总裁办岗位说明书总裁办主任和总裁秘书Word格式文档下载.docx
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协助总裁工作,与各总监、各职能部门以及政府有关部门进行沟通,把各单位的工作紧密结合起来,确保公司的正常工作秩序和年度经营目标的实现
任
职
条
件
学历/专业
大学本科以上,企业管理、行政管理相关专业
必备
知识
专业知识
行政管理,公共关系管理、文案管理、公文管理等
外语要求
国家英语四级以上
计算机要求
全国计算机二级以上,熟练操作各种办公自动化软件等
工作经验
三年以上大、中型企业办公室或行政工作相关工作经验
业务了解
范围
熟悉企业行政管理和公共关系管理知识,全面了解公司内部工作及业务流程
能力
素质
要求
能力项目
能力标准
组织、协调能力
各种公司重要会议的召集、组织和安排的能力
联络能力
沟通协调相关部门和人员完成总裁交办事宜的能力
监控能力
监督、管理下属成员完成部门内事务能力
沟通能力
善于协调、沟通的对外接待工作能力
职位
晋升
可直接晋升的职位
部门经理、副总经理
可相互轮换的职位
总裁助理
可晋升至此的职位
总裁办公室文员
可以降级的职位
总裁办公室文员、部门经理助理等
工
作
关
系
内部
关系
所受监督
受公司总裁的之间管理和监督
所施监督
对总裁办公室成员工作的管理和监督
合作关系
为完成总裁办公室工作目标与相关部门的合作
外部关系
与公司来访客户、政府部门代表、行业组织等的接待和协调关系
沟通关系:
外部
责
范
围
汇报责任
直接上报___人
间接上报__人
督导责任
直接督导___人
间接督导_____人
培育责任
培育下属
现场指导下属的文案管理、会务安排等行政管理工作
专业培育
定期具备行政管理、文秘管理等相关培训,提高下属的工作能力和水平
成本责任
电话、通讯费、接待费
根据公司相关管理规定所负相关成本的责任
电脑安全
维护办公室电脑安全,保证文件的安全性
办公用品设备
对办公用品的采购和使用负有成本责任
保密责任
对总裁交办事宜以及相关会议重大决议的保密责任
奖惩责任
对下属成员工作情况、表现情况等负有奖惩责任
预算责任
对部门费用使用情况负有预算责任
档案管理责任
对本部门文件管理、公文档案负有管理责任
参会责任
有参与总裁安排参加的相关会议的责任
权
力
权力项目
主要内容
审核权
对总裁办公室通过的决议具有审核权
解释权
对本部门相关管理规定和文件管理要求具有解释权
财务权
对总裁办公室相关费用使用,接待费用等有财务使用的权力
考核权
对部门成员业绩的考核权力
联络权
为完成总裁交办的相应事宜,对内、对外的联络权
接待权
对公司来访的客户、相关社会团体具有接待的权力
工作范围
工作依据
负责
程度
建议考核标准
1.对内协调:
全面协调总经理与各总监之间的工作事务,协助总经理与公司各职能部门、各子公司(工厂)进行联络、沟通与协调。
协助其他部门一起组织公司重大活动
部门间沟通和公司内部管理的有关规定
全责
·
公司内领导和员工满意情况
2.对外关系协调:
协调公司与政府有关主管部门的关系,协调与行业有关管理机构的关系,如协会、商会等,协调公司与其他相关各企业的关系,经总经理受权代表公司出席各种外部会议
公司对外关系管理的相关规定
外部单位的满意情况
3.对外接待:
妥善安排国内外有关单位、人员的来访接待工作
公司对外接待的相关管理规定
外部单位、公司领导满意情况
4.会议组织管理:
组织安排总裁办公会议以及其他各种日常会议,安排会议记录、纪要工作。
对公司总部会议室和会议设备进行管理
公司关于会议管理的相关制度和领导的要求
会议开展情况以及会务管理结果评价
5.文书档案管理:
组织制定公司的文件管理制度,根据管理制度制定年度文件编码。
组织对公司各种文件进行登记、归档管理。
安排公司内外各种来往文件的核稿、颁布和下发工作
公司的具体管理要求和质量体系所要求的文件管理规定
文件编码、发放及时文书档案管理的完整、无损。
公司领导和各部门领导满意情况
=总裁秘书
总裁秘书
协助总裁办主任作好总裁与各方面的沟通、协调工作;
代表公司对来访客人进行接待,努力减少总裁的繁杂事务,有助于总裁各项工作的顺利进行
大学本科以上
文秘、公共关系、行政管理
国家英语六级以上
国家计算机二级以上,熟练操作办公软件
三年相关工作经验
掌握企业行政管理、公文写作、文档管理及公关礼仪知识,了解公司内部工作及业务流程
文案写作能力
总裁交办各种事务的公文写作能力
沟通协调能力
与相关部门负责人员以及公司领导顺畅的沟通和业务协调能力
表达能力
良好的语言表达能力,准确传达总裁各项指令的能力
执行能力
准确、高效执行总裁交办各项事宜的能力
总裁助理/行政办公室主任
部门经理助理、总裁办公室文员
部门经理助理、总裁办公室文员、行政部文员
完成总裁交办的各项事宜,接受总裁及相关部门的管理和监督
根据总裁要求,对相关部门具体事宜处理情况的监督
与公司内各职能部门之间的合作关系
协助总裁进行对公司以外公关事宜的处理
现场引导其他总经理秘书学习对日常文秘事务处理的经验
共享行政、文秘管理方面的培训知识
电话
费用使用元至元
维护电脑安全,对以此而导致文件丢失给企业带来的损失负责
对总裁秘书办公室所用办公设备的使用负成本责任
对总裁办公会议的重大决议以及影响公司发展的重要决定要负保密责任
财务责任
根据总裁授权范围确定其所应负的财务责任
参加总裁办公会和公司召开的有关会议,参加董事会、公司各类工作协调会和评比会,做好记录,重要会议的记录要上报相关人员
对公司重大会议记录的审核
总裁授权的相应财务权力
总裁授意需办理事宜的联络和沟通
1.内部关系协调:
协助总裁与公司内部进行联络、沟通与协调,做好上传下达工作。
按照领导安排,协助其他部门一起组织公司重大活动
总裁决议和公司相关管理制度
部分
公司内领导和员工综合评价
配合公司有关部门协调公司与政府有关主管部门的关系,协调与相关行业管理机构、协会、商会以及其他单位的关系。
按照领导安排,代表公司出席各种外部会议
公司对外关系相关管理规定
工作相关外部单位的服务情况和满意情况
3.会议管理:
按照领导安排,列席总裁办公会议以及其他各种日常会议等,按照领导安排起草会议文件,及时完成会议记录、纪要工作。
对公司总部的会议室和会议设备进行管理
根据公司会议管理制度的相关规定
公司领导满意情况与会议管理结果
4.文书档案管理:
编写文件管理制度,根据管理制度制定年度文件编码,对公司各种文件进行登记、归档管理。
负责公司内外各种来往文件的核稿、颁布和下发工作
根据质量管理体系中文件管理制度的相关规定和企业的具体要求
文件编码、发放及时、准确性
文档管理完整、无损
5.接待:
妥善、礼貌地接待国内外有关单位、人员的来访
公司接待管理相关规定
外部单位和客户满意度综合评价
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