旅行社会议接待方案及服务合同两篇Word文档下载推荐.docx
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7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接
待手册。
8、准备会议资料。
(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会
议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。
)二、会中工作
1、机场、车站专人、专车分批分时段按要求接站。
2、会议酒店现场会议秘书分发会议资料,来客接待。
3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发
房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。
协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其
他相关安排等工作。
6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消
费和付费的方式。
7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、
游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。
8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会
代表的人、财、物等安全工作。
9、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表
及家属等)的安排及接待工作。
10、协调会议期间的交通工具的安排。
1
1、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服
务。
三、会后工作
1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工
作。
2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的
汇总结书工作及印刷代表通讯录。
3、与会议主办者的费用结算工作。
4、欢送代表工作。
会议的成功召开,关键在于会议接待环节。
二、会议接待礼仪根据参加会议的人数不同、会议接待的准
备工作的内容以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要
求也不同。
一、会议的筹备工作。
1、根据会议规模,确定接待规格。
找北旅行社接待规格分二种标准、豪华。
2、发放会议通知和会议日程。
会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。
通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。
对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。
这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。
会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。
它的形式既可以是文字的也可以是表格的。
它可以随会议通知一起发放。
3、选择会场。
选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考
虑。
最好是达到一下标准第一大小要适中。
第二地点要合理。
第三附属设施要齐全。
第四要有停车场。
4、会场的布置。
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。
一般大型会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。
门口张贴欢迎和庆祝标语。
可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;
为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。
桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。
坐席的配置要和会议的风格和气氛统一,讲究礼宾次序,主
要有以下几种配置方法①圆桌型。
如果是使用圆桌或椭圆形桌子。
这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的
感觉。
另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。
这种形式适于20人左右的会议。
座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面
做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。
同级别的对角线相对而坐。
②口字型。
如果使用长形方桌。
这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。
③教室型。
这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为
目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、
交流意见。
这种形式主席台与听众席相对而坐。
主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。
主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为
上的原则依次排列。
5、准备会议资料。
会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准
备。
二、会议前的接待礼仪。
一是会前检查。
这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补
救。
比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
二是提前进入接待岗位。
接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。
一般的接待工作分以下几个岗位。
1、签到。
设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次
比较高,可以派礼仪小姐承担。
签字台北有毛笔、钢笔和签到本。
向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。
如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。
签到本应精致些,以便保存。
如需要发放资料,应礼貌地双手递上。
接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。
2、引座。
签到后。
会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。
对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开
始前几分钟再到主席台就座。
3、接待。
与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。
三、会议中的服务礼仪会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。
一是倒茶服务人员注意观察每一位与会者,动作轻盈、快捷、
规范。
杯盖的内口不能接触桌面,手指不能按在杯口上,不能发生杯盖碰撞的声音。
一般是左手拿背盖,右手将热开水准确倒入杯里,不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。
杯子放在与会者桌子右上面。
如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。
二是其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面。
这就要求各个工作人员
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- 关 键 词:
- 旅行社 会议 接待 方案 服务 合同