湖北江天集团OA项目策划方案Word文档格式.docx
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自80年代中期开始,伴随传统MIS(管理信息系统)的兴起与发展,OA进入以数据处理自动化为标志的第2代OA阶段。
由于不能实现流程自动化,第1代及第2代OA都不能称为真正意义上的"
办公自动化"
。
第3代OA:
C/S架构下的工作流自动化阶段
伴随企事业单位内部局域网的兴起和发展,第3代OA开始关注并实施企事业单位不同部门间工作流程的自动化。
不同部门及各员工间的协作大大加强,从而使企事业单位办公的效率得到较大的提高。
因此这是真正意义上"
的开始。
但是,第3代OA只是有限的工作流程自动化系统,难以实现随时随地的办公、移动的办公,因而难以实现企事业单位资源的延展,企事业单位资源最大程度的利用。
第4代OA:
无障碍工作流自动化阶段
90年代中期开始,随着互联网(Internet)的兴起与发展,办公自动化管理模式获得极大的突破。
以Internet为基础,第4代OA实现了移动办公,企事业单位资源不再受到通讯技术的限制。
因此,它被称为"
无障碍工作流程自动化办公"
(UnlimitedWorkFlow)。
这种24小时*7天/周的不间断办公管理模式,为企事业单位实现对客户的全天候服务和业务活动的全面开展提供了宽广的舞台。
然而,由于受到企事业单位传统的文化环境、管理模式和业务流程的束缚,协同工作的模式难以建立,工作流程自动化的效益也难以全部实现。
第5代OA:
协同工作型办公自动化(KM1代)
90年代末期开始,随着协同管理思想(Collaboration)的兴起,旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程与办公流程协同、跨越时空协同的第5代协同工作型OA开始兴起。
第5代OA的核心是KM(知识管理),实现方式是Workflow(办公流程自动化)及KM(知识管理)相结合的信息系统。
其缺点在于太关注办公事务本身与企事业单位目前的利益,缺乏长期的发展战略。
第一代知识管理(简称KM1代)太关注于知识/信息与资源的分享,而忽略知识的收集、积累与继承。
因此,第5代OA难以支持企事业单位及员工的长期的协同发展。
第6代OA:
协同发展型办公自动化(KM2代)
第6代OA已经超越了传统办公的狭义范畴,它是一种领先的企事业单位管理思想。
在实现方式上,它仍然以工作流程自动化Workflow(办公流程自动化)及KM(知识管理)为核心。
从两者的关系来看,工作流程自动化是实现协同的重要手段。
缺少工作流程的自动化,任何办公自动化系统都无法实现工作的协同。
而KM仍然是OA的核心。
但与第5代OA中的KM(KM1代)相比较,KM2代的涵义发生了重大的变化。
KM2代的优势在于,其注重知识的收集、积累与继承,最终目标是要实现企事业单位及员工的协同发展,而不是关注办公事务本身与企事业单位本身的短期利益。
只有实现企事业单位的发展,员工的发展才有空间;
只有实现员工的发展,企事业单位的发展才有潜力。
而"
知识管理"
正是实现两者协同发展的桥梁。
事实上,现在的办公已不再是简单的文件处理,也不再是单纯的行政事务了,其任务是要提高整个企事业单位的运作效率,进而提高企事业单位的核心竞争力。
知识管理可以帮助企事业单位解决知识共享和再利用的问题。
知识管理意味着在恰当的时间,将正确的知识传给正确的人,使他们采取最合适的行动,避免重复错误和重复工作。
知识管理关注“如何获取、组织、利用和传播散布在企事业单位信息系统和人们头脑中的知识”。
阶梯式的管理结构是一种传统的管理模式,这样处于金字塔顶端的最高领导通常只能接收到处于中层的部门负责人的反馈,而无法根据普通员工的意见对中层干部的工作进行批评。
而对于处于底层普通员工的接触就很少,他们很少能够进行越级的信息反馈。
并且这也是传统管理模式中比较忌讳的一种方式。
但是利用本系统,我们将实现管理的扁平化与透明化,将所有员工的工作都置于一个透明的状态,根据权限范围都可以了解到其他人在干什么、结果如何。
最高领导可以随时抽查任何一个员工的工作记录,可以查看任何一个项目的进展情况,这样企事业单位中的每一个员工都处与一个平等的状态。
这就是在我们通过本系统可以实现的一个基本理念:
WhoatWheredoWhat。
不仅如此,随着时代的发展,企事业单位的分散化程度越来越高,机构内的成员的流动性也越来越频繁。
如分布广域办公分支机构或者在全国的机构如何了解其他兄弟机构正在进行的项目,各地出差的机构内的成员也可以通过本系统来获取企事业单位的相关咨询。
通过传统的方式几乎无法获得的信息都可以在我们的系统中获得。
例如:
如果某个部门负责人在开会时想查询某个项目的一些资料,如果采用传统方式必须打电话给单位,找到相关人员,然后再有他们发传真或者通过电子邮件发送过来,这个过程可能会浪费很多时间,而如果有本系统,所有的信息都在网上,就可以直接从网上下载,从而大幅度提高了工作效率。
综上所述,办公自动化系统的发展经过六个阶段,几次飞跃过程。
从以数据为核心发展到以信息交流为核心,进而提升为以系统地运用知识为核心。
知识贯穿于各种方式的信息交流,从简单的电子邮件、群件与协作、进而构建Web应用,其核心目的都是在获得与应用知识。
知识是企事业单位网络上传递的最有价值的信息。
第六代OA帮助企事业单位从HowTo的过程转到Know的过程,将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。
二、新时期办公自动化建设的内涵和外延
在新的时期,基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展,人们对办公自动化的认识也越来越清楚,从网络的性质来看,办公自动化应定位于内部网(Intranet),从办公性质来看,办公自动化应定位于数字化办公,从信息化建设的角度来看,办公自动化应是信息化建设的基础。
办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。
通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。
办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。
技术只是办公自动化的手段,只有对管理及管理业务有着深刻的理解,才会使办公自动化有用武之地,只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累,沉淀,办公自动化才能发挥作用。
办公自动化的灵魂是软件,硬件只是实现办公自动化的环境保障。
数字化办公的两个明显特征是授权和开放,通过授权确保信息的安全和分层使用,使得数字化办公系统有可以启用的前提,通过开放,使得信息共享成为现实。
三、办公自动化的发展方向
办公自动化的发展方向是数字化办公。
所谓数字化办公几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。
从技术发展角度来看,特别是互连网技术的发展,安全技术的发展和软件理论的发展,实现数字化办公是可能的。
从管理体制和工作习惯的角度来看,全面的数字化办公还有一段距离,首先数字化办公必然冲击现有的管理体制,使现有管理体制发生变革,而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配;
另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性,短时间内改变尚需时日。
尽管如此,全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。
四、目前江天集团对OA的需求
湖北江天建设集团现有职工3886人,各类专业技术人员973人,拥有一支施工实践经验丰富的项目经理队伍,固定资产1。
19亿元,下设7个分公司、6个子公司及26个项目经理部,企业年施工能力4亿元以上。
这么大的企业工作量问题如果运用单纯的手工来完成,所带来的不仅仅是人员、时间、金钱上的损失,更重要的是效率性和准确性,因此,OA系统的导入对于江天集团的更高更快的运作发展是必然更加是必要的。
随着以计算机技术、通讯技术为代表的信息技术的发展,办公自动化在企事业单位的管理、经营活动中发挥着越来越重要的作用。
人们要求办公自动化系统能适应不断变化的办公需求,提供解决公文处理等偏向个体的自动办公功能,还要求能解决人们之间信息交换与共享的要求。
目前的办公自动化,是以网络为依托,在企事业单位内部进行畅通的信息交流。
在这种模式下,单位成为一个大办公室,它下面的财务、人事、行政、业务等部门都成为企事业单位信息流中的一个环节,而不再是一个一个的信息孤岛。
依靠这种模式,单位的组织结构能够得到简化,各个部门在信息共享的基础上进行协作,便于明确各个部门甚至每个员工的责任,而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息,并以此为依据制定企事业单位的战略决策。
没有人怀疑计算机的出现给机构内人员带来的便利,但是对现代的办公自动化而言,其目的已经不局限于减轻员工的工作量,而是要将员工从繁琐的事务性工作中解放出来,用更多的精力去关注最重要的事情,从而提高企事业单位的效率,增强企事业单位的综合竞争能力。
从这个意义上讲,在市场竞争日趋白热化的今天,办公自动化已经不再是一种手段、一种工具,而成为决定企事业单位生存发展的命脉。
五、网络时代企事业单位关心的办公问题
1、机构规模扩大,分支机构增多,信息量迅速膨胀的同时各分支机构却成为信息孤岛,原有的办公平台无法适应规模化的办公需求,无法实现移动办公和全球办公;
2、计算机网络健全,但离线用户的信息仍无法及时、快捷、方便的到达;
3、大中型机构规模的信息化建设需要继续扩大设备数量,所带来的维护、升级的工作量太大;
4、同一体系的办公单位相对分布较远,相互之间的工作协同发生失误可能性大;
5、人员流动性大、信息的非结构化、信息难以安全和妥善管理,信息利用率低,制约学习型机构知识管理发展;
6、企业规模日益壮大,相关管理越来越繁琐,浪费了大量的人力物力,工作效率相对低下;
7、公文编辑及流程太过繁琐.原有的办公平台无法实现公文、印章、手写批注一体化;
8、现有的办公系统在IE环境下直接文字处理能力差,无法满足办公需要;
9、客户端软件的使用限制以及进行培训、支持等后续维护服务工作复杂;
10、办公系统功能需求及用户数量增加,后续购置与维护成本高昂;
11、金字塔型管理模式上下信息难以通畅,管理出现脱节。
六、传统OA系统应用现状
l基于桌面数据库的OA系统
优点:
提供简单的公文的增、删、改、查功能;
在关系型数据库中保存OA数据,方便统计管理;
缺点:
没有工作流引擎处理,不提供流转功能或只提供简单的流转功能;
文档处理能力差;
需要安装客户端软件;
不能适应办公流程变化的需求;
l基于Notes或Exchange等群件系统开发的OA
方便的邮件、通知、便笺处理;
收文、发文等公文处理能力强;
能处理大批量的邮件;
文档处理功能强。
在开发流转处理时需要专业的开发人员,开发程度复杂;
客户端需要安装专门的客户端软件,不利于日常维护;
需另外购置相应处理平台,投资增加巨大;
较难和业务系统数据结合;
平台的通用性和扩展性差,安装维护难度大;
手机短信、网络会议、文件档案管理等功能很难真正实现。
基于WEB的办公自动化系统
基于WEB的办公自动化系统只需在服务器上作配置和维护,对客户端机器的硬件要求较低,无须安装客户端软件,只需通过浏览器这个简单易用统一的界面来访问的,其界面相当友好,操作十分简单,易学易用,用户易于接受,从而
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