,其文件的分类代号为S,监理类文件为J。
3、案卷号:
是指案卷按一定顺序排列后的流水号。
档号的编制案例:
如牡丹江市亚行贷款城市防洪工程第一标段的工程资料的档号编制
该工程项目合同编号为MFH/YH-01,编制该工程项目施工资料第三卷的档号应编写为MFH/YH-01S-3;
监理资料第二卷档号应编写为MFH/YH-01J-2;
财务、器材管理文件材料第一卷档号应编写为MFH/YH-01C-1。
七、工程文件材料的归档范围及分类提纲
根据水利部关于《水利工程基本建设项目档案管理规定》(水办[2005]480号)文件附件3《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》要求,依据省水利质量监督站项目文件与归档与提纲,结合工程资料的归档范围及分类提纲内容如下:
第一项:
施工文件材料
一、综合卷
A、基本材料
(一)合同文件
1、中标通知书;
2、合同协议书,包括:
施工承包合同、原材料采购合同协议书等;
3、履约保函类文件;
4、保险文件;
5、工程变更申请与审批文件;
6、工程延期申请与审批文件;
7、合同违约纠纷及处理文件;
8、价格、单价变更申请与审批文件;
9、其他有关合同管理文件。
(二)资格文件
1、企业资质、营业执照、安全生产许可证、组织机构代码证;
2、项目经理、技术负责人、质检员、安全员等主要施工人员、职称证书;
3、施工、检测等设备鉴定证书。
(三)开工准备
1、工程项目划分请示批复文件(附划分表);
2、技术交底,包括:
设计交底会议纪要、图纸会审纪要、设计变更文件、基点基线的移交记录文件等;
3、施工组织设计方案,包括;
批复文件、施工组织设计、试验检测计划等;
4、施工前复测成果报验单及成果表;
5、施工放样报验单及成果表;
6、现场施工人员、机械设备审查表;
7、设计文件和施工图纸会审表;
8、原材料质量及证明文件,包括;
原材料报审表,各种原材料出厂合格证书,复验报告单、混凝土配合比、抗压报告,其他检测报告单等;
9、各项计划,包括:
材料供应计划,资金计划,应急防洪渡汛计划,安全生产预案,施工进度计划及审批表(审批表在前)
等;
10、工程开工令
(1)合同项目(单位)工程开工令,后附开工申请报告;
(2)分部(分项)工程开工令,后附分部(分项)工程开工申请表;
(3)单元工程开工令,后附单元工程开工申请表。
B、施工管理资料
(一)建立机构签发资料
1、进场通知;
2、会议纪要;
3、监理通知;
4、工程现场书面指示;
5、建立机构签发的技术要求等。
(二)建设单位签发资料
(三)质量监督机构下发文件
(四)施工进度控制资料,包括:
实际施工进度计划表,工程进度完成情况表,工程进度投资完成情况表,施工质量控制方案。
(五)施工月报
(六)安全生产,包括:
检查记录,教育记录,会议记录。
(七)施工总结报告,包括:
施工技术总结,施工管理总结报告。
(八)其他资料,包括:
施工日志,施工大事记,其他资料。
二、验收评定卷
(一)单位工程
1、验收资料,包括:
鉴定书,验收质量结构,申请报告;
2、评定资料,包括:
单位工程质量评定表,工程外观质量评定表,工程外观质量检测表,单位工程质量核定表,单位工程施工质量检测资料核查表,单位工程设计指标与实际指标符合表,单位工程设计变更情况登记表,单位工程质量问题和历次检查所提出整改意见的处理情况复核表等。
(二)分部工程验收评定资料
鉴定书,验收质量结论,申请报告;
分部工程验收签证,分部工程质量评定表。
(三)单元工程质量评定资料
包括:
单元工程质量评定表,工序质量评定表,重要隐蔽工程(关键部位单元工程)质量等级签证表,重要隐蔽单元工程检查记录,工程施工工序质量验收合格证(三检制),工程施工质量联合检验合格证等。
三、竣工图(竣工图章见附件1)
四、施工声像资料
第二项建立文件资料
一、监理单位前期资料
包括:
监理规划,监理实施细则,监理旁站计划。
二、监理批复的施工前期控制资料
施工组织设计,现场组织机构及人员资格,进场施工准备、仪器清单,进场材料、半成品、设备清单,现场测量控制网路布置图,工程用混凝土、砂浆配合比,开工报告,工程项目划分表,竣工资料目录。
三、监理批复的材料质量控制资料
水泥、钢材资料,砂、碎(砾)石资料,混凝土、砂浆试块资料,其他材料资料。
四、工程施工质量控制资料;
1、监理批复的工程放样资料;
2、监理批复“单元(工序)工程质量检验合格报验表“;
3、分部工程验收签证;
4、单元工程验收鉴定书;
5、其他资料。
五、监理对设计变更的批复、通知
六、会议纪要
监理第一次工地会议纪要,技术交底会议纪要,图纸会审会议纪要,监理例会会议纪要,其他会议纪要。
七、监理上报、月报资料
八、监理报告
监理竣工验收工作报告,其他工作报告。
九、其他资料
监理日志、监理日记等。
十、监理工作声像资料
第三项检测文件资料
检测单位应按单位工程项目,将工程抽检合同、抽检计划、抽检实施记录、抽检测报告、抽检工作管理报告等项资料的收集、整理,按顺序装订成册,交工程项目部验收合格后,归为工程项目管理资料部分,由工程项目部组卷,竣工验收后交资料室归档。
第四项竣工验收文件资料
1、项目法人竣工验收申请报告及批复;
2、竣工财务决算,包括:
审计意见,整改报告,竣工财务决算书,其他资料;
3、竣工验收自查,包括:
竣工验收自查工作报告,自查会议记录;
4、竣工技术预验收,包括:
竣工技术预验收工作报告,竣工技术预验收记录;
5、竣工验收,包括:
(1)竣工验收鉴定书。
(2)会议记录。
(3)工程建设管理工作报告。
(4)工程建设大事记。
(5)拟验工程清单、未完工程清单、未完工程的建设安排及完成时间。
(6)验收鉴定书(初稿)。
(7)渡汛方案、工程调度运用方案。
(8)工程建设监理工作报告。
(9)工程设计工作报告。
(10)运行工作管理工作报告。
(11)质量和安全监督工作报告。
(12)竣工验收技术鉴定报告。
(13)重大技术问题专题报告。
(14)环境保护、水土保持、消防、人防、档案等专项验收意见。
(15)工程建设声像材料、竣工及其他验收会议主要情况的声像材料等;
6、检测抽检资料,包括:
抽检合同(由项目法人与检测单位签订),抽检方案及批复(项目法人提出,质量监督机构审核,竣工验收主持单位核定),抽检检测报告(检测单位提供);
7、其他资料。
8、第五项工程建设前期文件资料
1、规划报告书及批复文件;
2、可行性研究,包括:
水利部松辽委审查批复,省水利厅审查批复,建设单位可行性研究报告的请示,设计单位编制的可行性研究报告,可行性研究设计图;
3、初步设计,包括:
(1)水利部松辽委初设批复,省水利厅初设审查批复,建设单位初步设计的请示,设计单位编制的初步设计报告。
(2)初步设计变更批复,初步设计变更的请示,设计单位编制的施工设计图等;
4、有关招标技术设计、施工图设计及其审查文件材料;
5、各阶段环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件;
6、各阶段评估报告、鉴定、实验等专题报告。
第六项工程建设管理文件
1、合同,包括:
建设
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