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当时办公室有两人,一名主任,陆某负责现金出纳并兼做会计,财务印章在主任处保管,每次陆某去银行取钱前都必须到主任处盖章。
这种制度刚开始尚能坚持,久而久之,因主任感到麻烦,并出自对陆某的信任,陆某在主任的同意下,每次去银行取钱时,直接到柜中取印章来盖,以至于他趁管理上的漏洞偷偷盖了许多现金支票,每当输了钱就用盖了章的现金支票去银行取钱继续赌。
经检察机关查明,陆某自1999年以来借管理支票之便,私盖财务印章,从银行提取现金,挪用公款达百万元。
陆某当时之所以自杀,是因为自杀当天是单位发工资日,而单位银行账上余款因陆某大量挪用公款赌博已不足以支付职工工资,陆某因躲不过去而自杀。
2001年初,陆某因挪用公款罪被判6年有期徒刑。
二、案例分析
本案是一起典型的内部会计控制度不健全而导致舞弊行为发生的案例。
本案从内部会计控制的角度看存在以下几个方面的问题:
首先是没有将不相容的岗位分离。
根据《内部会计控制规范—货币资金》第六条规定,单位应当建立货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作,单位不得由一人办理货币资金业务的全过程。
在会计工作中的会计与出纳属不相容职务,如果会计与出纳由一人担任,就很容易发生挪用或贪污行为。
陆某的案子中,由于他一人包办会计和出纳工作,没有形成会计与出纳的相互制衡所以导致了陆某长期挪用公款而未被发现。
其次是会计人员缺乏良好的职业道德。
根据《内部会计控制规范—货币资金》规定,办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德、忠于职守、守法奉公、遵纪守法、客观公正,不断提高会计业务素质和职业素质以及职业道德水平。
而在本案中,陆某赌球、玩纸牌、打麻将,赌性成瘾,缺乏会计人员应具备的素质和职业道德。
以至为后来挪用公款留下隐患。
第三是印章的保管存在问题。
按照《内部会计控制规范—货币资金》第二十二条的要求,单位应当加强银行预留印鉴的管理。
财务专用章应由专人保管,个人名章必须由本人或其授权人员保管,严禁一人保管支付款项所需的全部印章。
按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务,必须严格履行签字或盖章手续。
在本案中,尽管财务印章由主任保管,但由于该主任未加以控制,而是任由陆某随意盖印,导致了现金管理失控。
第四是没有定期的监督检查。
按照《内部会计控制规范—货币资金》第二十三条的要求,单位应当建立对货币资金业务的监督检查制度,定期和不定期地进行检查。
在本案中,据陆某交待,自他接任会计以来,单位的领导从未有人看过他的账簿,询问过有关费用及现金的情况,更没有对陆某的会计工作定期的进行监督检查。
三、建议
1、必须按照《内部会计控制规范—货币资金》第六条规定要求,不相容的会计岗位应当分离。
出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出费用、债权债务帐目的登记工作,单位不得由一人办理货币资金业务的全过程。
2、加强对印章的保管。
按照《内部会计务专用章应由专人保管,个人名章必须由本人或其授权人员保管,严禁一人保管支付款项所需的全部印章。
按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务,必须履行签字或盖章手续。
3、实行定期监督检查。
按照《内部会计控制规范—货币资金》第二十三条的要求,单位应当建立对货币资金业务的监督检查制度,定期和不定期进行检查,有条件的还应实行定期轮岗制度。
案例六:
内部会计控制案例——采购与付款案例
一、案例叙述:
KY公司是医药制品公司,对生产所需的原材料除价格是主要的考虑因素之外,更为重要的是对原材料的质量要求。
当KY公司生产所需的原材料需采购时,在原材料市场价格有较大变动或购买新的原材料品种,采购部门需重新确定供应商时,是通过招投标方式进行的。
首先从采购部门建立的供应商档案中确定参加招投标会议的供应商(供应商必须是经国家药品食品监督管理局验收合格后颁发药品生产许可证的企业,这样的供应商生产的原材料应该符合国家医药行业的质量标准),通过比较产品性价比确定几家供应商,由KY公司的检验部门对待选供应商的原材料样本进行检验,KY公司除执行国家医药行业的质量标准外,也制定了本公司的质量标准,经检验后,采购部门从中确定质优价廉的供应商。
采购部门与供应商签定购买合同;
购买的原材料到达后再经检验部门进行抽检,出具检验单;
仓库保管部门对数量、品种进行检验并出具入库单,财务部门审核及核对检验单、入库单、购货发票后登记明细帐;
采购部门制定用款计划,财务部门根据用款计划筹备资金付款。
KY公司每月首先召开财务分析会议,对当月的财务情况进行分析,其中产品生产成本如果出现异常波动,排除市场价格等等因素后,若是因原材料质差价高造成的,在其后召开的由公司各职能部门参加的总经理扩大会议上对采购部门出现的问题进行问责,并与采购部门的经济利益挂钩。
二、案例分析:
本案例中的KY公司在采购与付款业务中的内控规定和做法有其符合财政部“内部会计控制规范——采购与付款(试行)”中相关规定之处:
首先,KY公司在采购原材料过程中按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务;
第二,建立了采购与验收环节的管理制度,对采购方式确定、供应商选择、验收程序等作出了明确规定,确保采购过程的透明化;
第三,建立了供应商档案,充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况,采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序;
第四,根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件,由独立的验收部门对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,出具验收证明;
第五,财会部门在做帐务处理和办理付款业务时,对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核;
第六,通过对职能部门的问责制度对采购与付款的内部控制进行监督检查。
但本案例中KY企业在采购与付款业务中的内控规定和做法也有其不符规定之处:
KY公司虽然建立了采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,但在该业务中,“询价与确定供应商”是两个不相容岗位但都由采购部门承担,这就存在舞弊的可能。
虽然公司对职能部门有问责制度,但只能是事后的责任追究,而不是事前的风险防范与控制。
由于KY公司“采购与付款业务”的内部控制制度在制定时就存在失控点,在不相容岗位相互分离、制约和监督上存在先天不足,现有的内控制度在该业务执行过程中不相容岗位之间不能完全起到牵制和制衡的作用。
因此,建议KY公司修改内控制度,使不相容职务分离,并且在采购原材料确定价格环节上,增加控制程序,即购买原材料的价格应经价格委员会讨论,并由财务部门分析审查后,报管理层审批,可有效地防止错误和舞弊的发生。
案例七:
内部会计控制制度设计案例
一、背景介绍
XX化工厂是1958年组建的国有中型企业,原下属南京化工局,现下属于南京市化建总公司,是国内塑料稳定剂和电子化工助剂定点生产单位。
现拥有总资产上亿元,年生产能力超过2万吨,职工700人左右。
该厂设有16个职能机构,全部核算集中在厂部的财务部门,无下属的独立核算单位,以下是该厂的组织机构图:
说明:
厂长负责全厂工作,下属四个副厂长,分别为经营副厂长,管供应、销售和电子商务;
行政副厂长,管理行政办公室、钟亭旅社以及房地产;
生产副厂长管理生产、质检和技术工程;
总工程师管理研究所、技术开发以及档案资料,虚线部分表示:
。
厂长其余为厂长直管。
该厂有六个车间,其中四个基本生产车间、两个辅助生产车间。
XX化工厂目前实现销售收入上亿元,实现净利润超百万元。
其生产的主产品塑料稳定剂品种主要有硬脂酸盐系列、三盐基硫酸铅、无尘复合稳定剂;
电子化工助剂有粒(粉)状氧化铅、硅酸铅等产品。
其中的粒状氧化铅和无尘塑料稳定剂属于国家级新产品,主产品无尘塑料稳定剂是PVC加工中热稳定剂的更新换代产品,具有良好的工艺性能和环保性能。
其产品主采用国际同类产品先进标准组织生产,为化工部、江苏省、南京市的优质产品。
企业通过GB-/T19002-ISO9002质量认证。
多次获得国家、省和市级产品质量和环保奖励。
一个化工企业得以顺利发展,不仅要靠其过硬的产品和服务质量,更在于其规范和完善的内部控制制度,其管理控制方法为许多企业所效仿。
这里我们试图提炼和剖析其财务一体化下的成功内控经验。
二、XX化工厂财务一体化下的内部控制情况
1、基本情况
南京通过财政部门开始推行实施企业会计电算化的工作始于1995年,从那时起培养了一批能够推动和实施企业会计电算化的会计人才。
XX化工厂便得益于此次机会,该厂的会计人员在培训之后,于1996年在企业领导的高度重视下,开始引进会计电算化,并于97年1月通过财政部门验收,在南京市率先实行了甩账,企业的管理效率获得了很大的提高。
随着企业的不断发展和扩张,尤其是该企业的材料品种、规格繁多,应收账款也比较复杂、数量较大,管理起来比较麻烦,容易出现差错。
于是该厂不断地进行软件和硬件的升级,拥有了财务内部局域网,并形成了厂内大网络,最终在全国会计基础工作规范化验收过程中,完善了企业的财务管理制度和程序,并于1999年在与软件公司的合作中实现了财务信息的一体化。
通过该一体化系统,企业的财务部门以及领导可以随时进行库存、应收账款等的查询和分析,并实现了全方位的财务分析、决策管理等。
2、财务一体化构成
XX化工厂的财务一体化的实施在最大程度上实现了企业管理的制度化和法制化,从而促进了管理的现代化、标准化和规范化,克服了企业成长中的制度瓶颈和阵痛。
该财务一体化系统主要由账务、销售、仓库、供应、人事系统等构成。
其中账务管理包括现金管理、固定资产管理、报表等功能,销售管理包括开票、应收账款等模块,存货管理主要包括原始数据录入、查询等模块,供应系统主要包括应付款管理、供应商管理等。
各个功能模块间实现了信息实时传递和有授权的共享。
其功能结构图如下:
仓库、供应、销售、应付款等管理信息最后全部集中到总账,由财务部的总账系统统一编制记账凭证、统一核算和监控。
XX化工厂根据其组织机构设置和管理特点,采用了如下的站点分布方式:
软件名称
站点数
使用部门
销售(应收账款)
2
销售部
仓库
1
账务
3
财务部
工资
人事部
供应(应付账款)
供应部
领导查询
5
厂办、生产办、企管办
3、XX化工厂财务一体化下的内部控制
(1)应付账款和存货控制
在XX化工厂财务一体化的系统中,最有特色的部分是LINE-HEIGHT:
150%"
>
XX化工厂的存货大类不多,只有原辅材料、备品备件以及机物料三大类,但后两者的规格、品种繁多,达3000多种,且在企业中还十分重要,而手工核算管理十分麻烦,通过计算机来进行分类管理就减轻了许多核算工作量,并减少了由于领用、记录方面带来
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