计算机等级考试Excel表格的基本操作文档格式.docx
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按住Alt键后拖动菜单。
如果拖动方向为增大菜单间距,则自动在中间添加分隔线;
如果拖动方向为减小菜单间距,则自动去掉中间的分隔线。
3.备份自定义工具栏
在C:
\Windows\ApplicationData\Microsoft\Excel文件夹中有个Excel10.xlb文件,这个文件保存了你的自定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见的工具栏信息。
所以,建议你将工具栏设置好后,为Excell0.xlb文件作拷贝,起个不同的名字,以备随时载入,恢复你的工具栏。
4.共享自定义工具栏
如果你建立了一个自定义工具栏并希望和其他人一起分享的话,你可以将它附加到一个工作簿中。
单击工具自定义工具栏,选择你的自定义工具栏,单击附加按钮(),出现附加工具栏对话框,单击复制按钮,即可将工具栏添加到一个工作簿中。
5.使用单文档界面快速切换工作簿
Excel2002采用了单文档界面,每打开一个工作簿,都会在任务栏中显示出来。
因此,你可以通过单击任务栏上的名称来快速切换工作簿,而不必在窗口菜单中选择打开的工作簿名称。
如果你的Excel2002没有此项功能,可按以下方法设置:
单击工具选项命令,单击视图选项卡,选中任务栏中的窗口复选框(),单击确定按钮即可。
6.自定义工具栏按钮
单击工具自定义命令,打开自定义对话框使Excel处于自定义模式,这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标,弹出快捷菜单,利用这个快捷莱单,我们可以完成好多自定义工作。
1.使用命名改变工具按钮的名称;
2.使用复制按钮图像可以将按钮的图标复制到剪贴板中,然后插入到文本或表格中、或者粘贴到另一个按钮上;
3.使用编辑按钮图像来调用按钮编。
Excel表格函数和公式编辑技巧
1.巧用IF函数清除Excel工作表中的0
有时引用的单元格区域内没有数据,Excel仍然会计算出一个结果0,这样使得报表非常不美观,看起来也很别扭。
怎样才能去掉这些无意义的0呢?
利用IF函数可以有效地解决这个问题。
IF函数是使用比较广泛的一个函数,它可以对数值的公式进行条件检测,对真假值进行判断,根据逻辑测试的真假返回不同的结果。
它的表达式为:
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。
例如A1=100就是一个逻辑表达式,如果A1单元格中的值大于等于100时,表达式结果即为TRUE,否则结果为FALSE;
value_if_true表示当logical_test为真时返回的值,也可是公式;
value_if_false表示当logical_test为假时返回的值或其他公式。
所以形如公式=IF(SUM(B1:
C1),SUM(B1:
C1),)所表示的含义为:
如果单元格B1到C1内有数值,且求和为真时,区域B1到C1中的数值将被进行求和运算。
反之,单元格B1到C1内没有任何数值,求和为假,那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。
2.批量求和
对数字求和是经常遇到的操作,除传统的输入求和公式并复制外,对于连续区域求和可以采取如下方法:
假定求和的连续区域为mn的矩阵型,并且此区域的右边一列和下面一行为空白,用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行,也可以两者同时选中,单击常用工具条上的图标,则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式,并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格,求和公式不会产生错误。
3.对相邻单元格的数据求和
如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中,操作如下:
先选定单元格B6,输入=,再双击常用工具栏中的求和符号;
接着用鼠标单击单元格B2并一直拖曳至B5,选中整个B2~B5区域,这时在编辑栏和B6中可以看到公=sum(B2:
B5),单击编辑栏中的(或按Enter键)确认,公式即建立完毕。
此时如果在B2到B5的单元格中任意输入数据,它们的和立刻就会显示在单元格B6中。
同样的,如果要将单元格B2至D2的数据之和填入单元格E2中,也是采用类似的操作,但横向操作时要注意:
对建立公式的单元格(该例中的E2)一定要在单元格格式对话框中的水平对齐中选择常规方式,这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格。
如果还要将C2至C5、D2至D5、E2至E5的数据之和分别填入C6、D6和E6中,则可以采取简捷的方法将公式复制到C6、D6和E6中:
先选取已建立了公式的单元格B6,单击常用工具栏中的复制图标,再选中C6到E6这一区域,单击粘贴图标即可将B6中已建立的公式相对复制到C6、D6和E6中。
4.对不相邻单元格的数据求和
假如要将单元格B2、C5和D4中的数据之和填入E6中,操作如下:
先选定单元格E6,输入=,双击常用工具栏中的求和符号;
接着单击单元格B2,键入,,单击C5,键入,,单击D4,这时在编辑栏和E6中可以看到公式=sum(B2,C5,D4),确认后公式即建立完毕。
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5.利用公式来设置加权平均
加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。
在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。
6.自动求和
在老一些的Excel版本中,自动求和特性虽然使用方便,但功能有限。
在Excel2002中,自动求和按钮被链接到一个更长的公式列表,这些公式都可以添加到你的工作表中。
借助这个功能更强大的自动求和函数,你可以快速计算所选中单元格的平均值,在一组值中查找最小值或最大值以及更多。
使用方法是:
单击列号下边要计算的单元格,或者单击行号右边要计算的单元格,单击常用工具栏上自动求和按钮右边的箭头,并单击要用的公式,然后按Enter。
7.用记事本编辑公式
在工作表中编辑公式时,需要不断查看行列的坐标,当编辑的公式很长时,编辑栏所占据的屏幕面积越来越大,正好将列坐标遮挡,想看而看不见,非常不便!
能否用其它方法来编辑公式呢?
打开记事本,在里面编辑公式,屏幕位置、字体大小不受限制,还有滚动条,其结果又是纯文本格式,可以在编辑后直接粘贴到对应的单元格中而勿需转换,既方便,又避免了以上不足。
Excel表格图形和图表编辑技巧
1、在网上发布Excel生成的图形
Excel的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生成柱状、圆饼、折线等分析图形。
要想在Web发布这类以及用于报表装饰示意类图形,首先单击工具选项命令,在常规中选择Web选项,选择是否采用便携网络图形格式(PNG)存储文件,以加快下载速度和减少磁存储空间,但要注意这一格式图形文件将要求浏览器支持,并非对所有浏览器都合适。
如果未选择PNG图形格式,Excel会自动选择并转换为GIF、JPG格式文件,并创建名为文件名files的子文件夹来保存转换过的图形。
例如,如果文件名为dog.htm,则Excel将创建名为dog/files的子文件夹。
Excel也会支持文件指定文件名,例如image01.jpg和image02.jpg等。
若在Web发布时选中图表的选择交互选项框,则生成的Web页面将保留Excel的图形与表格数据互动的功能,即页面中显示数据表格和对应分析图形,用户如果改变表格中的数据,则对应图形随之发生改变。
但要注意的是,这一交互并不能刷新存放在服务器端的数据表数据,如果你需要刷新或修改服务器端的数据,则须利用VB等编制脚本程序。
2、创建图表连接符
当你绘制了一些基本图表以后,经常需要用直线、虚线和箭头来连接它们,并说明图表中的关系。
Excel2002提供了真正的图表连接符,这些线条在基本形状的预设位置保持连接,当你移动基本形状时,连接符与它们一起移动,而不需要你手工绘制它们。
要创建连接符,可按以下步骤进行:
首先绘制需要连接的基本性状。
在绘图工具栏上单击自选图形按钮,选择连接符,并选中需要使用的连接符类型。
鼠标指针将变成带有4条放射线的方形,当鼠标停留在某个形状上,形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点,单击希望连接符连接的点。
然后在另一形状的连接点上重复这个过程。
3、将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中
假如要把Excel中某些单元格区域转换成图片形式,可先选中要进行转换的单元格区域,然后按住Shift键,单击编辑复制图片命令,在弹出的复制图片对话框中,可选择如屏幕所示和如打印效果两种显示方式(图1),如果选择如屏幕所示,还可以进一步选择图片和位图两种格式。
在这里选择如屏幕所示和图片单选按钮,单击确定按钮。
然后进入Word中,单击编辑粘贴命令,即可将选中的Excel单元格区域以图片形式粘贴过来。
如果用户没用添加表格框线,那么选择如打印效果后,在进行粘贴图片操作后图片中没有边框;
如果选择如屏幕所示选项,粘贴图片操作后,图片会有和屏幕显示一样的边框。
4、将Word内容以图片形式插入到Excel表格中
如果要把Word中的某一段内容以图片形式插入到Excel表格中,可按照如下步骤进行:
首先在Word中选中要复制的内容,然后单击编辑复制命令,进入Excel中,按住Shift键,单击编辑粘贴图片命令,即可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中,而且在该图片上双击,还可进行文字修改。
利用这种方法也可以把记事本等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。
5、将Word中的内容作为图片链接插入Excel表格中
首先在Word中选中要复制的内容,然后单击编辑复制命令,进入Excel中,按住Shift键,单击编辑粘贴链接图片命令可将选中内容作为一个图片链接插入Excel中。
6、在独立的窗口中处理内嵌式图表
在某些情况下,你可能希望在独立的窗口中处理内嵌式图表,例如,一个图表比工作表窗口要大的话,那么在它自己的窗口中处理它将更容易、更灵活。
要在一个窗口中处理图表,可在图表区单击鼠标右键,并从快捷菜单中选择图表窗口。
7.在图表中显示隐藏数据
通常,Excel不对隐藏单元格的数据制图。
但是,你也许不希望隐藏的数据从图表中消失,可以这样操作:
首先激活图表,单击工具选项图表,在图表标签中取消选择只绘制可见单元格数据复选框()。
要注意的是,只绘制可见单元格数据只适用
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