项目文档管理制度doc文档格式.docx
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本字段用两位英文字母表示
表1:
文档属性字段对照
发放对象:
表2:
文档接收对象字段对照
文档日期:
本字段6位数字,表明文档的发生时间,以便于查询和统计。
顺序编号:
本字段4位数字,系文档的顺序编号,此编号表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。
文档密级:
本字段1位数字,表明了文档的保密级别。
0级代表机密,项目经理及其指定人员阅读
1级代表秘密,项目组核心成员阅读
2级代表内部公开,项目组所有成员阅读(司机保姆等行政人员除外)
3级代表公开,所有项目组干系人均可阅读(包括合作方、分包商、代理商、采购供应商)
例:
与业主的第一份会议纪要的编码:
MI-CL-0001-030521-1
2.文档的存放
项目文档分别建立电子和纸面件档案。
电子档案目录如下,通过访问密码的设置控制不同密级文档的访问权限。
表3:
电子文档目录
纸面文档按文件的属性、密级分类存放,并填写《文件存放和访问控制表》(附件一)进行存放、借阅登记。
3.文档借阅
文档借阅流程如下:
(1)借阅人查阅文档编号清单(内部公开),确定所需借阅文档。
(2)向文档管理员提出借阅申请。
(3)文档管理员根据其身份确定阅读权限。
(4)判断所借阅文档是否在其阅读范围权限内,若有权限则转(6)。
(5)若所借阅文档超过其阅读权限,需经PM批准。
(6)文档管理员填写文档借阅记录表。
(7)借阅人签署文档借阅记录。
(8)根据阅读权限或临时授权,开放文档纸面复印件供其查看。
(9)借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。
4.文档审批
分为技术审批权限(初步审批)和签发审批权限(最终审批)两种。
(1)技术文档
各专业负责人对本专业的技术方案有技术处理及审批权限。
(2)财务及对外文档
是法定的权签人,所有财务文档、对外文档(与业主、分包商等的文档)必须由项目经理审批。
(3)工程文档
现场的施工经理、督导对于现场的设计、施工、进度、质量等拥有技术审批权。
5.文档流向
文档流向意在明确项目各阶段需要提交的主要文档、文档负责人及文档的主要流向。
详见附表二:
《文档流向表》。
四、其他
本文未尽事宜,将由项目核心组解释或补充附件。
项目文档管理制度7
营销中心
项目文档管理制度
版本号拟制/修改责任人拟制/修改日期修改内容及理由批准者
一、目的
建立营销中心的文档管理制度,对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制,实现项目文档的有序保管与规范流动,为项目文档提供规范化的管理,提高项目的成功率,有效控制项目成本、进度、时间。
二、范围
本文适用于营销中心各单元、公司内配合部门及与之有关的客户、合资公司、渠道的文档。
三、原则
(一)定义
文档包括接收、发放和内部文档,含传真、电邮、备忘录或是会议纪要、邮递、商务运作阶段文档及其他内部文档。
(二)规范
1.明确内部文档的编制和命名
(1)文件名应是文件的标题。
(2)标题应能直观简明体现文件的内容。
(3)每个文档必须有一个统一的编号。
(4)在电子文档的命名后面加上编号。
(5)文件编制应使用对应的统一文档模板。
2.接收文档控制编号
所有接收文档需有统一文档控制编号,统一由文档中心管理。
文档控制编号形式由项目管理者根据实际情况确定,建议体现接收日期的信息。
3.明确项目文档的使用制度
(1)在项目前,应建立一套文档的管理程序
明确文档的拟制、审核人员,文档控制员。
明确所有文档的编号、收发登记操作,及受控等级。
(2)建议接收文档的管理程序
由文档控制员统一接收。
加盖或记录接收日期(时间)。
赋予文档控制编号。
记录输入文档中心数据库,保存原件。
(3)明确发送文档的管理程序
加盖或记录发送日期(时间)。
记录输入文档中心受控库,保存原件。
发送后由文档控制员统一记录归档。
(4)明确合同各方之间的文档传递等相关规定
(5)文档借阅登记和保密规定
原则上严禁文档原稿进行借阅。
借阅副本应进行登记,加盖副本章。
副本销毁的规定。
限期返还原件的规定。
(6)电子文档的共享规定
4.明确文档的归档存放
(1)建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统,目录结构见附表一《项目文档归档结构》。
(2)按文档的阶段及用途属性(主题)归档分类,如售前阶段、售中阶段,再按标书、合同、方案、会议纪要等分类。
四、文档提交
(一)外埠部门提交部门的文档,经过审核后及时提交给文档保管人员备案、存档。
(二)部门内部文档定稿后及时提交给文档保管人员备案、存档。
(三)部门对外交流或是与项目单位汇报、沟通所提交的文档,经过沟通、汇报后整理成终稿的,由文档负责人及时提交到文档管理人员备案、存档。
(四)部门外埠工作人员与项目单位交流、沟通时准备的文档或是会议纪要定稿后提交部门领导,经部门领导审核后报文档管理人员备案、存档。
(五)备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档;
建设方案、PPT、规划、设计等文档定稿后以月为单位提交;
涉及变更的方案、规划等文档经过部门与项目单位确认后及时报文档管理员备案、存档。
五、具体内容
(一)文档编号
凡项目有关的文档,均统一编号。
本字段6位数字,表明文档的发生时间,以便于查询
和统计。
本字段4位数字,系文档的顺序编号,此编号表示同
一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。
2级代表内部公开,项目组所有成员阅读
3级代表公开,所有项目组干系人均可阅读
表1文档属性字段对照
文档分类简写文档分类简写
PPT指令
潜在用户分析报告发票
用户分析报告普查报告
合作意向书手册
会议纪要备忘录
建设方案计划
解决方案答复
项目制度报表
合同招投标文件
表2文档接收对象字段对照
发放对象简写发放对象简写
客户项目组内部
合作方部门内部
合资公司渠道
公司内部供应商
(二)文档的存放
纸面文档按文件的属性、分类存放,并填写《文件存放控制表》(附件一)进行存放、借阅登记。
电子档案目录如下,通过权限设置控制不同文档人员访问权限。
电子文档目录
0级目录一级目录二级目录三级目录四级目录文件名
机会阶段城市筛选
分析资料
调研表
售前阶段
PPT
城市智能静态交通管理云平台
优先泊车运营管理模式
汇报PPT
宣传片
设计方案
静态交通智能化解决方案
静态交通智能化建设方案会议纪要
招标书
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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