建筑工程项目物资管理制度Word格式.docx
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6.合同收尾:
完成并核算合同,包括解决任何未解决的问题,并就与项目或项目阶段相关的每项合同进行收尾工作。
三、项目采购的程序和方式
通常的采购方式分为招标采购和非招标两大类。
(一)招标及程序
1.刊登招标总公告。
2.资格预审。
3.编制招标文件。
4.刊登具体招标通知。
5.发售招标文件。
6.投标。
7.开标。
8.评标。
9.授标。
10.签订合同。
(二)有限国际招标方式
适合于以下的情况:
1.采购金额比较小。
2.承包商数量有限。
3.其他特殊原因。
比如紧急援建等项目。
(三)国内项目采购招标方式
适用于下列情况:
1.合同金额小。
2.土建工程地点分散,而且施工时间会很长。
3.劳力密集型的土建工程。
4.在国内能采购到的货物或工程,其价格低于国际市场价格。
(四)非招标采购方式
1.国内和国际的询价采购。
2.直接采购或直接签订合同。
3.自营工程。
◆项目用料预算办法
第一条为合理采购材料,控制项目成本,规范项目用料预算,特制定本办法。
第二条常备材料预算:
由生产管理部门依生产及保养计划定期编制“材料预算及存量基准明细表”,拟订用料预算。
第三条预备材料预算:
由生产管理部门依生产及保养计划的材料耗用基准,按科别(产品表)定期编制“材料预算及存量基准明细表”,拟订用料预算,其杂务用品依过去实际领用数量,并考虑库存情况,拟订用料预算。
第四条非常备材料预算:
订货生产的用料,由生产管理部门依生产用料基准,逐批拟订产品用料预算,其他材料直接由使用部门定期拟订用料预算。
第五条常备材料存量管理:
物料管理部门依材料预算用量、交货所需时间、需用资金、仓储容量、变质速率及危险性等因素,选用适当的管理方法,以“材料预算及存量基准明细表”列示各项材料的管理点,连同设定资料呈主管核准后,作为存量管理的基准,并拟“常备材料控制表”进行存量管理作业,材料存量基准设定因素变动足以影响管理点时,物料管理部门应立即修正存量管理基准。
第六条预备材料存量管理:
物料管理部门应考虑材料预算用量,在降低采购、仓储成本的原则下,酌情以“材料预算及存量基准明细表”设定存量管理基准加以管理,但材料存量基准设定因素变动时,物料管理部门必须修正其存量管理基准。
第七条非常备材料存量管理:
由物料管理部门依据预算用量及库存情况实施管理。
第八条材料预算用量与实际用量差异超过管理基准时,依下列规定办理:
(一)常备材料:
物料管理单位应于每月×
日前就上月实际用量与预算用量进行比较(内购材料用),或将前三个月累计实际用量与累计预算用量进行比较(外购材料用),其差异率在管理基准以上者,需填制“材料使用量差异分析月报表”,送生产管理部门分析原因,并提出改善对策。
(二)预备材料:
物料管理部门以每月或每×
个月为一期,于次月×
日前就最近一个月或三个月累计实际用量与累计预算用量做比较,其差异率在管理基准以上者按科别填制“材料使用量差异分析月报表”送生产管理部门分析原因,并提出改善对策。
(三)非常备材料:
订货生产的用料,由生产管理部门于每批产品制造完成后,分析用料异常的原因。
第九条本办法由公司采购部负责解释。
◆物料需求单审批管理规定
第一条为了进一步加强物料管理,健全项目管理制度,监督和控制不必要的开支,促进资金的合理周转,堵塞开支过程中的各种漏洞,特制定本规定。
第二条自×
×
年×
月×
日起,本项目启用新的需求单,同时废止过去使用的需求单。
新的需求单分为“计划内开支需求单”和“计划外开支需求单”。
第三条各相关职能部门在业务生产、基建、维护中需采购的各类物料、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支,都必须分别按“计划内开支需求单”和“计划外开支需求单”所列内容填报。
第四条审批手续和权限
(一)发单人必须填写估算价值并提出开支的足够理由,经项目职能部门经理审批签字后,送项目经理审批,项目经理审批后送财务部审批,财务部审批后分类送公司总经理审批。
部门经理审批权限在×
万元以内,项目经理审批权限在×
万元以内。
每份需求单所列合计金额超过×
万元以及购买贵重物品的,必须报总经理审批。
最后由财务部送物资部或其他部门执行。
(二)所购物料是急需物料时,物资供应部经理应在“物资供应部意见”栏所列“发单部门自购或物资供应部采购”项目签注意见。
第五条对预算外需求单的审批,除执行以上审批手续外,一律报项目经理审批。
第六条各部门购置物料未按上述审批手续审批的,财务部应拒绝付款。
第七条本规定自颁布之日起施行。
◆项目采购管理要则
第一条为规范项目采购工作,以采购质优价廉的物料,并及时满足项目的需要,特制定本要则。
第二条商品库存量以一个季度销售量的一倍作为库存。
原材料库存量应以两个月使用量为限,物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。
第三条计划外采购或特殊、急需物品的采购,各部门告知财务部并报项目经理审批同意后,方可采购。
第四条坚持“凡国内能解决的,不在国外进口;
凡本地区能解决的,不到外地采购”的原则。
第五条对待购物料、工具、用具,尤其是定制品,物料采购部门应坚持先取样品,征得使用部门同意后,方可进行采购或定制。
第六条各项物品、商品、原材料的采购,必须遵守市场管理及外贸管理的规定。
第七条长期订货和大额进货应通过签订合同的办法进行。
第八条从国外购进物品、原材料、商品等,凡动用外汇的,不论金额大小,必须取得项目经理的批准。
第九条编制项目总物料需用量、品种、规格、使用对象的采购计划均应向有关上级申报和审批。
第十条根据各类物料的历史使用情况,编制出项目所需各类物料的总使用量、季使用量,制定出项目物料总使用计划和各阶段使用计划。
第十一条制定出实际采购使用量的总计划和阶段计划,交项目经理审批,同意后交采购部按计划采购。
第十二条超出总计划和阶段使用计划,而需增加的物料请购,需填写请购单,并提前一个月办理请购手续。
第十三条当采购部接到请购单时,应立即进行报价,将请购单送项目经理审批。
同意后,将请购单其中一联送回仓管处以备验收之用,一联交物料采购组进行办理。
第十四条凡不按上述规定采购者,财务部以及业务部门的财会人员,应一律拒绝支付,并上报给项目经理。
第十五条物料的验收或检验记录应完整保存,以便以后查用。
各类物料的识别记录应清晰耐久,以便今后可追查。
第十六条本要则自颁布之日起施行。
◆项目标准采购作业管理制度
第一条为规范项目采购作业,确保采购材料能及时满足项目需要,并控制项目采购成本,特制定本制度。
第二条各项材料的请购部门划分
(一)常备材料由生产管理部门负责请购。
(二)预备材料由物料管理部门负责请购。
(三)订货生产用料由生产管理部门负责请购。
(四)其他用料由使用部门或物料管理部门负责请购。
第三条请购单的开立和递送
(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算,参考库存情况开立请购单,并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项,经主管审核后,依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订),将“请购单(内购)(外购)”送采购部门。
(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应以请购单附表,以一单多品方式提出请购。
(三)紧急请购时,由请购部门于“请购单”的“说明栏”中注明原因,并加盖“紧急采购”章,以急件卷递送。
(四)材料检验须待试车方能实施者,请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。
(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况,并考虑库存情况,填制“请购单”提出请购。
第四条符合下列情形之一的总务性物品免开请购单,并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理,但其核决权限另行修订。
(一)贺奠用物品:
花圈、花篮、礼物等。
(二)招待用品:
饮料、香烟等。
(三)书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。
(四)打字、刻印、报表等。
第五条请购权限核决
(一)内购
1.原物料
(1)请购金额预估在×
万元以下者,由科长核决。
(2)请购金额预估在×
万~×
万元者,由经理核决。
(3)请购金额预估在×
万元以上者,由项目经理核决。
2.财务支出
3.总务性用品
4.凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。
(二)外购
1.请购金额预估在×
万(含)元以下者,由经理核决。
2.请购金额预估在×
第六条除一般采购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,在下列方式中选择一种进行采购。
(一)集中计划采购
凡具有共同性的材料,以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。
(二)长期报价采购
凡属本项目经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
第七条采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类确定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以便参考。
遇有变更时,应立即修正。
第八条内购部门询价、比价、议价
(一)采购经办人员接获“请购单(内购)”后应依请购案件的缓急,并参考市场行情及采购历史记录或厂商提供的资料,除经核准得以询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以注明,经采购部门经理核实后,会同使用部门或请购部门签注意见后呈核。
第九条订货
(一)采购经办人员接到经核决的“请购单”后,应依“订购单”向厂商订购,并以或确定交货(到货)日期,同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
(二)若属分批交货者,采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章,以资识别。
(三)采购经办人员使用暂借款采购时,应于“请购单”上加盖“暂借款采购”章,以资识别。
第十条进度控制与事务联系
(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段,以“采购进度控制表”控制采购作业进度。
(二)若采购经办人员未能按既定进度完成作业,应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”,经呈主管核实后转送请购部门,依请购部门意见拟订对策处理。
第十一条整理付款
(一)项目物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分,应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门,经与发票核对无误后,于第二日前由主管审核后送
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