宴会接待流程Word格式.docx
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宴会接待流程Word格式.docx
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(5)确定用房要求,如房间种类、间天数、日期、价格等。
(6)确定场租、设备租用以及其它娱乐配套设施的价格。
(7)确定支付方式,并要求会议方支付预算费用的30%作为订金或5000元-10000元不等。
(8)确定参会人员泊位数,司机、陪同就餐休息地点。
(9)尽量满足会议方要求,若有困难需事先向客人解释清楚,以免误会。
(10)洽谈结束前,重复各项要点最终确定,签订《会议协议书》,一式二份,双方各执一份。
根据洽谈要求,填写宴会会议接待EO单,宴销人员应根据宴会协议书上的详细资料提前于宴会开始前3日或更早下发宴会通知单至各相关工作联系部门,确保信息准确无误客的下发至酒店各部门,并由部门接收人签字确认;
(需注明:
餐饮部为出品部门,需要在EO单后附客人及中餐总厨签字菜单一份)。
3、会议期间
(1)会议前一天,以电话形式与客人取得联系,如有变化,应及时填写《变更通知单》通知有关部门,如餐饮宴会部需要第一时间电话通知其更改的项目细节,避免给该部门的同事带来重复的工作;
(3)会前一小时检查会场布置情况。
(4)会议期间,全方位跟踪服务,了解客人的反映,及时处理与协调有关问题。
保证会议客人满意。
4,会议结束后
(1)宴销人员应与宴会厅负责人开始逐一清点所有必须计价项目。
然后再依单价和实际上消费数量结算出总消费金额。
(2)在账单上写清宴会总消费金额,并请宾客方宴会负责人确认,并于银收台以现金形式或刷卡的形式结清所有帐款。
(2)征求会务和开会者的意见,作好记录,并填写《客户意见反馈表》。
(3)由部门文员将《会议协议书》、《会议接待EO单》归类,并登记在《会议/团队经营情况一览表》上。
(4)由部门文员为会议客户建档,注明所有细节,以便今后有针对性地推销。
(5)恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受。
(6)会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时营销部应做好回忆资料的存档工作。
二、会议销售的操作标准:
1、穿着装束得体、仪容端庄、落落大方、不卑不亢。
2、尽量用姓氏称呼客人。
(整个访问过程最少用姓氏、职衔称呼客人三次)
3、各类资料及宣传品提前准备充分。
4、当天整理访问资料并填写销售工作报告。
5、根据对方需要和酒店的价格政策正确有效地进行推销。
a)
b)
c)惠另收费。
d)婚房布置:
由客房部负责,根据客人的要求及婚宴的桌数可考虑房型的变化,婚房以本酒店的高级双床房提供。
e)婚宴酒水,应提前联系客人,提前送至酒店,联系宴会厅负责人,寄存并请宴会负责人签收,给客人收条。
宴会服务
1与宾客方宴会负责人确定宴会开始时间,同时请工程部音响调控人员再次调试音响设备投影仪,LED屏及婚礼进行曲。
2协助工程人员确保现场音响效果。
3与宾客方宴会负责人确定具体用餐桌数,以便厨房提前准备烹制菜肴。
4宴会间与厨房保持联系,避免上菜速度或快或慢。
5巡视厅面,碰到突发事件及时解决。
6向宾客方负责人征询意见,及时协调不足之处。
7餐厅服务人员服务程序按宴会规程标准操作。
9.账单结清
1宴会接近尾声时,宴销人员应与宴会厅负责人开始逐一清点所有必须计价项目。
2在账单上写清宴会总消费金额,并请宾客方宴会负责人确认,并于银收台以现金形式或刷卡的形式结清所有帐款。
10.追踪
宴会结束后,负责该场宴销人员应亲自拜访或打电话给宾客表达感谢之意。
并追踪宾客对该次宴会的满意度及酒店所需改进之处,以表示对客户的一种售后服务。
所有追踪结果均应详细地做好记录并存档,以便作为此宾客下次光临时特别注意的服务咨询。
二、房务部
1.前厅
三、餐饮部
会议接待服务流程
步骤
工作内容
注意事项
接到
预定
信息
1.接到客人亲自预定,电话预定传真预定;
2.详细记录客人预定信息,并准确记录客人联系电话。
1.传真预定要打电话先确认;
2.重要问题要复述确认:
比如,时间、人数、场地。
确认
1.根据预定单上的记录,根据时间,、场地要求是否可满足客人;
2.确定是接受预定或取消预定,并马上通知客人。
1.如果遇到预定时间冲突应协商,如无法更改要马上通知以免影响客人的事。
会议
场地
布置
1.根据时间、人数、规格准备相应的台、桌、荼杯、烟盅等;
2.确定台形、铺好绒面、围好桌裙、摆好盘花;
3.摆设用品、水杯、烟盅等会议用品,近规定摆好;
4.有横幅或其它悬挂,摆设内容的也应按要求摆好;
5.摆好后,再次检查卫生。
1.不同的会议性质对场地摆设有不同的要求,场地布置负责人要灵活掌握;
2.订做条幅和其它额外布置而产生的费用应提前和客人协商,然后执行。
准备
音响
设备
1.音响设施,投影等到会议设备要按要求摆放、安装、并调试;
2.自带设备的要帮客人预留台菜,布好线。
1.酒店提供的音响设施往往会收取一定的费用,要提前告知客人;
2.如果布线有困难找工程部。
验
收
1.由领班级以上人员检查场地核对预订单内容进行检查,并应申经手人,陪同人在预订验收单签名
特别注意卫生、安全、美观三方面。
迎
客
1.会议前30分钟将开水备好将音响设备调试到待用状态;
2.服务售货员要再次熟识会议桌上的姓名标牌记清位置;
3.在会议室两边排好准备迎接客人。
1.如有安排席位的,引领到相应的(姓名)席位,没有席位安排的尽量先坐前排,避免客人在门口带留拥挤;
2.要征徇与会主持者(负责人)的意见,看客人是否还有其它的要求。
会
间
服
务
1.会议开始,服务员站在会议室的后面或两边,不要随意走动;
2.通常半小时左右为客人更换烟缸、添加荼水,如果有可能,尽量选在会议某一段落,停顿时服务,避免影响,分散与会者的注意力;
3.会议中途休息,要尽耿整理会场,补充和更换各种用品。
1.会议期间,要求服务员不能随便走动,随时便进出会议室,这就安求所有事情要提前准备充分;
2.进行更换烟盅,添加荼水服务时不要求开口服务,但要求做指示手势,要求微笑与体态服务;
3.中场休息时,该补充的物品要补充,但客人桌面上的东西要保持原状,不轻易挪动。
清
场
1.在送客时,注意会场是否有客人遗留的物品;
收拾会议用具,有借用的马上归还并办理归还手续。
1.如果客人已走,遗留下物品的上交主管,让主管去联系客人;
2.一些摆设,条幅可再利用的放起,以作再利用。
宴会厅宴会服务流程
(一)宴会前的组织准备工作
1掌握情况
接到宴会通知单后,宴会管理人员和服务人员应做到“八知”、“三了解”。
八知:
知台数
知人数
知宴会标准
知开餐时间
知菜式品式及出菜顺序
知主办单位或房号
知结账方式
知邀请对象
三了解:
了解客人风俗习惯
了解生活忌讳
了解特殊要求
若是外宾:
应了解其国籍、宗教、信仰、禁忌、口味等。
管理人员根据上述情况,按宴会厅的面积和形状设计好餐桌排列图,研究具体措施和注意事项,做好宴会的组织工作。
2明确分工
⑴规模较大的宴会,要确定总指挥人员。
总指挥在准备阶段要向管理人员及服务人员交任务、讲意义、提要求,宣布人员分工和服务注意事项。
⑵在人员分工方面,要根据宴会要求,对迎宾、值台、传菜、供酒及衣帽间、贵宾室等岗位,都要有明确分工,都要有具体任务,将责任落实到人。
做好人力物力的充分准备,要求所用服务人员思想重视,措施落实,保证宴会善始善。
3熟悉菜单
⑴服务人员应熟悉宴会菜单和主菜的风味特色,以做好上菜、派菜和回答宾客对菜单提出询问的思想准备。
⑵应了解每道菜品的服务程序,保证准确无误的进行上菜服务。
⑶对于菜单,应做到:
能准确说出每道菜的名称,能准确描述每道菜的风味特色,能准确讲出每道菜的配菜和配食佐料,能准确知道每道菜肴的制作方法,能准确服务每道菜品。
4物品准备
⑴席上菜单每桌一支两份置于台面,重要宴会则人手一份。
要求:
封面精美,字体规范,可留作纪念。
⑵根据菜单的服务要求,准备好各种银器、瓷器、玻璃器皿等餐酒具。
每道菜准备一套餐碟或小汤碗。
⑶根据菜品的特色,准备好菜品跟配的佐料。
⑷根据宴会通知单要求,备好鲜花、酒水、香烟、水果等物品。
5铺好台布
⑴宴会开始前一小时,根据宴会餐别,按规定铺好台布和放置好台上用品。
在副主位的桌边,面向宴会厅的入口摆上席次卡,在每个餐位的水杯前立席位卡,菜单放在正副主位的左上侧。
⑵备好茶、饮料、香巾,上好调味器,将各类开餐用具放在规定位置,保持厅内的雅洁整
6摆设冷盘
⑴大型宴会开始前15分钟摆上冷盘,然后斟预备酒。
中小型宴会则视宾客情况而定。
⑵摆设冷盘时,根据菜品的品种和数量,注意菜品色调和分布,荤素的搭配,色彩搭配,味型搭配,菜型的正反、刀口的逆顺,菜盘间的距离等。
是摆台不仅是为宾客提供一个舒适的就餐地点和一套必须的进餐用具,而且能给宾客以赏心悦目的艺术享受,为宴会增添隆重而又欢乐的气氛。
准备工作全部就绪后,宴会管理人员要做到一次全面检查。
从台面卫生、服务人员等分配是否合理,到餐具、饮料,酒水、水果是否备齐;
从摆台是否规格,到各种用具及调料是否备齐并有盈余;
从宴会厅的清洁卫生是否搞好,到餐酒具的消毒是否符合标准;
从服务人员的个人卫生、仪容仪表是否整洁,到照明、空调、音响等系统能否正常工作,都要一一进行仔细地检查,做到有备无患,保证宴会按时进行。
(二)宴会的迎宾工作
1热情迎宾
根据宴会的入场时间,宴会主管人员和引座员提前在宴会厅门口迎候宾客,值台员站在各自负责的餐桌旁准备为宾客服务。
宾客到达时要热情迎接,微笑问好。
待宾客脱去衣帽后,将宾客引入休息间就坐稍息。
回答宾客问题和引领宾客时注意用好敬语,做到态度和蔼,语言亲切。
2接挂衣帽
如宴会厅规模较小,可不设专门衣帽间,只在宴会厅房门前放衣帽架,安排服务员照顾
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- 宴会 接待 流程