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党和国家的方针、政策、上级机关的指示、指令、本单位的总体安排、目标管理、领导决策以及各种重大事件、重大活动过程中所形成的文件资料,下属各个单位贯彻实施领导决策的情况和反映,各方面的动态、情报资料等等,上下左右、四面八方的信息,都在办公室汇集和综合。
办公室的中心地位还体现在办公室工作的多向性上。
办公室的工作一般都是通过纵横交叉的网络,与上下、左右、内外各种渠道发生相应的联系。
整个办公室在多向性、多渠道的立体交叉的管理网络中居于中心的位置。
因此,办公室不同于具体的业务股室。
业务股室是部门的执行机构。
而办公室则一般不直接参与各项具体业务工作,它是综合管理机构,看上去游离于管理之外,实际上又存在于各种管理之中。
(2)枢纽的地位和作用
办公室在一个机关中,是沟通上下、协调左右、联系各方,保证机关工作正常运转的枢纽。
如果把一单位比作一个人的话,那么,领导层、决策机构是大脑;
业务股室、执行机构是四肢;
办公室则是中枢神经系统。
是办公室把大脑的指令传递给四肢,又把四肢的信息反映给大脑,以便让大脑及时调整决策,推动整个肌体的正常运行。
办公室实际上就象铁道系统中的枢纽站,水陆联运的交会点。
(3)窗口的地位和作用
办公室是一个单位的总进出口,处于联络站的地位,是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。
办公室负责接收处理上级和兄弟单位的来文来函,接待上级领导的视察、检查和兄弟单位的参观学习,处理各种公务往来,接待人民群众来访等等。
一般与外界的联系,都首先要经过办公室,外界对一个单位的第一印象也常常是看办公室的精神面貌、思想作风、管理水平与工作效率等。
本单位领导得到外界的各种信息,一般也是靠办公室这个“窗口”。
总之,办公室是沟通上下的咽喉,是联系左右的纽带,是传递信息的中枢,又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足。
因此,办公室工作做得好坏直接关系到党和国家的路线、方针政策能否在本单位的贯彻落实,直接关系到本单位的形象和声誉。
三、办公室工作的性质和特点
(一)性质
办公室是一个单位的综合管理机构,具有明显的综合性和服务性:
(1)综合性。
办公室的综合性主要是由以下四个方面组合形成:
首先是多方面基础工作的组合。
办公室的业务范围很广,诸如调查研究、公文撰写、文印收发、会务接待、信访工作、上下联络、档案管理、机要保密等大量的政务性和事务性的基础工作,都在办公室综合承办。
其次是多方面信息的组合。
办公室作为一个单位的信息网络中心,四面八方,上下左右的信息,都在办公室汇集与综合,并且发挥出信息的综合效应。
第三是多知识、多技能结构人员的组合。
由于办公室的工作的多向性、多功能,要求办公室人员的知识和技能结构也必须多种多样,形成一个“通才”与“专才”相结合的有机整体。
例如:
办公室负责人要当领导的参谋和助手,必须具备较好的政治素质、知识文化修养和组织协调能力,能比较敏捷地领会领导的意图,善于统揽全局,善于集中领导的意见和群众的智慧;
从事文秘工作的人员,必须具备较强写作能力和较高的政策水平,吃透上情下情,熟悉业务,视野开阔,视觉敏锐,善于思考;
从事接待工作的人员,必须朝气蓬勃,热情、耐心,任劳任怨,不怕麻烦,灵活周到;
其他方面的工作人员,也要有相应的专业知识与技能。
第四是多学科组成的综合体。
办公室管理的基础理论就是在管理学、秘书学、统计学、档案学等多学科的基础上形成的,办公室本身也是由多种专业组成,并相互渗透、综合交叉形成的一个整体。
(2)服务性。
办公室除了具有综合性外,还具有服务性。
不论是参与政务,还是管理事务,都是为了搞好服务;
为领导工作服务,为同级、上下级单位服务。
服务是做好办公室一切工作的指导思想。
(二)特点
任何事物都有它的特点和规律。
从上述办公室的性质中,可以初步看出办公室具有以下七个明显特点:
(1)工作政策性强。
办公室的重要任务是处理公文,传递信息,办理公务,答复问题。
这些都是政策性很强的工作。
特别是对于重要公文,重要电话,重要信件,一字之差,就会造成重大差错;
说话办事,稍有不慎,就有可能造成一个部门乃至全局的被动。
(2)头绪多,综合性强。
所谓头绪多,一是接触面广,既要承上启下,又要横向联系;
二是工作范围广,既要参与政务,又要管理事务。
所谓综合性强,首先办公室作为综合管理机构,上下左右的各种信息都要在这里汇集综合。
其次,办公室本身就是多功能、多向性的综合体。
另外,目标管理、工作总结等也往往先由各股室提出,再由办公室综合。
(3)要求高,时间性强。
办公室要充分发挥助手作用,必须从偏重办文办事转变为既要办文办事,又出谋划策,从收发传递信息转变为综合处理信息,从单凭经验办事转变为实行科学化管理,从被动服务转变为主动服务。
办公室各项工作如果没有高标准、严要求,就不能保证工作质量,没有质量的服务是不会受到欢迎的。
同时办公室人员应有很强的时间观念。
没有时间观念,就谈不上工作效率,更当不好领导的助手,
(4)内容杂,服务面宽。
办公室是具体办事机构,上下左右、大大小小的事都会汇集到办公室来,工作内容极其繁杂。
但这些工作都是为单位发挥人、财、物的最佳效益而服务,为实现单位总体计划,管理目标而服务,必须认真落实。
(5)联系广,协调任务重。
办公室处于枢纽中心地位,工作头绪多,涉及面广,来往人员复杂,很多问题都需要办公室来协调或牵头解决。
(6)机要保密性强。
办公室保密范围很广,诸如:
文件保密、会议保密、传真保密等等,这是办公室保密工作的一个主要特点。
另外,办公室人员在领导身边工作;
接触机密的机会多,知道机密的时间早,所以办公室的保密工作与办公室每一位成员有直接的关系,办公室人员要有很强的保密观念,自觉遵守保密制度。
(7)工作被动性强。
办公室的辅助地位决定了它的工作的被动性。
办公室工作的被动性主要表现在两个方面:
第一,作为领导的辅助层,处于从属地位,办公室必须随时按照领导的指示和意图办事,不能自行其是。
第二,办公室又是单位的枢纽,每天要面对与处理一些事先不可能都估计到的事件,这是被动性的另一方面。
四、办公室的职责和任务
办公室的工作性质和地位作用,决定了其职责涉及的范围很广,头绪繁多。
其主要职贡和任务是办文、办事、办会:
(一)办文
文件收发处理流程及注意的事项:
公文处理是辅助决策的重要工作,是改进工作手段、提高工作效率、实现规范办公的根本要求,不仅体现出一个单位的工作水平,更重要的是直接影响到工作开展是否畅通、工作能否及时有效开展。
各学校一定要高度重视,加强领导,进一步明确做好综合信息平台管理工作。
(一)严格制度,规范办理
所有收、发文管理工作均由学校安排专人统一负责,所有学校应指定专人负责公文的收文和发文工作,以便在开展工作时的资料查找。
收发人员必须根据有关文件资料,如实填写好收文登记册和发文登记册,以便查找文件的去向,更好地做好各级各类管理工作。
(二)高度重视,严格管理(收文途径:
上级来文、平级学校来函)
1.及时签收。
收到上级部门下发的文件时要及时签收,(主要是教育和科技局来文,结合qq群进行讲解)公文管理员签收文件后,需要发送的文件,承办学校要安排专人及时送达,需要签收的按要求及时签收打印、登记,再次校核无误后,统一存放文件夹送学校主要领导阅批,按领导批示意见送相关责任人阅办,办理人员要急时,不得延误和积压,此时收文员要作好文件去向登记。
(结合教育和科技局的收文处理签进行讲解)各学校要指定一名校级领导负责此项工作,并确定一名公文接收员具体落实。
在每个工作日至少保证上午、下午各登陆一次“平坝区教育系统办公群”,切实做好信息关注工作,以免延误工作的上报。
一般情况下,三天内传件完毕,承办学校和承办人员必须严肃认真,讲求实效,办公室传送文件的管理员必须高度重视,认真履行职责,传送无误,适时催办督办,需要马上报送材料的文件如果找不到领导,可以通过电话进行沟通,讲出来意见汇报后发到相关股室,并在处理签上注明为电话请示:
同拟。
因传送文件失误,导致文件办理不当影响工作的,要追究相关责任人的责任。
2.按时办结。
学校主要领导认真阅批后,根据文件内容,在《传阅文件处理签》上签署办理意见;
但未经许可,不得随便代理收发工作,以免造成混乱;
各承办人员按照规定程序和文件要求及时办理,并由负责此项工作的同志及时督促办理,确保落实,不得耽误,责任人办理完毕后,及时将文件底稿、领导批示和正式文件三份合一交文件管理员进行整理归档,确保文档完整。
凡收存文件的文件柜要认真保管,借阅的要及时督促归还,保证文件资料完整、齐全。
3.立卷归档。
各学校要进一步加强公文的管理及归档工作。
各学校文件按要求办结后,由公文管理人员及时将文件进行分类、整理归档,装档文件要以件为单位进行归档,凡没有归档和存查价值的公文,经鉴别后可以进行销毁,销毁前务必做好销毁文件登记。
(档案管理在国庆节后在抽时间进行培训讲解)
办公室办文概念除了除了公文外还包括拟写公文。
根据《国家行政机关公文处理办法》公文的种类共13种,包括命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,学校用得最多的就是报告、计划、总结等。
重点讲解函、通知(结合教育和科技局的函及通知进行讲解)
学校用得最多的是请示与报告,请示与报告的相同点都是想上级汇报工作情况,都是上行文,区别主要体现在以下几个方面:
(结合教育和科技局的请示、报告讲解)
1.内容要求不同。
请示的内容要求一文一事;
报告的内容可一文一事也可一文数事。
2.侧重点不同。
请示属于请示性公文,侧重于提出司题和请求指示、批准;
报告属于陈述性公文,侧重于汇报工作,陈述意见或者建议。
3.行文目的不同。
请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题;
报告的目的是让上级机关了解下情,掌握情况,便于及时指导。
4.行文时间不同。
请示必须事前行文;
报告可以在事后或者事情发展过程中行文。
5.报送要求不同。
请示一般只写一个主送机关;
受双重领导的单位报其上级机关的请示,应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关,主报机关负责答复请示事项;
报告可以报送一个或多个上级机关。
6.篇幅不同。
请示一般都比较简短;
报告的内容涉及面较为广泛,篇幅一般较长。
7.标题写作不同。
一般来讲请示的标题中不写报告二字,就是xxx关于xxxxxx的请示;
报告的标题中不写请示二字,就是xx”x关于xxxxxx的报告。
8.结束用语不同。
请示的结尾一般用“妥否,请批示”或“特此请示,请予批准”等形式,请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求;
报告的结尾多用“特此报告”等形式,一般不写需要上级必须予以答复的词语。
9.处理结果不同。
请示属于“办件”
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