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“议”讨论、商谈。
是有组织、有领导地召集人们商谈事情的活动。
会议是自有人类以来就存在的一种社会交往方式和组织管理方式。
1、会务工作概述,1-2会议的类型1按会议所属的不同社会领域分:
如哲学、社会科学讨论会、自然科学大会2按规模分:
特大型会议、大型会议、中小型会议3按级别分:
中央全国会议,部、省、市级会议,局、区级会议,三级(县、区、乡)会议。
1、会务工作概述,4、按方式分:
座谈会、讨论会、演讲会、报告会、文艺晚会、茶话会、联欢会。
5、按性质分:
立法会、党务会、行政会、业务会、学术会、群众会、纪念会。
5种分法不是绝对的,是交叉的。
如:
“全国出版工作研讨会”。
按级别全国性,按性质专业性,按方式研讨会,1、会务工作概述,1-3会议的功能a.决策和指挥功能基本功能干什么、怎么干;
b.组织和协调功能;
c.沟通和交流功能;
d.宣传和动员功能;
e.显示和表达功能。
1、会务工作概述,1-4会议的要素一次完整的会议必须具备下列构成要素:
1、形式要素会议名称时间地点主持人参加者主题会议方式结果,1、会务工作概述,2、内容要素指导思想目的任务作用任何会议必须明确此4项,否则毫无结果3、程序要素会前准备工作会议开始工作会中服务工作会议结束工作决议的执行工作。
这5个程序,组成会议的全部工作进程,二、会务工作内容,一会前准备工作会前:
会议准备“十环节”1、制定会议预案2、组建会议机构3、发送会议通知4、准备会议文件:
主要有7种(会议须知、开幕词、主题报告、交流材料、待审议文件草案、领导讲话、闭幕词)。
二、会务工作内容,5、布置会场。
主要有5方面(主席台、会场、装饰性布置、休息室)。
6、人员编组。
7、制作会议证件。
8、安排食宿、车辆、娱乐、就医。
9、会前检查。
10、迎接与报到。
二、会务工作内容,2-1预案准备召开大中型会议,都要有一个审批手续。
上级审批凭的就是主办单位上报的会议预案。
即“会议筹备方案”,或“会议计划”。
会议预案一般应包括:
会由(缘由)如交流经验,总结工作,布置工作,换届选举等。
会议名称及议题。
召开会议的时间及会期。
二、会务工作内容,规模、出席单位、外请单位及人员、人数。
会议组织领导,包括会议主持人,会务工作负责人。
会场及地点。
代表食宿地点。
会议议程,程序,日程。
即会议步骤,二、会务工作内容,经费包括预计总数及分项开支。
如筹备会议用费,会议费,会场租借费,会议办公费,伙食补贴费,住房空房费,租用车辆费,资料费,文娱活动费,医疗保健费等。
保卫、保密工作。
会议预案拟定后,报上级批准。
将会议预案附在请示后面上报。
会议预案一经批准,即可着手下面的准备。
举例,关于申请举办下一届教务处年会的请示广西教育厅高教处:
在广西自治区政府的大力支持和在广西教育厅各部处及各兄弟院校的指导下,我校各项事业得意顺利发展,为进一步增加广西各高校之前的交流和合作,我校拟举办下一届教务处年会。
妥否,请阅示(请批复为盼)附件:
广西教务处年会筹备预案北京航空航天大学北海学院,2-2组织准备建立各种为会议工作,服务的班子。
大型会议分设大会秘书处和大会总务处(或叫大会行政处和后勤处)1大会秘书处主要负责大会会务的各种事项。
设以下若干组:
二、会务工作内容,2-2组织准备,会务组负责主席团、全体大会的议程安排;
会议记录;
会议内外联系以及领导随时交办的事项。
资料组(秘书组、文书组)负责会议各种文件的印制发放;
收集代表的讨论情况;
编写会议纪要/简报等;
汇集会议文件和归档。
组织组负责会议的选举及组织工作。
如选举通过大会主席团名单;
大会秘书长人选;
代表的报到、编组;
每次会议的签到;
代表合格审查;
会议提案收集等。
报道组一是自身会议报道,向新闻媒介发布消息;
二是接待和安排新闻记者采访,组织新闻发布会。
2-2组织准备,2-2组织准备,2大会总务处生活组负责与会人员的吃住。
交通组负责会议的各种用车及会员返回的交通问题。
保卫组(会场宿地的保卫)医务室(治病与保健),2-3文件准备,由大会秘书处负责。
会议文件包括:
开幕词、主题报告、专题报告、首长报告、大会发言、大会决议、会议纪要、闭幕词等。
前五种定要在会前写好。
除以上外,还有些文字性工作:
如会议预告通知、正式通知;
会议参加者登记表;
会议日程安排;
会议作息时间表;
会议证件;
会议简报;
会议汇报等。
大部分在会前要备好。
另:
会议参加者登记表需附在“会议预告通知”后一并发出,限定时间内寄回,便于预订房间和返程票。
2-4物质准备,由大会总务处负责大会的物质准备。
会场内外布置会场内外摆设美观兼实用;
横额会标庄重醒目;
座次要严格按规定排列并经领导批准,并依次摆放各自座位前。
音响照明、通风设备、录音录像设备、卫生设施、茶水杯盘、保安措施等要有妥善安排。
2-4物质准备,住宿、饮食准备严格按照规定标准,尽力满足与会人员的合理要求,并考虑年老体弱及少数民族需要。
订房、分房从实际出发,按级别规定又适当照顾地安排好。
2-4物质准备,交通准备接送,会间回车,有明确派车管理制度。
会议各项管理,服务准备场内外设施,代表座区座位划分,出入管理会议用品的发放,休息场所安排环境美化,会议礼仪服务准备等。
分工明确,互相支援协作原则。
按会前的分组分工,通力合作进行。
会场、食宿、交通、卫生医疗等,每晚各小组要汇报一天的工作情况。
二会间服务工作,会后整理工作,会议结束,会议工作并未结束,扫尾(后续)6项工作:
1、印发会议纪要及对会议决定决议等作最后文字修改并印发;
2、清理会议文件(“收、存、带、销”);
3、组织并礼送代表离会;
散会前要把返回票送到代表手中,做好送站工作。
暂留人员安排好住宿。
4、搞好会议宣传报道;
5、做到会议工作总结;
6、及时展开会后催办工作。
小结:
本章我们初步了解了整个会务工作的基本内容、要素、阶段,重点讲解了大中型会议的组织安排的全过程,特别详细地讲述了会前准备阶段的具体内容,它是办好会议的基础,准备充分了,会议的成功才能有保障,因此需重点了解和掌握。
布置课外作业,(模拟)制定一次会议预案某省“银河天然食品饮品公司”新开发的软包装野生苹果汁已通过产品鉴定,获省卫生防疫站颁发的食品卫生许可证和中国营养学会的认证证书并已注册“银河艾浦尔”商标。
拟于十一月十八日上午8时(北京时间)在银河大厦16楼会展中心举办为时45分钟的“银河艾浦尔野生苹果饮品闪亮上市新闻发布会”。
公司CEO金总向秘书小范交办了策划、筹备和操办此次新闻发布会的任务。
金总要求:
会议总规模100人,要邀请各有关方面(哪些方面?
由您考虑)来宾和驻省会十大新闻单位的记者以及业内同行光临会议。
会议主要安排,一是要宣读鉴定结论、许可证、注册文书;
二是由金总发布“艾浦尔”上市的新闻并作简明扼要的推介;
三是请有关鉴定、监督方面代表(嘉宾)一人讲话;
四是请来宾代表(嘉宾)一人致贺;
五是金总回答新闻界朋友提问。
会上还要散发新产品宣传材料,在会场内外派送6666盒软包装“艾浦尔”。
请您替秘书小范拟写这次会议的预案。
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