会议服务规范PPT文档格式.ppt
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,5,6,1.会场布置规范,1.1会场内布置:
6,7,1.会场布置规范,1.1会场内布置:
7,8,1.2会场外准备:
1.会场布置规范,8,9,2.会务保障规范,2.1人员准备1、会务人员在会议开始前半小时,需站立在前台内等候。
在参会人员到达前台时,主动、亲切询问参会人员部门及会议主题,确认参会信息后,引领参会人员进入会议室,开始会服。
若当日会议安排单未列其会议,应立即联系会务专员予以确认。
2、会议开始前二十分钟,将会议室内茶水准备就位。
9,10,2.会务保障规范,2.2茶水服务:
会前将放有茶叶的茶杯摆在桌上,在会议召开前,由会务人员用水瓶直接在桌前,将水杯端起往杯中倒水。
会务人员倒过水后,要逐杯加以检查。
检查时,可触摸一下杯子的外壁,如果是热的,表明已倒过水,如果是凉的,说明漏倒水了,要及时补倒。
续水,第一次续水须在会议开始后10分钟之内,查看参会人员喝水情况,以便决定续水时间及频率,原则上15分钟续水一次(具体需根据会议期间天气情况及参会人员喝水情况决定)。
倒续水时瓶口要对准杯口,不要把瓶口提得过高,以免溅出杯外。
如不小心把水洒在桌上或茶几上,要及时用小毛巾或纸巾擦去。
在往茶杯倒水、续水时,如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上,可把杯盖翻放在桌上或茶几上,只是端起茶杯来倒水。
会务人员在倒、续完水后要把杯盖盖上。
注意:
切不可把杯盖扣放在桌面或茶几上,如发现宾客将杯盖扣放在桌面或茶几上,会务人员要立即斟换,用托盘托上,将杯盖盖好。
倒水、续水都应注意按礼宾顺序和顺时针方向为宾客服务。
10,11,2.会务保障规范,2.3室温调整根据天气情况和会议室参会人数,及时调整空调温度,保持适宜室温。
2.4会务物品使用为参会人员提供会务物品使用协助,比如VGA线、激光笔、计算器、插线板、纸笔、电子白板等物品,并做好台帐登记工作。
2.5文件传递在前台接收并登记需传递进入会议室的文件,于会间送入会议室内。
文件签出后,及时通知递交人取回。
在文件传递时,须将文件放入蓝色A4封套内进行传递。
2.6茶歇服务集团重大会议期间,由会务人员准备茶点和咖啡。
茶点主要为饼干点心类和大果盘,提前放在休息区域,注意摆放对称和美观。
咖啡用于提神,在长时间的会议中,由会务人员提前用咖啡机将咖啡磨好后盛入纸杯,放在休息区域或送入会议室内。
11,12,3.会后收尾规范,3.1物品回收在会议结束后,立即通知保洁进行会议室清扫,并由会务人员回收会务物料。
3.2清洗茶杯在会议不忙时,由会务人员在茶水间进行茶杯清洗,清洗时须将会务间门关闭。
清洗流程如下:
将茶杯内的茶叶水倒净,用自来水冲洗至无茶叶残留,用84浸泡十分钟;
将浸泡过后的茶杯插入杯框内,放入洗碗机进行清洗;
检查本次清洗的所有茶杯,确保茶渍及污渍的清洗干净;
将干燥的毛巾平铺工作台上,将洗后的茶杯倒扣在毛巾空水15分钟;
将已空水的茶杯正立在消毒架上,开始自动消毒;
将控水毛巾用洗洁精清洗,放入洗衣烘干机烘干备用。
3.3会议室整理1、会议室使用完毕之后,会务秘书需及时检查各会议室,如桌椅是否归位、桌面是否整洁、相关电源设备是否关闭、完好。
有无遗留物品等2、在保洁人员打扫完会议室后,进行下一场会议的相关布置工作,12,
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