整理教育部发布作业标准化SOP流程图制作规范参考最新版Word格式文档下载.docx
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秘书室管考科制931009
壹、前言
「标准作业流程」是企业界常用的一种作业方法。
其目的在使每一项作业流程均能清楚呈现,任何人只要看到流程图,便能一目了然。
作业流程图确实有助于相关作业人员对整体工作流程的掌握。
制作流程图的好处有三:
(1)所有流程一目了然,工作人员能掌握全局。
(2)更换人手时,按图索骥,容易上手。
(3)所有流程在绘制时,很容易发现疏失之处,可适时予以调整更正,使各项作业更为严谨。
贰、目的
一、为建立本部作业标准化(SOP)流程图之可读性及一致性,乃参考美国国家标准协会(AmericanNationalStandardsInstitute,ANSI)系统流程图标准符号,选定部份常用图形,作为本规范流程图制作符号;
及参考道勤企业管理顾问有限公司「效率会议」标准流程,作为本规范流程作业要项及流程图之范例。
二、本规范对于流程图绘制方式,采用由上而下结构化程序设计(Top-downStructuredProgramming)观念,亦即流程图的结构,由循序、选择及重复三种结构所组成,以制作一个简单、易懂及便于维护、修改的流程图。
三、对于制作流程图共通性目标,本规范亦列出流程图绘制原则。
叁、流程图符号
可由计算机的Word软件中,工具列─插入─图片─快取图案─流程图,选取各种图示绘制;
其中最常用者,有下列八种,说明如下:
符号
名称
意义
准备作业(Start)
流程图开始
处理(Process)
处理程序
决策(Decision)
不同方案选择
终止(END)
流程图终止
路径(Path)
指示路径方向
文件(Document)
输入或输出文件
已定义处理
(PredefinedProcess)
使用某一已定义之处理程序
连接(Connector)
流程图向另一流程图之出口;
或从另一地方之入口
批注(Comment)
表示附注说明之用
肆、流程图结构说明:
一、循序结构(Sequence)
(一)图形:
(二)意义:
处理程序循序进行。
(三)语法:
DO处理程序1THENDO处理程序2
(四)实例:
(五)运用时机:
本结构适用于具有循序发生特性之处理程序,而绘制图形上下顺序就是处理程序进行顺序。
二、选择结构(Selection)
二元选择结构(基本结构)
流程依据某些条件,分别进行不同处理程序。
IF条件THENDO处理程序1ELSEDO处理程序2
1.本结构适用于须经选择或决策过程,再依据选择或决策结果,择一进行不同处理程序。
2.选择或决策结果,可以用「是、否」、「通过、不通过」或其它相对文字,来叙明不同路径处理程序。
3.经选择或决策结果之二元处理程序,可以仅有一个,例如:
仅有「是」或「否」的处理程序。
多重选择结构(二元选择结构变化结构)
FOR条件P
CASE1DO处理程序1
CASE2DO处理程序2
.
CASEnDO处理程序n
1.本结构是二元选择结构之变化,流程依据选择或决策结果,择一进行不同处理程序。
2.选择或决策结果路径名称,可用不同文字,来叙明不同路径之处理程序。
三、重复结构(Iteration)
REPEAT-UNTIL结构
重复执行处理程序直到满足某一条件为止,即直到条件变成真(True)为止。
REPEAT-UNTIL条件DO处理程序
1.本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况,而当停止继续执行的条件成立后,即离开重复执行循环至下一个流程。
2.本重复结构是先执行处理程序,再判断条件是否要继续执行。
DO-WHILE结构
除了在执行处理程序之前,得先测试条件外,DO-WHILE结构和REPEAT-UNTIL结构很相似,若条件为伪(False),就不再执行处理程序。
DO-WHILE条件DO处理程序
1.本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况,而当停止继续执行的条件成立后,即离开重复执行循环至下一个流程。
2.本重复结构是先判断条件是否成立,再执行处理程序。
伍、流程图绘制原则
一、流程图分中心主轴及旁支说明,主轴内各流程图文字请键入KEYWORD,各细部流程若需补充说明,请精简条列以虚线旁支说明,每点以不超过二行为原则(请见范例)。
二、各项细部流程有办理期程者,应注明。
三、各项步骤有选择或决策结果,如(可、否)、「通过、不通过」或其它相对文字时,请回馈校正流程是否有遗漏,以避免悬而未决状况。
四、注意各流程图动线勾稽的合理性、并考虑是否需建置分表或合成简要总表,分表与总表应以符号、颜色或字段等区隔,使人一目了然。
五、流程图符号绘制排列顺序,为由上而下,由左而右。
六、处理程序请以阿拉伯数字,由1开始,依处理程序排列顺序编号,并以文字依处理程序功能命名。
文字命名部份,以「动词+受词」及简明扼要叙述为原则。
若须表示处理程序之单位,则在编号之后,加上单位名称。
【实例】
处理程序若属并行操作关系,其编号请多加一码(如8.1,8.2等依序编号),并宜排列在流程图同一高度,而下一个处理程序编号,则自动增加1(如9)。
七、处理程序须以单一入口与单一出口(Single-Entry,Single-Exit)特性绘制。
【修正前】【修正后】
八、流程图一页放不下时,可使用连接符号连接下一页流程图。
同一页流程图中,若流程较复杂,亦可使用连接符号来述明流程连接性。
连接符号内请以文数字标示,以资区别。
九、相同流程图符号宜大小一致。
十、路径符号宜避免互相交叉。
十一、同一路径符号之指示箭头应只有一个。
十二、开始符号在流程图中只能出现一次,但结束符号则不限。
若流程图能一目了然,则开始符号及结束符号可省略。
十三、选择结构及重复结构之选择或决策条件,文字叙述应简明清晰,路径并加注「是」及「否」或其它相对性文字指示说明。
十四、流程图中若有参考到其它已定义流程,可使用已定义处理程序符号,不必重复绘制。
十五、流程图若一页绘制不下,可以使用阶层性分页绘制方式,并在处理程序编号上表示其阶层性。
【第一页】【第二页:
处理程序2的阶层性分页绘制】
陆、范例
(一)教育部暨所属各机关计划资本支出预算执行评核作业流程
.作业要项表秘书室管考科制93.9.27
项目编号
秘管-04
项目名称
教育部暨所属各机关计划资本支出预算执行评核作业
承办人员
李美婷23565906
相关单位
秘书室、总务司、会计处、人事处及业务相关单位
办理时间
一、配合研考会作业期程,当年十月或十一月办理本部及所属机关学校填表说明会。
二、次年三月一日开始(年度决算编竣后)填报检讨表及初审作业。
办理期程
每年03/01至04/25
注意事项
每年受评核计划范围,依当年度行政院研考会之评核要点为之
有关法令
行政院所属各机关计划资本支出预算执行评核要点
办理方式
一、各计划执行机关于其年度决预算编竣后,应就该年度计划执行结果详加检讨,并同执行差异之理由填写「年度计划预算执行结果检讨表」,于一个月内报请上级主管部会审核;
符合奖励要件之计划,得并提「年度计划建议奖励审查表」办理审核。
二、各部会收到所属各计划执行机关依前款所报数据后,由研考、会计、人事及相关单位组成审核小组进行审核,并依评核要点之奖惩标准作成奖惩建议,必要时得请执行机关提供说明或办理实地查证,于一个半月内完成评(初)核,并将所主管计划之执行结果汇整为一览表,并同综合审核意见送行政院审核小组办理复核。
三、行政院审核小组完成复核后,拟订综合审核意见陈报院长核定。
.教育部暨所属各机关年度计划资本支出预算执行评核作业流程图
(二)教育部有效率会议标准作业流程
.作业要项表:
秘书室管考科制930927
秘管-07
「效率会议」标准作业流程
萧玉真23565905
本部各单位
经常性办理
会议召开的目的在于解决问题及产出决策,所以沟通应在会前进行,行政作业的目的在于如何使会议更有效率(Effective),进而达成预期效果(Effectiveness)。
(1)内政部「会议规范」。
(2)教育部「会议的主持与参与」。
(一)会前作业
1.预期会议希望达成之效益与成本分析
2.检核会议召开之必要性(无其它方式可替代或奉上级指示)
3.决定与会者(人员层级不宜超过三级)
4.准备会议背景资料
5.明确的会议议程及时间表
6.预拟可能之争议点
7.进行会前沟通
8.检核上次会议决议执行情形(连续会议者)
9.研拟主席裁示稿
10.准备事务用具及器材
11.发送资料
(二)会议进行
1.主席述明会议目的、进行方式、结束条件等原则。
2.确认上次会议决议执行情形(ActionRequestControlList)。
3.与会人员了解目的、表达看法、达成共识。
4.处理争议。
5.确定会议结论。
6.准时结束会议。
(三)后续作业
1.发送会议纪录。
2.后续处理(追踪决议办理情形)。
3.准备下次会议资料(连续会议者)。
教育部「会议召开」评估检核表
序号
检核项目
检核
备注(说明、附件)
1
预期会议希望达成之效益与成本分析
2
- 配套讲稿:
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