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生产领料仓库发料制
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业务流程评述之生产入库
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ERP系统中,请购单在其中有承上启下的作用。
向上,请购单把销售、生产等部门联系起来,往下,其又跟采购、财务等有紧密联系。
所以,请购单的设计,是ERP系统中一个比较复杂的单据,因为其设计到的内容与控制因素比较复杂。
笔者将结合自己的工作经验,谈谈请购单的具体设计思路,或许,能够给大家提供一些参考。
请购单单头设计:
如上图,就是ERP系统中请购单单头的具体格式。
不要看其内容简单。
麻雀虽小,五脏俱全。
字段一:
请购单单别。
在ERP系统中,每个单据都有一个对应的单别,主要用来对单据进行归类及一些运算上面的控制。
同时,请购单单别的种类,也可以控制该单据单号的生成规则。
控制点1:
该字段只能够选择跟请购单相关的单据类型。
在ERP系统中,单据类型有很多,若所有单据类型都能够在这个字段中被找到或者被输入,那么,就会增加请购单出错的几率。
所以,此时就需要在请购单单别字段处进行限制,让其在这里只能够输入跟请购单相关的单据类型。
这个限制,在ERP系统中,使根据“基准单据类别”来实现的。
如我们在单据类型设置的时候,会让我们选择“基本单据类型”。
如我们现在新建一张“办公用品请购单”,此时,我们选择基准单据类型为“请购单”,此时,在请购单中,就会根据基准单据类型作为刷选条件,选出所有基准类型为“请购单”的单据类型。
若我们在建立这张单据单别的时候,不小心把该单据的基准类型选择了“采购单”,则此时就不会在请购单的地方出现,而是在采购单的地方出现。
ERP系统中,就是通过这种思路,虽然所有的单据单别都是存放在同一张表中(这主要是为了数据库设计与维护的简便性出发),但是,在输入相关的单据,如请购单时,则用户只能够选择相关的单据类别。
控制点2:
若用户不能选择单据类别,而是手工输入单据类别的时候,在焦点离开这个文本框之前,系统会进行判断,用户输入的单据类别是否存在及其基准单据类型是否是“请购单”。
若不存在,或者不符合这个相关性要求的话,系统就会提示错误,并显示警告信息“该单据类别不存在”或者“该单据类别不符合相关性要求”。
控制点3:
自动显示“单据名称”。
我们在请购单类别处,为了方便,我们可能只是输入请购单单别的编号,但是,其实际显示的时候,则是单据的名称。
如我们在单据类别建立的时候,“办公用品请购单”其单据编号为QG002。
此时,用户在请购单单别字段中,输入QG002以后,其显示的内容不是“QG002”,而是用户输入的“办公用品请购单”。
如此的话,利用便于输入的编码来代替输入效率不高的汉字,而最后显示的仍然是用户自定义的单据名称。
ERP系统就是通过这种机制,提高了ERP系统的操作效率。
控制点4:
连续新增时,默认前一笔的单据类别。
一般情况下,企业请购单肯定不止一个单据类别。
如可能有MRP请购单、仓库补货请购单、办公用品请购单等等。
若我们钢建立了一张办公用品请购单,接下去,又马上新建一张请购单的时候,此时,请购单的单据类别应该是什么?
为了提高输入的效率,ERP系统在连续新建单据的时候,都会默认前面的单据的单据类别。
因为根据我们研究的规律,用户一般在连续新建单据的时候,其单据类别往往是相同的。
故,我们就通过这个小小的功能设计,来提高ERP系统的人性化操作。
控制点5:
自动编号。
若我们在设置单据类别的时候,设置了该单据自动编号的格式,如年月日+流水号的格式队请购单进行自动编码。
则当我们选择该单据类型的时候,在请购单编号中,就会自动按这个编码规则生成请购单单号,如20080707001,表示2008年7月7日建的第一张请购单。
自动编号可以保证单据的连续性,单据单号的不重复性等等。
在项目实施过程中,作为实施顾问,要建议企业用户采用系统设计的自动编号功能,以防止单据输入过程中,单据单号的重复问题。
字段二:
请购单单号。
该字段不可空白。
在ERP系统中,所有单据的编号都不可空白。
在单据保存时,系统都会检验这个字段是否为空。
若为空的话,需要提示用户“该字段的内容不可空空”。
对于编码方式的控制。
上面我们讲到过,在ERP系统中,为了提高单据编号的输入效率,在系统中,提供了自动编码的功能,而这主要是通过单据类别来进行控制的。
若我们在单据类别建立的时候,设置“办公用户请购单”单据单号为按年月日的格式自动编码,则我们选择这个单据字段类别之后,该字段就不可写,只可读,并且编码字段产生。
这就可以防止用户不小心修改自动产生的单据编码。
控制点3:
单据编号不可重复。
若采取系统自动编码格式的话,单据编号是不会重复的;
但是,若采用的是用户手工编码或者两种编码方式都采用的话,则很可能造成单据的重复问题。
故,ERP系统在保存时,还是会对单据编号进行审核,看看其是否重复。
若重复的话,系统会提示错误信息,并且,该纪录不被保存。
字段三:
单据日期。
默认情况下,单据日期为系统日期。
这里要注意一点,在系统初始化设置的时候,我们可以设置系统采取默认日期的话,是采用客户端日期呢,还是采用服务器端的日期。
我们产品设计师对于实施顾问的建议是,让他们在项目实施的时候,最好建议用户采用服务器端的日期作为系统的默认日期来源。
因为客户端日期的话,员工可以更改,不能统一。
而ERP系统服务器的话,一般只有一台或者少数的几台,可以做到整个公司内时间的统一。
而时间对于ERP系统的计划功能来说,又是最基础的数据。
虽然系统在设计的时候,在灵活性上考虑,可以取客户端或者服务器端上的当前日期。
但是在实际工作中,大部分企业还都是采用服务器端的日期作为客户端默认日期的来源。
系统在保存时,会对该字段日期进行判断,看其是否符合一些强制规定。
如在ERP系统中为了跟财务模块结合,其他各个模块中,都有会计期间的控制。
一般情况下,只能在已经打开的会计期间内,进行单据操作。
如果我们新建请购单的时候,把单据日期进行更改,而这个单据日期所在的月份,其会计期间没有打开的话,则系统在保混请购单的时候,就会提示错误,告知用户单据日期所在的月份其会计期间没有打开。
控制点四:
连续新增时,默认的不是当前日期,而是前一笔单据的日期。
这其中的设计意图跟我们上面讲的单据类别连续新增时默认前一笔单据类别是相同的道理。
字段四:
请购日期。
请购日期其默认为单据日期,当然用户可以根据自己的需要进行更改。
不过更改后,系统会进行判断,该单据日期所在的会计期间是否是关闭的。
若关闭,则系统会提示错误信息,让用户去打开关闭的会计期间,再进行相关的操作。
字段五:
请购人员。
在ERP系统中,所有的员工信息都是存放在一张表中的,所以,在这个字段中,为了提高输入效率,一般是利用用户登录的帐户为请购人员,并且,自动查询出其在员工基本信息处所定义的部门信息。
如此的话,用户就不需要再去输入部门信息。
有时候,登陆的用户跟物品的请购人可能不是同一个人,此时,请购单输入的时候,就需要输入实际的请购人员。
当请购人员进行改变时,系统会重新查询修改后的请购人员所对应的部分信息,并自动进行修改。
这个关联性查询时一种数据约束的表现,可以提高数据输入的准确性与效率。
字段六:
来源。
请购单的来源有很多种,如有的请购单,是根据ERP系统的物料需求计划(MRP)所产生的;
而有的请购单,又是根据库存的再补货建议表声称;
有的ERP系统,还可以根据物料清单生成请购需求;
但是,也有些请购需求,是用户手动生成的。
根据具体来源的不同,清购单上会有一些特殊的限制。
若请购单是由其他系统抛砖过来的,即请购单是根据物料需求计划、库存再补货建议表或者根据物料清单生成过来的,则请购单中必须有来源单号。
一般情况下,该来源单号是系统在生成请购单的时候自动传递过来的。
通过这个来源单号,用户可以直接在请购单上关联查询到原始单据。
并且,用户在选择以上这几种来源的话,来源单号字段是只读的,用户不能进行更改。
以上是对请购单单头设计思路的一些总结。
在下片文章中,笔者将重点讲述请购单单身设计的思路。
相对单来设计而言,清购单单身的设计,更加显现出产品设计工程师的能力。
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采购进货管理是采购环节的最后一道程序,其虽然没有采购那么复杂,但是,因为其直接关系到企业的资产安全,所以,在ERP系统中,设置了很多的关卡,如没有采购单是否允许收获、是否允许超量收货、供应商超期送货如何管理、是否允许分批收货等等进行相关的控制,从而保证企业采购资金的安全。
下面笔者结合一家客户的进货管理流程,来谈谈在实际工作中,如何结合ERP系统的进货管理流程,做好进货作业的相关控制。
步骤一:
供应商送货通知单。
供应商送货的话,一般都会随货附上供应商资金的出货单,而企业一般把它叫做供应商送货单。
不要小看这简单的一张送货单,其中学问还真不少。
供应商送货通知单格式虽然是供应商自己定义的。
有的供应商送货单上,没有企业的采购订单号码,甚至其产品编码也是供应商自己的编码,而不是企业的编码。
这对于后续的ERP操作会比较烦吗,如仓库管理员还要去寻找入库单对应的采购订单号码,还需要确认公司的编码等等。
其实,企业在接到客户订单的时候,客户会要求企业在出货单上写明客户下单的销售订单号码,同时,在出货单上也要用客户的产品编码,而不是企业自己的产品编码。
这主要是为了方便客户的后续操作。
在跟供应商的交易中,企业就是供应商的客户,是他们的上帝。
所以,企业也可以这么要求供应商。
要求供应商在他们的送货单上,注明公司的采购订单号码、在采购单上的产品编码要利用公司的编码而不是供应商自己的编码。
不要小看这一小小的改变,他可以大大的提高仓库管理员进货单输入的效率。
如笔者有一个客户,在上ERP系统之前,供应商的送货单就没有他们企业的采购订单号码。
后来在笔者的建议之下,他们要求供应商的送货单上,必须填写上他们的采订单号码。
这么一个小小的改变之后,无论是仓库在入库单作业上,还是对帐上,都方便了许多。
步骤二:
仓库判断是否收货。
当供应商把送货单送到仓库后,仓库部门需要先对该送货单进行初步判断,该笔送货是否合法,是否需要收货。
一般仓库管理人员在收到送货单后,需要进行如下判断:
1、供应商该笔送货,有否对应的采购订单。
一般企业,在采购管理到,都是拒绝无单采购的。
也就是说,若没有书面的采购单的话,供应商是不能送货的。
所以,仓库管理员首先需要进行判断,该笔货物是否对应的采购单,若没有的话,则仓库管理员将拒绝收货。
在供应商的送货单上一般有企业的采购订单号码,所以,通过这个内容就可以初步判断,该笔货物是否属于无单采购。
系统控制:
在ERP系统中,还可以对此进行强制控制。
如用户只需要在入库单单据性质上进行设置“入库单必须核对前置单据”,如此的话,仓库管理员在输入入库单的时候,必须有采购单单号,而且,所输入的产品编号必须跟对应采购订单中所采购的产品一致。
否则的话,系统将无法审核这张入库单,这就可以强制保证
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