在建工程跟踪服务实施方案会议纪要.doc
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在建工程跟踪服务实施方案会议纪要.doc
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在建工程跟踪服务实施方案会议纪要
在建工程跟踪服务由法务部建议,经集团公司批准发文,即将在本公司所属工程项目中逐步实施,为了贯彻落实集团公司《关于在建工程跟踪服务的通知》精神,使在建工程跟踪服务工作有条不紊地进行,法务部于20年3月日召开了全体法务人员会议,就在建工程跟踪服务相关事宜,进行全面地讨论,全体与会人员统一了认识,具体有以下几点:
一、目的意义
在建工程跟踪服务,是集团公司对工程项目精细化管理的一项新举措,是公司赋予法务部的一个新任务,是法务部面临的一门新课题,也是给予法务部的一次新的机遇。
面对新机遇,法务部人员有决心、有信心、有能力完成,且必须努力完成,只准做好,不能不做好。
二、分工和操作流程
在建工程跟踪服务工作应当有序地进行。
1、组织和分工。
法务部负责人分工:
徐某某全面负责在建工程跟踪服务;
胡某某、吕某某协助。
具体分工,徐某某、胡某某负责在建工程跟踪服务合同的签订和服务费用的收取工作;胡某某负责财务收支审核工作;吕某某负责在建工程跟踪服务的业务指导工作。
在建工程跟踪服务工作操作分小组进行,每组2人。
具体是:
2、操作流程。
(1)签订合同,由徐某某、胡某某负责;
(2)指定操作人,由徐某某进行;(3)登记、移交操作人,由内勤负责;(4)建档搜集资料,与工程项目取得联系,由操作人进行;(5)在建工程跟踪服务工作,由各组操作人按“在建工程跟踪服务提示”(简称提示)、“在建工程跟踪服务备忘表”(简称备忘表)进行;(6)书函和法律文书等文字资料,由承办人草拟和提出,必须经吕某某审核,徐某某签发;(7)重特大或疑难问题的处理,操作人必须在第一时间提出,必须经徐某某决定或经法务部集体讨论决定;(8)工程项目情况更新的当天,操作人必须填写备忘表并报法务部三负责人;(9)费用收取,由操作人了解可收取工程款动向,报徐、胡掌握和收取;(10)跟踪服务结束后的资料整理和归档工作,由操作人进行,装订后交内勤保管。
三、财务管理和收益分配
1、财务单独建账,账号单独设列,必须专款专用。
2、XXX负责财务工作,严格财务制度和纪律。
财务收支由胡某某监督。
3、财务收支必须两条线,收取的费用必须在当天或第二天进账;列支的费用,为跟踪服务必须开支的范围。
并须事先汇报、事后经法务部三负责人审批签名。
4、收益分配原则。
扣除必须的开支的费用外,净收益分配原则,其中:
30%按法务部参与操作人人均分配;40%按对本项工作成绩和贡献大小分配;20%按表现优劣作奖金分发;10%留成备用。
分配时间:
每季度预发一次,每年度春节假期前结算一次。
财务收入和支出账目公开,每季度公布一次。
5、调出的操作人员当季度及以后不参加收益分配和结算;新增加人员,当季度或当年或未满一年不享有收益和分配。
6、按贡献分配和年终分发奖金,由法务部三负责人共同研究决定,总数公开,发放到人的数量不公开。
四、奖罚制度
1、对不负责任导致工作严重失误或不能胜任本项工作的,由二人以上检举,经法务部三负责人讨论取得一致意见后,有权告知其退出本项工作。
2、对在本项中认真负责,工作表现优、绩效高、贡献大、公司领导和项目部影响好的,要给予重奖。
3、发现对本项工作表现明显不好的;不及时汇报或操作失误造成损失和影响的;不服从法务部负责人按排的;主要资料遗失、外传或失泄密严重的;公司领导和项目部普遍反映欠佳的;不能完成或不能胜任本项工作的;违反纪律和规章制度造成不良影响等情形的,要给予经济扣罚。
4、奖罚的款项,在“40%按贡献分配;20%按表现优劣作奖金”款项中增减;但人均分配的30%,必须确保所有操作人员人人享有。
5、奖罚款额确定前,要充分倾听全体操作人的意见,必须经法务部三负责人共同讨论,取得一致意见后实施。
五、纪律和要求
在建工程跟踪服务工作中的纪律和要求是:
1、要熟悉本工程招投标资料、建设工程施工合同、补充协议等发承包人双方责权利内容,必须全面搜集工程项目相关资料妥善保存,并建立跟踪工程档案。
2、要密切与项目部负责人和经办人的关系;并通过各种渠道了解工程进展情况,必须全面了解施工合同具有实质性内容的主要节点(如工期、施工进度、收取款项数量和时间、工程验收、工程款结算和审价、工程签证和索赔等)。
3、要按在建工程跟踪操作规程操作,所有工程合同、协议书、承诺书等文律文书以及信函、现场签证等文字资料,必须经吕某某审核,报徐某某签发。
4、要关注项目部可能发生的违法乱纪、质量安全隐患、重特大事件和复杂疑难问题等各种法律事件,一经发现、发生或可能发生,必须第一时间向预案组长报告。
5、要遵纪守法,服从管理;要清正廉洁,不贪小便宜;要勤奋工作,不断总结经验;严格执行规章制度,防止各种事故的发生。
对于违反上述纪律和要求的,由法务部三负责人可以根据其情节轻重决定给予一定的经济处罚。
以上内容,参会人员意见一致,无异议。
与会人员签名:
二O一年三月日
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