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但今天我还是来了,原因很简单,那就是我对**这支队伍充满感情,对**的发展充满信心。
既然来了,总还得多少说一说,鉴于这是个办公室工作会议,我就与大家交流交流关于办公室工作及其办公室主任的有关问题,但愿我们彼此之间都有收获。
需得说明的是,交流的内容,实践居多,理论几乎属于空白,即使是实践体会也是肤浅之见,一孔之见,泛泛而谈,不必在意,仅供大家做些参考
到底讲些什么,昨天晚上我七拼八凑罗列了十个问题,归结起来想讲二十个字的问题,那就是“明晰、弄清、把握、肩负、确立、提升、洞察、着力、处理、注重”。
也许不那么准确、得体、严谨,但临时抱佛脚,我也只好献丑于诸位了。
要明晰一个定位:
我认为,无论任何部门、任何单位,无论是哪一级部门、哪一级单位,无论是行政机关、还是公司企业,办公室的定位,好比“门面+窗帘”。
打开“门面”就意味着在办公、在营业。
关上“门面”就意味着没有办公、没有营业;
拉开“窗帘”就意味着面向世人,拉拢“窗帘”就意味着与世隔绝。
这说明办公室的工作停不得,也说明办公室地位特殊、作用重要。
纵观各行各业,可以说,办公室是“错综复杂”的部门,“千头万绪”的事务,“冠冕堂皇”的岗位,“鲜为人知”的工作。
要弄清两个概念:
先谈谈办公室的概念。
办公室也可以说是一个部门、一个企业的办公场地,在这个办公场地里,按功能分布着不同的办公地点。
而办公室是众多职能划分的一个重要板块,是“单位”中的“部门”,或是“部门”中的“单位”,既是全面融入的组成部分,又是相对独立的职能板块。
虽然每个分工板块都有办公室,每个人或几个人都有办公室,但这是办公场地的统称,换句话说,那是放办公桌的地方。
作为众多办公地点当中的“办公室”,其基本概念就是“部门的神经系统、办公的核心部位”。
所谓神经系统,就是在一个部门肩负着牵一发而动全身的职责。
所谓核心部位,就是在一个部门中发挥承上启下、协调左右的作用。
办公室既是一个单位的部门,同时在某些方面又代表单位行驶职权,比如以办公室的名义行文实质上就是代表单位行文,指示层次上的差异问题。
我认为,作为办公室主任,就是承担“办公室”主要任务的工作人员,其基本概念就是“大内总管+跑堂师傅”。
所谓大内总管,就是包罗万象、事无巨细、无处而不及,无为而不治。
所谓跑堂师傅,就是手不住、脚不停,巡回往复于各个环节之间。
要把握三个特性:
无论党政机关还是企事业单位,办公室都具有综合性、规范性、从属性的特点。
一是综合性。
办公室作为综合办事机构,工作千头万绪。
决策部署要通过办公室传达,多种信息要在办公室汇集,各方关系要由办公室协调,工作运行要靠办公室保障。
必须通盘考虑、统筹照应,突出重点、有序推进,确保工作有效展开。
办公室职能的核心是协调服务,而协调服务的关键在于参谋到位。
所谓“参谋”,就是要参与谋划,特别是要先谋、善谋。
所谓“到位”,就是思路要着眼全局,内容要围绕中心,建议要有理有据,对策要实在可行。
只有这样,才能真正“参”在点子上、“谋”在关键处。
办公室要把提高参谋水平作为重要取向,精力向这里集中,力量向这里倾斜,真正使办公室成为“参谋部”。
办公室的工作面宽事杂,从管家理财到用水用电,从员工就餐到清洁卫生,从车辆管理到安全保卫,看似平常甚至琐碎,却都服务于中心、配合着全局。
作为办公室主任,要悉心从全局工作来考虑每一个运行环节,从配合领导工作来看待每一项具体事务,力求缜密一些,细致一些,完美一些。
二是规范性。
一个单位的办公室,从办文办会到统筹协调,从文件收发到值班登记,从接待安排到后勤服务,每项工作都有明确的规定、严格的程序,具有很强的规范性。
与此同时,办公室要适应中心工作的节奏和要求,又必须做到高效运行。
但要注意,机械地规范可能影响效率,片面强调效率又可能失之规范,决不能图省事、“下跳棋”。
办公室的每一项工作涉及多个环节,某一个环节工作的延误,都会影响整体效率。
因此,每个环节的工作都要达到一流标准,该履行的职责一定要负责把关,防止草率从事、“划圈”了事,更不能责任下推、矛盾上交。
要强化时间和效率意识,分别轻重缓急,明确时限要求,加快工作节奏,快事快办、急事急办,防止“老病”复发、拖延误事,造成一般文件呈送领导都是“急件”、重要信息报送领导都是“旧闻”。
三是从属性。
办公室的主要职能是服务决策层,根据意图和需求开展工作,在内容、程序、时间、方式等方面都具有从属性和被动性。
只有努力把握意图,自觉适应需求,才能在被动中争取主动。
要注意把握时代变化的大趋势,注重从上级指示精神、重要会议以及政策文件中捕捉信息,对经济社会中带倾向性、苗头性的问题敏锐反应,不断增强工作的预见性。
要善于长计划短安排,每年、每个阶段要抓什么工作,开什么会议,搞什么活动,年初都要有通盘考虑和常规安排。
要注重从工作常态中把握定势,从变化中找到规律,进而对例行性、日常性工作制定操作规范。
对各项工作要注重打足提前量,超前研究问题,预先制定方案,做到思之在前、谋之在先,防止“临时抱佛脚”、领导催着办。
要肩负四个职能:
总体来讲,办公室的职能大同小异,无论是行政机关,还是企业公司,其办公室的职能概括起来是四句话十二个字,即“文会事、审督调、综牵传、补替通”。
所谓文会事,就是办文、办会、办事;
所谓审督调,就是审核、督办、调研;
所谓综牵传,就是综合、牵头、传递;
所谓补替通,就是补缺、替代、沟通。
简而言之,就是“承办文会事,负责审督调,联系上中下、沟通你我他”。
要确立五个观念:
一个部门或一个企业的办公室,在该部门、该企业的发展中,扮演着十分重要的角色。
鉴于办公室的重要职能,在树立观念的问题上,要在“多”字上做文章,力求多多益善,集腋成裘。
一是要树立多悟的观念。
凡事都要多思考、多琢磨、多领悟。
通过勤动脑子多思考,可以迸发精彩纷呈的火花,有益于升华思想境界。
通过煞费苦心多琢磨,可以发掘丰富多样的亮点,有益于激发思维敏捷。
通过静下心神多领悟,可以产生举一反三的灵感,有益于强化主观能动。
二是要树立多学的观念。
多学则自清、多学则自明、多学则自精,作为办公室主任,要做到先学、勤学、深学。
先学是履职之责,勤学是工作之需,深学是提升之要。
三是要树立多干的观念。
多干,是办公室职能所定、职责所致,要有一种“我不干谁来干”的思想,要有一种“你不干我来干”的精神,要有一种“我先干起来你再跟着干”的方法。
四是要树立多创的观念。
办公室处于一个部门或一个企业的前沿,要多洞察、多体验、多创新。
通过多洞察,为履职“躯体”增添“营养”。
通过多体验,为履职“树干”增添“枝叶”。
通过多创新,为履职“舞台”增添“演艺”。
五是要树立多为的观念。
有为才能有位,有位必须多为,只有多多作为,才能作为多多,不作为就将失去作为的舞台,少作为亦将减少作为的机会。
要提升六个能力:
一个部门或一个企业要向前推进,关键取决于贯彻落实层面。
作为办公室,是这个要做落实层面的综合部门,要在提升能力上做文章、花力气、下功夫,真正做到能说会道,能写会做。
一是要提升参谋能力。
通过多学、多思、多悟、多调研,当好决策参谋。
二是要提升统筹能力。
要善于综合、敢于牵头、乐于协调、勤于督查、精于办会,全方位强化履职水平。
三是要提升办文能力。
文稿、文件、文秘、文电的高质量起草、出台和高效率运行,对于一个部门或一个企业的发展至关重要,作为办公室,要切实加强这方面的工作,把住质量的“生命线”。
四是要提升推进能力。
再好的决策和部署,都要靠贯彻落实,作为办公室,既要当好“排头兵”,发挥“先遣队”的作用,又要充当“推进器”,发挥“催化剂”的作用。
五是要提升应变能力。
事物的发展运行中,不可能一帆风顺,难免出现这样那样的问题,甚至是急难问题,或者是意想不到的问题,作为办公室,要注意总结历史经验,增添新的措施,努力提高应对水平。
六是要提升交际能力。
交际就是交往、交流、交结,无论对内对外,交往、交流、交结都至关重要,作为办公室,在这方面要多下工夫
从全面提升办公室能力的需要出发,这里我要多说几句。
办公室犹如一部“机器”,由许多承担不同功能的“部件”组成。
“机器”的协调运转,既有赖于单个“部件”的正常工作,更离不开组成“部件”的整体联动。
提高办公室的履职能力,要在“四个好”上着力。
一是要建设一个好班子。
办公室具有“复合型”的特点,办公室主任肩负“多面手”的职能。
办公室班子成员,是办公室各项工作的领导者、组织者和推动者。
整体功能发挥得好不好,首先体现在领导班子的状况如何。
对办公室领导班子而言,尤其要在团结和廉洁上下功夫。
团结,就是要增进合力。
“班长”要统揽全局、公正处事,抓要务、谋大事,并注意调动和激发“一班人”的积极性。
其他成员要分工负责,各司其职,配合支持。
成员之间要加强沟通,相互补台,思想上求共识,行动上求一致,不断增强班子的整体合力。
廉洁,就是要严守“规矩”。
廉洁自律的各项规定,是为政者必须遵守的基本“规矩”,是不能逾越的规定底线。
二是要带出一支好队伍。
带好队伍是办公室主任的重要职责。
作为办公室主任,既要在工作上把方向、出思路,又要在带队伍上下功夫、见实效,防止光照全局而“灯下暗”,外面有序而“家里乱”。
三是要形成一种好风气。
风正才能心齐,和谐才有基础。
办公室的作风,不仅直接关系整体功能的发挥,还会影响单位的形象。
我认为,就**系统办公室而言,要注重营造两种风气。
一方面,要注重营造勤学善思的风气。
从管理学上讲,学习思考的氛围是否浓厚,是衡量一个团队实力和发展潜力的重要标准。
学习不分身份级别、不论工作性质。
另一方面,要注重营造敬业奉献的风气。
办公室工作既务虚又务实,既繁杂又紧迫,时常连班甚至日以继夜,而且多是台下幕后工作,辛苦、清苦,但敬业奉献的精神始终不能丢。
这既是起码的职业道德,也是基本的工作要求。
四是要构建一套好制度。
制度是具有稳定性、长期性的规范要求。
办公室工作相对“繁杂”,但决不能“无章”。
要做到忙而有序,就必须以靠制度来规范。
一方面,要建立健全制度。
根据工作需要不断建立完善各项制度,扩大制度的覆盖面,增强制度的操作性,做到每项工作定规范,每个环节定责任,杜绝工作链条上的“断裂地带”,着力解决老制度不能适应新情况、老规范不能解决新矛盾的问题,特别是要在规范办文办会制度、健全应急处理制度、构建工作运行制度上下功夫。
另一方面,要坚决执行制度。
有令不行,有章不循,再好的制度也会成为一纸空文。
应当说,当前**总部及各分支行的制度不少、规范条文较多,执行得也不错,但从切实规范的要求的出发,要注意防范“贴在墙上而不着地、挂在嘴上而不落实”的现象。
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