发票的管理制度课件文档格式.docx
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1)对于无法提供合法正确的原始发票的费用,不得报销;
对于无
法取得发票的,必须经主管部门经理证明,财务管理中心审核
后方可报支。
2)对于无原始凭证的付款凭证(修正分录除外),不得进行帐务
处理,即不得虚列支出。
4、处罚条例。
1)费用申报人提供虚假发票且造成公司损失的,除全额补偿
公司损失外,另处损失金额30%且不低于100元的罚款。
2)现金出纳不严格保管原始发票,使费用申报人无法进行报
销的,由出纳承担该笔费用。
二、进货发票的管理
指购进商品用于销售而获取的发票(一律为增值税发
票),包括进货退货获取的红字发票,在我公司商业类公司进货必
须获得增值税发票(手机卡除外)。
3)收到进货发票必须办理签收手续,公司内部业务员与台帐
或结算员间转让进货发票也必须严格进行签收,以明确责任。
4)代为收取的进货发票应及时转交相应的财务人员,并办理
签收手续。
5)收到进货发票必须进行审核发票的真伪,开具的规范性和
准确性,记帐联与抵扣联的一致性,对于有疑问的发票应询问
财务人员辩别,对收到的假发票、开具错误、开具不规范和与
进货不符的发票应退回,退回发票进也必须做好签收手续。
6)进货发票的供应商名称应与进货、付款名称一致,对于母
子性质的集团供应商必须出具相关证明文件和委托文件(加盖
母子公司公章)。
7)收到发票必须严格保管,在未确认入帐前,保证发票记帐
联和抵扣联的完整性。
8)进货发票是商品所有权转让的证明,是付款的重要依据,
进货发票必须及时处理,自开票日起超过三个月的增值税发票
自动作废。
9)财务入帐后,增值税发票的记帐联必须作为相应的记帐凭
证附件,一并装订成册,按规定年限保管。
10)增值税发票入帐后,抵扣联抽下另外整理安全存放,定期
交税务专员(或其他指定人员)进行抵扣联录入,每月月末结
帐后,税务专员必须核对帐务科目“应交税金/应交增值税/进
项税”本月发生额与抵扣联总额是否一致,如有差异,必须找
出原因,防止发生抵扣联遗失现象。
11)抵扣联录入后应按税务规定装订成册,并编号存档并存放
指定档案室。
12)进货增值税发票遗失,必须向分公司财务部副经理(分管
核算),并及时与供应商联系,若为电脑打印发票可到税务所
进行认证手续,谁遗失谁负责。
1)不得根据开具错误、开具不规范、与进货不符的发票进行入帐
处理。
2)不得收取三不符发票(进货、结算、付款供应商名称不一)。
3)未收到发票不得进行结算帐务处理。
4)发票未进行结算帐务处理前,不得将发票记帐联与抵扣联拆
分,防止出现遗失造成不一致现象。
5)不得将发票随意摆放,抵扣联录入后不得随意散放。
4、奖惩条例。
1)每年对台帐或结算员的发票管理入帐工作进行检查,若严格执
行上述规定,从不发生违规操作的,奖励300元。
2)发生进货发票(包括抵扣联)遗失,造成无法抵扣的,由责任
人补偿税金,并扣罚200元。
3)增票随意摆放,每发现一次,对保管责任人扣款100元,发现
三次以上予以除名。
4)帐务科目发生额与抵扣联金额不一致,查清原因,对责任人扣
款100元;
若发票管理员据实不报的,对其扣款100元。
5)增票移交不进行签收手续的,每发现一次对移交人扣款50元。
三、销售发票的管理
(一)定义。
指销售商品或提供劳务后向客户开具的发票,包括
增值税发票(下称增票)和普通发票(下称小票)。
向供应商进行
退货时,应开具退货证明,由供应商开具红字发票。
(二)增值税发票的管理
1、购买。
增票只能由发票管理员购买,发票管理员根据实际用量
进行购买,其他任何人员无权购买。
2、领用。
1)增票的领用人必须限于指定的少数人,且领用人限台帐、
门店财务主管、主管会计和其他指定开票员(财务人员),收
银、出纳和其他非财务人员一律不得领用。
2)领用时必须在发票管理簿(税务印发)上办理签收手续。
3)领用人必须建立“增票领用归还登记簿”。
3、开具。
1)增票只能由领用人开具,其他人员不得开具,出纳在获得
准许时临时代为开具;
2)将开具增票发票联和抵扣联交客户或供应商时,必须由收
取人在记帐联上签收。
3)增票的开具必须符合法律规定,不得虚开、不得开具与实
际货物不一致的增票,必须填写完整,注明开具人姓名。
4、保管。
1)完全未使用的增票由发票管理员保管,且必须锁入保险箱
内;
2)领用后的增票由领用人负责保管,营业终了后必须锁入保
险箱内;
增票使用完毕,按序排列,填写封面。
3)使用完毕的增票必须归还发票管理员,发票管理员进行审
核增票的连续性、开具的规范性,并在原领用人的“增票领用
归还登记簿上”办理签收手续,并在自身登记簿上勾销登记,
经税务局消号后,按序按号存放于指定档案室;
4)另:
电脑打印增票必须装订成册,每100份装订成一册,
并打印开具汇总表,加盖封面后一齐装订,此工作由领用人负
责,发票管理员监督。
存放要求同3)
5、增票的红冲与作废。
1)因增票开具错误且财务尚未入帐的,可直接将增票作废,
每一联次均需加盖“作废”章。
作废发票必须保证联次完整性、
一致性,并按序粘贴,不得简单用针别在一起。
2)对于因退货或发票开具错误且财务已入帐的,必须填写相
应的红字增票,将原发票联、抵扣联附于红字增票后,红字增
票上备注原发票的开具日期和号码,只需撕下记帐联即可。
3)不管是否财务已入帐,凡红冲或作废增票,必须收到原发
票的发票联和抵扣联,缺一不可,否则红字发票的开具必须获
得对方税务同意的“退税证明”。
6、换票。
1)换票指客户需要增值税发票,但因条件限制无法当即开出,或
事后客户要求换票的,先给客户小票,等增票开具后再换回小
票的行为。
2)对顾客要求开具的增票,自收到日起,保管期最多为二个星期,
二星期内顾客未换取的,将增票还与开票人,不得积压。
3)小票的换票期限为一个月,超过一个月的不得更换。
4)门店应在收银台显要位置张贴以上二项须知。
5)对于换回的小票,应进行红冲,并将原小票贴粘于红冲发票后,
红冲发票记帐联与增票记帐联捏对,随对帐单上交财务。
不得
将原小票与增票直接捏对。
6)门店收到待换增票,需进行登记,交付客户时,由其在登记簿
上签收。
7)换票工作由门店财务主管操作,门店财务主管严格保管增票,
不得有遗失现象。
(三)普通发票的管理
1、购买或印制。
1)小票只能由发票管理员购买,发票管理员根据实际用量进行购
买,其他任何人员无权购买;
2)小票的印制必须经税务所批准后,由发票管理员办理相关的印
制手续;
印制发票由发票管理员进行验收、登记、保管工作。
1)发票管理员和门店财务主管必须设置“发票领用收回登记簿”。
2)发票由发票管理员负责发放,若发票管理员不在应授权指定人
进行发放工作。
3)门店领用发票后,必须由领用人在“发票领用收回登记簿”上
签收。
4)发票应由门店财务主管(无财务主管的,由台账负责,下同)
进行领用,填写“小票申领单”,若无法直接亲自领用的,必须
在申领单上注明授权人,经授权的人员方可进行代为领用,否
则发票管理不得发放。
独立核算门店若小票购买、印制后存放
于门店的,可不必填写“小票申领单”,若由分公司统一保管的,
也需填写“小票申请单”。
5)门店财务主管应注意发票的用量和库存,制定小票安全库存量
(库存足以满足3天以上销售需要),对于低于安全库存量的应
立即提出申领。
6)门店财务主管根据销售需要(满足2天的销售量),向收银发
放小票,必须由收银在“门店发票领用收回登记簿”上签收。
台帐根据后台开票需要按需领用,即开具几份领用几份,办理
除收银、台帐外,其他人一律不得领用。
7)收银领用小票后应登记“发票领用归还登记簿”,登记领用日
期、小票号码、份数或本数。
1)小票实行“谁领用谁开具”,不得互相借用,收银应直接向门
店财务主管领用。
2)使用机打小票的,严格按操作要求进行开具,有赠品的应注明,
赠送礼金券或让利必须加以注示,机打小票不得手工涂改,凡
涂改的发票一律无效。
3)手工开票的,严格按规定开具,开票内容必须齐全,准确填写
商品ID、品名规格、数量、单价、金额、营业员、收款人,大
小写金额一致,有赠品的应注明,赠送礼金券或让利必须加以
注示。
4)小票必须按真实的销售单开具,不得虚开小票,对于不符规定
的销售单或违规开票指示,收银必须拒绝,并向门店财务主管
汇报。
5)收银开具小票同时必须保证货款全额收到,对于预收款的一律
不得开具,严格禁止应收款销售。
4、小票的红冲与作废
基本同增票,对于不提供原始小票的,不得开具红字小票。
5、保管。
1)发票管理员和门店财务主管必须严格保管未开具的小票,并根
据使用需要加盖发票专用章,小票必须存放在带锁的房间或桌
柜内,不得随意摆放。
2)营业终了,对于未开具的小票应存放在财务室内,不得放在收
银台,各门店财务室应提供带锁的柜子供收银存放,门店财务
主管(或台帐)必须每天对发票进行清对,为明确各收银责任,
对未开具的小票应包扎后存放,注明收银员姓名,收银应自行
进行登记存放数量。
次日领取时,收银进行检查封口和实际数
量的完整性。
3)收银将一批次已开具完小票存根联交回门店财务主管,机打小
票每100份为一册,装订成册,加盖封面;
门店财务主管审核
发票的连续性、开票的规范性,审核无误在收银的“发票领用
归还登记簿”上签收,同时在自身的“门店发票领用收回登记
簿”上进行登记工作。
4)门店财务主管对于收回存根联按序排列,并按月按号存放。
小
票存根联在门店的保管期限为半年至一年,半年后将小票上交
公司发票管理员,上交小票时排列必须与领用时的批次一致,
以便于勾销登记。
上交时间为每年3月和9月。
例:
3月份上
交上年4月至9月的小票
5)公司发票管理员按门店按序号存放存根联,便于以后查用。
6)公司发票管理员和门店财务主管每日必须清点库存小票与登
记簿库存是否一致,发生不一致必须查明原因,发生遗失必须
立即报分公司财务部副经理(核算)。
7)小票遗失必须立即
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