商务接待管理办法及流程(试运行)Word下载.doc
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在此基础上拟定相关接待计划,编制日程安排表,酌情安排接待标准。
2、行政部根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3、行政部根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店,酌情安排酒水、用餐标准;
需住宿的应提前按接待标准预约好客户下榻酒店。
4、行政部根据情况计划安排客户用餐酒店、娱乐项目。
5、如有会议,需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备,大型会议需准备领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并安排现场摄影摄像等。
6、根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,接送人员负责协作行政部接待人员协调安排,统一调度。
7、如有需要行政部应根据情况提前为客户购买车票或机票。
五、接待标准
一级接待标准
接待对象
政府部门正厅/局级及以上级别人员、大型集团董事长/总裁、社会各界知名人士
住宿标准
准五星/五星级酒店,商务套间
餐饮标准
大型高级饭店
接待陪同人员
董事长、副总经理、副总经理、接待人员
接待车辆
轿车/商务车;
1、迎接:
注意把握迎候时间,提前等候于迎接地点。
接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序,遵守介绍时的先后次序。
要先介绍主人,后介绍客人。
在介绍各方人士时,通常应当由尊而卑,按照其职务的高低,依次介绍。
来访时主人先伸手表示欢迎。
告辞时,待客人先伸手后,主人再相握。
初次见面时,时间一般控制在3秒内。
2、座谈:
确保集团环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将集团简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于接待室。
可根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
会谈结束,董事长及各与会人员陪同对方参观我集团办公环境,并由专员负责讲解介绍。
参观完毕,我方全体人员配合送客,董事长送至电梯口,其他人员陪同对方送至停车场。
3、用餐标准:
行政部根据集团标准预定饭店,一般为大型高级饭店(本地特色也可)。
4、下榻宾馆标准:
行政管理中心根据集团标准预定酒店,一般为准五星/五星级酒店,商务套间。
5、根据情况、客户意愿和兴趣提前计划参观我集团参建项目及游览路线。
6、根据情况向集团申请赠送礼节性礼品。
二级标准:
政府部门副厅级、正处级级别人员、大型集团副总裁
准五星酒店,商务大床房
大型较高级饭店
副总经理、接待人员
细则参考一级接待标准。
行政管理中心根据集团标准预定饭店,一般为大型较高级饭店。
(本地特色也可)。
行政管理中心根据集团标准预定酒店,一般为准五星酒店,商务大床房。
三级标准:
政府部门副处级及以下级别人员、中心/部门总经理、对口职能部门负责人
四星级/准五星级酒店,大床房/标准单人间
较高级饭店
部门负责人、接待人员
行政管理中心根据集团标准预定饭店,一般为较高级饭店(本地特色也可)。
行政管理中心根据集团标准预定酒店,一般为四星级/准五星级酒店,大床房/标准单人间。
六、接待礼仪:
1、仪表:
面容清洁,衣着得体。
2、举止:
稳重端庄,从容大方。
3、言语:
语气温和、礼貌文雅。
4、态度:
诚恳热情,不卑不亢。
5、迎接客户时:
要注意把握迎候时间,提前等候与集团门口或车站机场,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。
6、接受名片时:
要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。
7、过走廊时:
通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”。
客人行至处,办公人员应微笑示意。
8、进电梯时:
要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。
9、送客时:
根据身份确定规格,若送至集团门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。
七、保密事项
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍集团情况,又要内外有别,严守本集团商业机密,对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。
八、重要信息反馈
接待人员应及时记录来访客户信息,并将与来访者交流中取得的信息汇总整理,提取其中对集团有价值的信息传递有关部门负责人并由行政部存档。
九、相关文件
附1商务接待流程图
附2接待申请单
附3商务接待审核表
附1:
商务接待流程图
重要交流信息的传递及存档
商务接待流程结束
双方自由交谈
会议座谈结束
参观集团
集团送客
参观项目
机场(车站)送客
重要来访客户信息的存档
填写《接待联系单》交至
行政部
拟定接待计划及标准
会议座谈
专员讲解
接到商务接待预约
宴请客户(根据需要)
附2:
接待申请单
来访单位
来访事由
□政府考察□施工业务考察□战略合作□同行交流□投资或金融合作□协会考察□设计业务考察□评优评奖□一般往来□其他目的
人数
日程安排
派车接送
□需要□不需要
住宿
□需要□不需要
用餐
□需要□不需要
礼品
□需要□不需要
礼品名称及数量
姓名
性别
职务
备注
提交部门:
负责人:
附3:
商务接待审核表
1、客人信息:
姓名
单位
职务
2、接待时间:
年月日至年月日共日
3、接待事由:
4、洽谈参加人员:
5、陪同人员:
6、招待项目:
□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它:
7、接待标准:
□一级标准□二级标准□三级标准
8、赠送礼品:
□需要(名称数量)□不需要
9、其它要求:
申请部门:
___________负责人:
领导意见:
签字:
日期:
10
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