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6、销售发货的产品必须是经质量部门检验合格入库的产品;
7、严格按照价格表的产品型号填写,同时在发货信息单上务必写明对应的备货单号,销售发货的产品型号必须与备货、销售合同的产品型号、数量保持一致;
8、正常发货的承诺处理时间为2个工作日,即商务接到合同管理员提交的发货信息单,承诺最长处理时间在2个工作日内将货发出。
营销平台接口人务必在提交发货信息单时要提前预留时间。
9、涉及硬件版本升级、硬件更换的销售业务,需要发回要升级、更换的设备,并按销售产品发货的程序执行;
二、涉及到相关部门的职责定义
部门
职责定义
产品管理中心
1、对销售产品及价格具有绝对的解释权;
2、对由于工艺更改或工艺不全、批量软件升级、新产品生产等因素影响到正常生产计划的下达与完成的情况,而导致供应链商务部发货承诺不能履行的责任负责;
3、负责对生产过程中发现的批量故障,而导致生产、商务不能按照正常的生产周期、备货及发货周期时间进行的情况,及时向各营销平台下达相关通知;
4、对因加急发货业务而违反生产工艺要求的行为的批准权;
协调解决因加急业务给合同管理、供应链商务部、生产部门、质量部门工作顺利进行带来的困难;
5、对各营销平台的产品质量投诉及质量问题的解决具有监督权;
各营销平台
1、对要求发货的产品型号填写的准确性负责;
2、对发货信息表、授权申请表中,所有信息的真实性与准确性负责;
3、对没有按照供应链商务部规定的备货要求、发货要求而导致发货业务的延误负责;
4、对到货产品无法正常使用的投诉权;
合同管理
1、对发货信息表填写要求进行审核,以保证发货业务的顺利进行;
2、对满足发货要求的合同、发货信息表及时下发到供应链商务部时间承诺负责;
3、对合同中没有经过供应链商务部确认的发货时间及相关条款负责;
4、负责对因为不满足合同管理要求而申请的《加急发货业务申请》的总部审批业务;
供应链商务部
1、审核销售合同中的发货时间及相关条款;
2、对违反规定的业务有否决权及通报权;
3、对发货产品型号的准确性和及时性负责;
4、负责对因为不满足备货管理要求的《加急发货申请》的总部审批业务;
5、对不满足正常发货要求的申请及时进行沟通与反馈;
三、销售发货业务的类型
1、正常发货业务:
在规定的接单时间范围内,接到合同管理员下达的发货指令,同时发货产品满足备货要求,视为正常发货业务。
对正常发货业务供应链商务部开辟“绿色发货通道”,无需进行签批,直接执行发货程序。
满足正常发货业务必须同时具备如下条件:
1)具备有效的合同及发货信息表,同时ERP系统订单已经释放;
2)提交了《备货申请单》;
3)备货时间与数量满足备货要求;
4)备货产品与发货(合同)产品一致;
2、非正常发货业务:
在规定的接单时间范围内,接到合同管理员下达的发货指令,但发货产品不满足备货要求,视为非正常发货业务。
以下几种情况都被视为非正常发货业务:
1)没有提交《备货申请单》;
2)备货产品不满足备货时间要求;
3)在进入到发货环节时发现备货的产品要求与合同不符;
3、加急发货业务:
除了上述两种类型之外的业务,凡是由各营销平台指定“加急”发货的业务统称为加急发货业务。
有关此类业务的操作请详见本节的第六部分。
必须由公司营销副总裁签字批准方可执行,并由各营销平台承担相应的“加急成本”。
四、销售发货业务流程
1、销售发货业务流程
步骤一:
合同系统操作;
合同管理员接到有效合同和发货信息表后,做如下操作:
1)审核发货信息表填写是否齐全;
对不齐全的发货信息表及时与销售人员沟通修正;
2)审核预付款是否到账;
没有到账的情况,合同管理员及时与销售人员沟通,并告之不能发货;
否则,按照加急发货业务进行申请。
3)进行ERP订单系统录入并进行释放;
4)合同及发货信息表复印及下发供应链商务部;
在特殊情况下,当不满足合同管理要求又急需发货的业务,请各营销平台按照加急发货业务进行申请。
步骤二:
商务接单审核;
库房管理员接到合同及发货信息表后,进行如下条件审核:
1)查看ERP订单是否释放;
没有释放的合同拒收,返回到第一步骤;
2)查看此合同是否有《备货申请单》;
没有《备货申请单》的合同,商务人员电话通知各营销平台接口人,按照备货流程办理备货手续;
走完备货流程后,直接进入到步骤三;
3)备货周期是否满足要求;
不满足备货周期的合同,待备货周期满足后,直接进入到步骤三;
4)发货与备货产品是否一致;
如果合同产品与备货产品不一致时,收,返回到第一步骤;
5)查看此合同是否有《备货申请单》;
没有《备货申请单》的合同,商务人员电话通知各营销平台接口人,做备货申请更改,并从更改时间开始计算备货周期,期满后,直接进入步骤三;
当审核的四个条件全部满足要求时,直接进入步骤三;
如果接到合同管理员提交的《加急发货业务申请》单时,库房管理人员直接进行步骤三的操作。
步骤三:
产品分捡出库;
库房管理员对满足发货条件的合同进行如下工作:
1)填写发运单,联系发运公司;
2)进行备货产品的系统消账;
3)系统发货出库并打印出库单;
4)通知库房搬运工进行产品分捡出库;
5)对分捡出来的产品根据出库单贴上发运单据;
6)与货运公司进行产品发运清点确认;
上述三个步骤完成后,即完成全部销售产品发货工作。
2、《销售产品发货业务流程图》
特别说明:
1)备货周期:
请详见第二章产品备货管理规定中对备货时间的要求及对《2008年常规产品提前备货周期表》的介绍;
2)备货时间补差:
是备货周期减去已经备货的时间;
3)重工生产周期:
见下方生产部门提供的生产周期表;
工作日
常规生产
重工生产
软件灌装
修改参数
更换配件
X≤10台
7
5
2
10台<X≤30台
9
4
30台<X≤50台
12
10
6
50台<X≤100台
17
15
100台<X≤200台
21
——
五、销售发货业务的时间承诺
发货类型
情况定义
时间
承诺
正常发货业务
发货的四项必须条件全部具备时;
2个工作日
(正常发货时间)
非正常发货业务
没有提交《备货申请单》;
备货周期+1个工作日
备货周期不满足要求,其他条件都满足时;
备货周期-已备货时间+1个工作日
发货与备货产品型号相同,但模块或配置口要求不同。
其他条件都满足时;
重工生产周期+1个工作日
1、时间承诺是以接到上一个步骤满足要求的相关单据或指令开始计算;
2、如果发货需求中存在两种以上的产品型号时,由于不同的产品型号和数量备货周期不同。
所以,如果各营销平台接口人没有特殊说明时,供应链商务部按照最长的备货周期时间统一进行发货。
六、加急发货业务
1、各营销平台对加急发货业务的承诺
由于加急发货业务会影响到正常排单业务的顺利进行,同时会非计划的占用相关部门的各种资源,产生管理成本,所以,为降低管理成本,控制加急发货业务的发生是每一个营销平台负责人义不容辞的责任。
为此,在提出加急发货业务的申请前,各营销平台必须对如下要求进行承诺:
1)主动控制本营销平台业务范围内加急发货业务的发生;
2)接受加急发货业务而引起的资源耗费与占用的具体费用化管理规定;
3)同意财务定期将其确认的加急发货业务数量与费用化金额,从营销平台费用中扣除;
4)在特殊业务情况下,授权各营销平台负责人自本规定发布之日起到年底止,享有6单免责加急发货业务的审批权,但此6单免责加急业务只适用于不符合备货管理要求中的“备货产品不满足备货时间要求”和“到发货环节时发现备货的产品要求与合同不符(型号相同,功能或配置口不同)”条件的使用;
5)对于超出加急发货产品范围的产品要求加急发货时,供应链商务部有权拒绝受理;
如果受理则按照5000元/单的标准扣除申请营销平台的费用;
6)加急发货业务费用表:
引发加急发货的原因
具体情况
费用(元)/单
不符合合同管理要求
没有生效的合同;
没有准合同;
5000
预付款未到账
2500
不符合备货管理要求
没有提交《备货申请单》
2000
备货产品不满足备货时间要求
1000
到发货环节时发现备货的产品要求与合同不符(型号相同,功能或配置口不同)
不符合合同管理要求,同时不符合备货管理要求
在不符合合同管理要求中的一项的同时,也不符合备货管理要求中的任意一项
不符合项的
费用之合
特别提醒:
1、只要合同中存在上述任意一条不符合项,即为不符合相关要求的合同;
2、如果到发货环节发现备货产品与合同不符,且非同型号产品时,此现象按照“没有提交《备货申请单》计算;
例如:
备货的是天阗NS200但合同要出NS500;
或备货的是NS200但合同要出AIO300等现象。
2、加急发货业务的相关规定
1)申请接收部门:
对于不满足合同管理要求的加急发货业务,请提交给计划财务部的合同管理员;
对于不满足备货管理要求的加急发货业务,请提交给供应链商务部的计划管理员;
对于既不符合合同管理要求又不符合备货管理要求的申请,请提交计划财务部的合同管理员。
2)审批要求:
a)加急发货业务必须由各营销平台的负责人审核同意,不得授权他人签字;
b)加急发货业务必须由供应链总监签字同意;
c)计划财务部与供应链商务部业务操作审批人为财务总监;
3)时间承诺:
a)合同管理员与供应链商务部的计划管理员必须在接到《加急发货业务申请》单后的半个工作日内,完成公司内部的审批跑签工作;
b)各位审批人必须当场进行审批确认和签批;
如果审批人不在公司必须电话确认后
c)生产部门接到《加急生产任务单》后,必须启动加急生产流程,确保加急产品在半个工作日内入库;
d)供应链商务部必须承诺产品入库当天以加急发货形式进行发货;
e)发运方式默认为最快的方式;
4)其他要求:
a)一份《加急发货业务申请》单只能对应一个合同,其相关信息与合同保持一致;
b)合同管理人员必须在收到正式《加急发货业务申请》和《发货信息单》后,第一时间提交给商务复印件,库房管理人员凭以上当局对产品进行系统出库处理。
3、加急发货业务的统计与核算方式
1)每个月末统计上报一次;
每季度末确认一次,核算一次,扣缴一次;
2)核算依据是审批后的《加急发货业务申请》;
3)供应链商务部季度末向各营销平台负责人提供《加急发货业务明细表》,各营销平台负责人签字确认后,将其回传供应链商务部。
第二节:
销售产品授权申请的相关规定
一、销售产品授权申请的要求
1、供应链商务部授权申请业务接单时间规定为:
00—下午16:
00;
2、申请销售产品授权时,必须按照不同产品授权的技术要求,提供相应的文档;
3、必须认真填写《授权申请表》上的相关信息,对于销售产品授权申请不需要签批,只要核实信息正确,就可以在规定时间内提供授权。
二、销售产品的授
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