公司档案管理规定及表格Word格式文档下载.doc

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执行日期：

目的：

为加强管理公司（以下简称“公司”）档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案为公司发展服务。

依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律、法规，制定公司档案管理制度。

适用范围：

管理公司各中心、下属各成员酒店

规章制度：

公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

一、归档范围

公司归档内容包括但不限于公司章程、工商信息、客户信息、会议记录、会议决议、委托证明、协议文件、合同文本、财务档案、人事档案、工程档案、项目方案、各类通知等具有参考价值的文件资料。

二、归档管理

1、公司档案工作坚持集中统一管理、分级负责保管的原则，由行政中心负责公司主体档案的管理工作，并对其他职能部门的档案管理工作进行督促和指导。

2、各部门职能范围内的管理文件资料的收集由各部门或经办人员负责整理（例如财务、人事等部门），交由部门负责人审阅后归档；

公司主体文件或统一要求的文件资料的收集由行政中心负责整理存档。

3、若一项工作由多个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由主办部门或人员收集，

交行政中心备案。

公司会议文件由行政中心负责收集。

三、归档要求

1、归档的文件资料应按自然形成。

归档文件资料总数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2、每一份文件资料的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件均不得分开存放，需存电子档的文件应备份两份以上归档。

3、档案文件资料需区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；

正件在前，附件在后；

印件在前，定稿在后；

其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

4、案卷封面，应逐项按规定用碳素墨水钢笔或黑色签字笔书写（严禁使用圆珠笔或蓝色钢笔或签字笔书写），字迹要工整、清晰。

5、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，均须依据公司统一要求按标准规范进行分类，档案须设有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录，方便查询。

四、档案借阅

1、公司档案仅限于公司内部人员借阅，公司总经理、分公司总经理、行政中心主任借阅档案可直接通过档案管理者办理借阅手续；

因工作需要，公司其他人员借阅须经主管领导批准，借阅人员均需填写《档案借阅登记单》备档，公司级特殊档案借阅需经公司总经理审批后借阅并在档案室内阅览；

部门级档案由部门负责人审批借阅。

2、档案借阅的最长期限为两周。

对借出档案，档案管理者要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报档案部门负责人或公司总经理处理。

3、借阅人必须严格保密，不准泄露档案资料内容，如发现遗失须及时汇报，追究责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；

不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经上级领导批准。

5、档案管理人、借阅人均须爱护档案，保持整洁，不准在档案资料中写字、划线或作记号等。

6、借阅资料人不准转借他人，必须专人专用。

7、借阅完毕须按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理者另行办理续借手续。

五、保存年限

公司档案分为永久和定期保存两种。

定期按文件资料的保存价值分为10年；

5年以下。

1、定期保存：

10年期保存：

预算、决算书类；

项目计划资料；

其他经核定须保存10年的文书。

5年以下期保存：

期满或解除之合约或核定保存5年以下的文件资料。

2、永久保存：

公司章程、合同文本、董事会及股东会议记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、公司规章制度、其他经核定须永久保存的文书等。

六、档案保密

1、档案管理部门是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。

2、档案室或档案橱未经档案管理者允许严禁入内或使用。

3、档案管理者应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动、准确、迅速地为使用者提供档案资料。

七、档案销毁

1、每年保管期限已满的档案由档案管理者编制纸质和电子的档案销毁备忘录。

2、对过期或无使用价值的档案资料，档案管理者须提出书面申请销毁，部门级档案由部门负责人审批销毁；

公司级档案由公司行政中心负责人审批销毁；

公司特殊档案须由公司总经理审批销毁并不得少于三人以上监销人员在场（监销人须由负责人指定专人监督销毁并签字确认）。

3、档案销毁目录和批准手续文件须存档备查。

4、公司任何个人或部门未经允许不得销毁公司档案资料。

5、经批准销毁的公司档案，档案管理者须认真核对，将档案销毁审批备忘录与销毁档案名录做好登记归档，登记表永久保存。

八、档案移交

公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）并及时归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。



1、需要进行移交的档案，需由档案管理者编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。

《档案移交登记表》需注明：

移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因等。

2、移交前，按照清册清点。

移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各执一份并永久保管。

本档案管理规定解释权归公司行政中心，并自颁布之日起执行。

附:

《档案借阅登记表》、《档案移交登记表》

档案借阅登记表

编号：

借阅时间

借阅人/部门

文件名称

批准人

借阅签字

备注

制表人：

档案移交登记表

编号：

编号

签约日期

截止日期

份数

页数

签约部门

经办人

备注

移交方：

接收方：

监交人：

交接原因：

交接时间：