公文处理办法实施细则Word格式.docx

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是否应由本机关办理；

是否符合行文规则；

内容是否符合国家法律、法规以及其他有关规定；

涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签；

文种使用、公文格式是否规范。

（三）公司收到的国内信函邮件，由行政管理部统一签收启封。

所有外部来文均由行政管理部文书统一登记处理。

各部门、分公司、事业部直接收到的职责范围以外或涉及公司其他单位事务并需要由公司决定的外部来文，应送交行政管理部文书统一登记编号，按规定程序办理。

无法直接送交的要电话通报并将函件传真到公司，由公司行政管理部文书按规定办理。

（四）收文的分类可按文件、重要函件（无文号）、简报、资料等区分。

（五）收文可按来源分为五类：

（A）总公司机关来文（包括中办、国办文件和参阅文件）；

（B）地方政府来文；

（C）有限公司来文；

（D）公司各直属单位来文；

（E）其它来文。

（六）收文处理程序及办法

收文分为签收启封、登记编号、审核、分办、承办、催办等。

1.签收启封：

根据文件的发送范围，由行政管理部文书签收启封。

签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。

急件应当注明签收的具体时间。

2.登记编号：

按照来文的类别分别登记编号，并加盖收文章，填写收文号及收文日期。

3.办文程序：

对文件应按办文、阅文两种分办方式进行处理。

阅文由行政管理部总经理在公文处理单上签署阅文范围，文书按程序送交传阅，阅文人阅文后，应在文件处理单上用钢笔或签字笔签上名字和阅文日期。

传阅时间最迟不得超过五个工作日，公文传阅后由文书催收归档。

办文视文件内容由行政管理部总经理在公文处理单上签署拟办意见。

根据拟办意见，应呈送公司领导批办的，由行政管理部文书或部门总经理呈送公司领导批办，根据公司领导批办意见，行政管理部分送相关部门承办并做好记录。

属职能部门直接办理的，由行政管理部文书直接送相关部门研办。

承办单位要对办文及时处理，不得积压、拖办。

如不能及时提出承办意见，应及时说明情况。

4.催办和整理归档：

行政管理部负责办文的催办。

尤其是公司领导的重要批办件，应随时催办并及时了解承办情况，承办单位和承办人须将办理情况、完办时间及存在的问题填写在公文处理单上并签字后，退行政管理部归档。

三、发文办理

凡以公司名义发出的各种公文，由行政管理部统一归口管理；

以机关各部门、事业部、分公司名义发文由行文单位负责把关。

以机关各部门名义的发文，由公司行政管理部统一编号。

（一）公文种类

1.公文应按照《国家行政机关公文处理办法》中确定的公文种类正确使用。

2.XX油田服务股份有限公司常用的公文文种有：

决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

3.“意见”文种可以用于上行文、下行文和平行文。

（1）作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。

所提意见如涉及其他单位职权范围的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；

如有分歧，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请上级机关决定。

上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。

（2）作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；

无明确要求的，下级机关可参照执行。

（3）作为平行文，提出的意见供对方参考。

4.“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

5.公司常用公文文种的适用：

1.决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2.通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；

传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；

任免和聘用干部。

3.通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

4.报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

5.请示适用于向上级机关请求指示、批准。

6.批复适用于答复下级机关请示事项。

7.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8.函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

9.会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（二）行文关系

按照行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文三种。

上行文。

指下级机关向直属上级机关的发文。

如请示、报告。

平行文。

指平行机关或不相隶属的机关之间的发文。

如通知、函。

下行文。

指上级机关对所属下级机关的发文。

如决定、决议、通知、通报、批复、规定等。

（三）公文格式

公文一般由密级等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、抄送单位、正文、附件、成文日期、印章、印发机关、主题词、印发日期等部分组成。

1.发文机关标识

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部。

联合行文，主办机关排列在前。

2.公文密级

划分为绝密、机密、秘密。

密级标注在公文首页右上角第一行，采用3号黑体字。

绝密、机密的公文应在公文首页左上方标注文件份数序号。

3.紧急程度

通常分为特急、急件两种，标注在文件首页右上方。

标有特急件的公文，各承办环节均应按照时限要求急速处理，不得延误。

4.发文字号

由发文机关代字、年份和发文顺序号组成，标注于发文机关标识下方居中，联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。

5.签发人

上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

6.标题

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并注明公文种类，一般应当标明发文机关。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题采用2号小标宋体字，可分一行或分多行居中排布。

7.主送机关

指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

8.正文

公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题下方。

正文采用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

9.附件

公文如有附件，应置于主件之后，注明附件顺序和名称，与主件装订在一起。

附件首页应标注“附件”字样，并按顺序排列。

10.成文日期

以领导人签发日期为准，联合发文以最后签发机关领导人签发的日期为准。

11.落款和用印

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；

联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

公文落款处不再署名发文机关名称。

会议纪要不加盖印章。

12.抄送机关

指除主送机关以外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

13.公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

14.主题词

按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方。

15.印制版记

由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。

（四）公文用纸及规格尺寸

1.拟文用纸

拟文首页统一用公司的发文文头纸，拟文自第二页始，采用国际标准A4型纸（长297毫米，宽210毫米），左侧装订。

2.正式文件用纸

公司文件使用带“XX油田服务股份有限公司文件”字头的套红文头纸印制。

部门文件使用“XX油田服务股份有限公司”字头的套红文头纸印制。

分公司、事业部的公文按《关于规范公司各直属单位行文用法的通知》（海油服股行〔2002〕17号）执行。

3.公司公文一律使用A4型印刷纸。

按《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）和总公司下发的“国家行政机关公文编写模板V1.0”执行。

（五）行文规则

1.行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

2.一般不得越级向上级机关行文，尤其不得越级行文请示问题。

因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

向下级机关的重要行文，应同时抄送发文机关的直接上级机关。

3.请示应一文一事，一般只写一个主送单位。

公文在上级机关批复或批转前，不得将请示抄送下级机关。

4.“报告”不得夹带请示事项。

5.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和报告。

上报的公文一般不得主送个人，如需送上级机关领导同志的公文，应为“抄送”。

6.公文涉及的内容及问题没有取得一致意见前，一律不得向下行文。

如果上报公文，应如实反映各种不同意见，由上级裁决。

当公文内容涉及到其它业务部门时，起草公文的部门应事先与相关部门主动协商会签。

如有不同意见，应由主管领导裁定。

对不同意见未协商一致，又未经领导裁决的问题，一律不得行文上报或下发。

分公司、事业部对无直接隶属关系单位的重要行文，要事前向公司行政管理部备案。

（六）发文办理及注意事项

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括：

拟稿、审核、签发、复核、编号、缮印、用印、登记分发、立卷、归档等程序。

1.拟稿应做到：

（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策、规定，要切实可行并加以说明。

（2）情况确实，观点明确，条理清晰，结构严谨，表述准确，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（3）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（5）人名、地名、时间、数字、引文准确。

引用公文应先引标题，后用括号注明引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应写具体的年月日，避免出现“今年、明年”等模糊日期。

（6）公文结构层次序数，第一层为“一”；

第二层“

（一）”；

第三层为“1”；

第四层为“

（1）”。

（7）公文中汉字和标点符号的用法要符合国家发布的标准方案。

计量单位要使用国家法定的计量单位。

（8）公文用词用字必须规范、准确。

文内使用简称，一般先用全称，再注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在首次出现时注明准确的中文译名。

（9）公文中的数字，除成文日期、部分层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一律使用阿拉伯数字。

（10）公文拟稿应使用毛笔、蓝色钢笔或签字笔书写，不能使用圆珠笔或铅笔。

而且不能在装订线以外书写