最新人力资源第三篇++Excel电子表格制作培训教程名师优秀教案.docx

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最新人力资源第三篇++Excel电子表格制作培训教程名师优秀教案

人力资源第三篇Excel2000电子表格制作培训教程

第三篇,,电子表格制作

本模块主要内容

电子表格Excel,2000概述

电子表格Excel,2000工作表的编辑操作

电子表格Excel,2000工作表的计算操作

电子表格Excel,2000工作表的排序与统计操作

电子表格Excel,2000图表操作

学习目标

了解电子表格,Excel,2000的基本概念（工作簿、工作表、行、列、单元格、

区域等）;启动电子表格软件，掌握工作簿文件的新建、打开、关闭、存

盘、页面设置、打印等操作。

掌握电子表格,Excel,2000工作表的编辑操作，包括在工作表中插入、删除、

移动行或列、设置行高和列宽、移动单元格区域，工作表的插入、删除、

复制、移动和重命名等操作。

掌握电子表格,Excel,2000工作表的计算操作，包括在工作表中应用公式或

函数计算数据的总和、平均值、最大值、最小值或指定的运算式等操作。

掌握电子表格,Excel,2000工作表的排序与统计操作，包括在工作表中对指

定的数据排序、自动筛选、分类汇总等操作。

掌握电子表格,Excel,2000图表的操作，包括图表的建立和编辑，图表类型

选择设置等操作。

第一章Excel,2002概述

日常工作中我们少不了要分析处理大量繁杂的数据或信息，如教学管理、工资管理、档案管理、股票信息、企业报表等。

Excel2000是目前最流行的一种电子表格软件，它可以自动计算、自动输入、自动套用格式、自动求和等，它可以对数据进行排序或筛选，它在数据分析和行政管理等方面都有广泛的应用。

1.1,Excel,2000的启动与退出

在Windows,2000窗口的桌面上，移动鼠标，将鼠标指针指向“开始”按钮，并单击鼠标左键，则在屏幕上显示【开始】菜单，它列出了可以选用的各种任务。

接着将鼠标移到【开始】菜单的【程序】项，此时【程序】右边屏幕上显示所有【程序】项的菜单，又将鼠标指针移到“Microsoft,Excel”选项时，当单击该项时就启动了Microsoft,Excel,应用程序，在屏幕上显示Microsoft,Excel,窗口，如图3-1-1所示。

在菜单栏中单击【文件】/【退出】命令或单击Excel窗口的关闭按钮，就可以退出Excel。

如果在退出Excel之前已输入了数据，但尚未保存文档，如单击【退出】命令后，Excel就会显示提示对话框，询问是否要保存该文档。

当回答了询问以后，就可退出Excel。

1.2,Excel,2000的窗口组成

Excel2000的窗口由各种元素组成，如图3-1-1所示。

其窗口的主要组成部分的功能如下:

标题栏:

用来显示文档的标题。

当打开或创建了一个新文档时，该文档的名字就会出现在标题栏上。

拖动标题栏可移动窗口或对话框。

菜单与命令:

菜单可分为两大类，即菜单栏上的菜单与快捷菜单。

菜单栏上的菜单由9个菜单组成，每一个菜单中都包含有一组与此菜单相关的命令，可以下拉菜单的形式显示在屏幕上。

打开这些菜单，执行其中的命令就可以完成Excel的功能。

图3-1-1,

工具栏:

屏幕的“常用”和“格式”工具栏上含有若干按钮，它们代表最常用的一些Excel命令。

单击这些按钮，可以快速地执行该按钮的命令。

任一工具栏可通过菜单【视图】/【工具栏】命令来设置显示或隐藏。

编辑栏:

编辑栏用来编辑和显示活动单元格中的数据。

工作表:

用以记录数据的区域。

状态栏:

状态栏位于底部的信息栏，可提供有关选定命令或操作进程的信息。

工作表标签:

每个工作表都有一个名字，称为工作表标签，系统默认把它们记作sheet1，sheet2，…，如图3-1-1所示。

如果单击某一工作表标签则将激活该工作表（此时称之为当前工作表或活动工作表），在图3-1-1中，sheet1是当前工作表。

水平、垂直滚动条:

分别用来在水平或垂直方向改变工作表的可见区域。

1.3,Excel,2000的概念

工作簿:

在Excel应用程序中，每个Excel文件就是一个工作簿，其扩展名为“.xls”。

工作表:

工作簿由一至多个相关的工作表组成，在默认情况下，一个工作簿文件可打开3个工作表。

在一个工作簿中最多可以建立255个工作表。

单元格:

在Excel应用程序中，每个工作表是由65536行和256列所构成，如

图3-1-1所示。

列标是由左至右，采用字母顺序编号，从字母“A”到“IV”;行号是由上至下，从数字1到65536进行编号。

每一个由列与行的交叉所组成的格子称为单元格，相应的列标和行号构成单元格地址。

单元格是组成工作表的最小单位。

用户输入的数据都是保存在单元格中的，这些数据可以是数字、公式、文字、图形。

活动单元格:

是指当前正在使用的单元格，活动单元格的标志是其外有一个黑色的方框。

在图3-1-1中，活动单元格是第A列与第1行交叉处的单元格，A1就是该单元格的地址，而在名称框中指出其活动单元格的地址就是“A1”。

在Excel数据结构中，最基本的数据是单元格，其次是工作表，最后是工作簿。

工作表包含一系列已输入数据的单元格，工作簿则是若干个相关工作表的集合。

一个工作簿以文件形式存放。

1.4,工作簿文件的操作

1.4.1,工作簿文件的新建与保存

在启动Excel,2000时，系统会自动建立一个名为Book1（此时Book1是临时工作簿文件名）的新工作簿文件，并在标题栏上显示“Microsoft,Excel–Book1”（如图3-1-1所示），此时，就可立即开始输入数据内容。

当单击菜单【文件】/【关闭】命令，关闭了这工作簿文件后，文档窗口呈灰色显示，说明此时Excel窗口中没有文件被打开。

如果单击菜单【文件】/【新建】命令，就弹出“新建”对话框，此时单击“常用”标签中的“工作簿”图标，再单击“确定”按钮，就可以建立一个名为Book2（此时Book2是临时工作簿文件名）的新工作簿文件。

例1-1现有如下表格:

学号姓名语文数学英语总分平均分

张磊1759078

刘育英2808291

陈少东3886978

高林4805087

郭志峰5766555

林莉6878283

表3-1-1,

首先在新工作簿文件中的Sheet1工作表中输入上述表格数据，然后保存，操作

步骤如下:

单击A1单元格，输入“学号”，按,,键，此时活动单元格是A2单元格，接着

输入“1”，通过移动单元格依次输入其他数据，如图3-1-2所示。

图3-1-2,

如果在新文件中输入数据完毕后，就可将其保存在磁盘上，以备使用。

图3-1-3,

在图3-1-2中，单击菜单【文件】/【保存】命令，就弹出“另存为”对话框，

用户可以通过单击“保存位置”列表框箭头，选择不同的文件夹，此时选择指定盘的文件夹“Excel课程练习集”;在“文件名”列表框中输入要保存的文件名“学生成绩统计”;“保存类型”表示要保存的文件类型，此时选择为“Microsoft,Excel,工作簿,（*.xls）”。

如图3-1-3所示。

在图3-1-3中，单击“保存”按钮，则窗口如图3-1-4所示。

图3-1-4,

这时，可看到窗口标题栏上由原先的临时文件名“Book2”已改成为工作簿文件名“学生成绩统计”，并保存在指定的文件夹“Excel课程练习集”中。

1.4.2,,工作簿文件的打开

（1）打开最近使用的文件

为了方便用户对前面工作的继续，系统会记住用户最近使用的文件。

从【文件】菜单底部的列表中可以看到最近使用过的文件。

如要打开列表中的某个文件，只需单击指定文件名即可。

（2）打开以前的文件

单击“常用”工具栏中的“打开”按钮或单击菜单【文件】/【打开】命令，就会弹出“打开”对话框，如图3-1-5所示。

在“打开”对话框中，“查找范围”列表框显示当前的文件夹，用户可以通过列表框选择不同的文件夹;中间的大窗口显示当前文件夹下的文件（或下一级文件夹），此时单击指定文档，再单击“打开”按钮，即可打开这个指定的文档。

若要查

找文件，单击菜单【工具】/【查找】命令，就弹出“查找”对话框，在此对话框中可设定查找条件。

可根据需要按以上方法逐个打开多个文档。

在打开多个文档时，在某一时刻只有一个文档是活动的，因为只有一个窗口是活动窗口。

用户可通过【窗口】菜单选择某一文档为活动的窗口。

为了提高速度和减少占用的内存，每次打开的文档数不要太多。

1-5,图3-

1.5,工作表的打印

在Excel中，对于已保存的工作表或者分析结果，常常需要把它打印出来。

Excel提供了页面设置、打印预览和设置打印机属性等功能。

1.5.1页面设置

页面设置是打印前的主要工作，在“页面设置”对话框中有四个标签，我们可以在不同的标签中根据需要进行相应的设置。

例1-2,将图3-1-4中的工作表进行页面设置，操作步骤如下:

现以图3-1-4中的工作表为活动工作表，单击菜单【文件】/【页面设置】命令，弹出“页面设置”对话框。

在该对话框的“页面”标签中，设置打印纸的方向为纵向;设置打印文件内容的缩放比例为150;设置纸张大小为A4;设置起始页码为“自动”。

单击“页眉/页脚”标签，在该标签中，单击“自定义页眉”按钮，在其编辑框

内输入标题。

单击“工作表”标签，在该标签中选择“网格线”复选框。

1.5.2打印预览

使用打印预览可以模拟显示实际打印的文件外观，如果满意即可打印输出。

如果单击工具栏上的“打印预览”按钮，或单击菜单【文件】/【打印预览】命令，屏幕就显示打印预览窗口。

在例1-2中，当我们对工作表进行页面设置后，只要单击“页面设置”对话框中的“打印预览”按钮，就可以进入打印预览窗口。

在打印预览窗口中，窗口的顶部有一排命令按钮，用于完成各种操作。

“上一页”、“下一页”按钮是用于查看上一页或下一页的内容;“缩放”按钮是用于缩小和放大预览显示;单击“打印”按钮就可以进入“打印”对话框;“设置”按钮是用于页面设置;“页边距”按钮是用于调整页边距;“关闭”按钮是结束预览状态，回到原来工作簿窗口。

1.5.3打印工作表

当选定要打印的工作表后，单击菜单【文件】/【打印】命令，就弹出“打印”对话框。

在“打印”对话框中，用户可以设置打印的范围、内容及份数，然后单击“确定”按钮便开始执行打印。

第二章工作表的编辑操作

2.1,工作表的数据输入

1、选取单元格区域

（1）选取单元格

在输入单元格内容时，首先要选定一个需要输入数据的单元格。

选取单元格的最基本的方法是当鼠标指针变成一个空心十字形状时，先将它移动到想要选取的单元格内，然后单击即可。

例2-1,用定位单元格的方式来选取单元格，操作步骤如下:

打开“学生成绩统计.xls”工作簿文件，在Sheet1工作表（见图3-2-1）中，单击菜单【编辑】/【定位】命令，这时会弹出“定位”对话框。

在该对话框中的“引用位置”文本框中键入要选取的单元格引用，如输入“C3:

F6”，即表示此时要选取的单元格是从C3单元格开始到F6单元格之间的所有单元格。

设定后，单击“确定”按钮。

这样就可以选取指定的单元格区域，如图3-2-1所示。

图3-2-1,

一般来说，在选取单元格时，都习惯使用鼠标。

鼠标比较灵活，如图3-2-1所示，要选中这整块连续的单元格区域，只要用鼠标在C3单元格按住鼠标不放并拖

曳至F6单元格就可以完成。

（2）选取不连续的单元格区域

例2-2,在“学生成绩统计.xls”工作簿文件的Sheet1工作表中，选取从B2单元格