行政部岗位说明书1Word格式.doc
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行政市场部经理
工作分析日期
2006年7月1日
岗位概述
负责公司前台接待、电话转接、办公耗品、店面营运物品的管理、办公环境监督、商品库存汇总和月末相关工资资料汇总工作、常用公文的拟稿
工作准则
细心、耐心、诚心;
日事日毕
职
责
一
职责表述:
负责客户来电、来访的接待、公司文件、政策及相关资料的上传下达
工作任务
衡量标准
公司总机的接听及转接和各部门传真件的收发
1、电话铃响三声之内接听,并报“你好,日上!
”准确转接
2、熟悉了解各部门各员工的工作职能
3、传真件收发工作须在半小时之内完成,将收到的传真件准确地将给相关人员(见附件1)
总部客户来访接待
1、面带笑容,主动起立接待来访客户。
(见附件2)
2、使用礼貌用语,
3、五指并拢向客户指引去处
负责办公室白板上通知、文件的粘贴和取收
通知文件在下发后半小时内粘贴,通知过期后即取下,文件在公布后一周内取下
公司各类文件、资料、通知的收发工作
发放工作须在一个工作日内完成,如遇紧急文件、通知等须在半个工作日内完成(见附件3)
各类常规通知(培训、会议和盘点等)和证明(介绍信、通讯类证明)的拟稿和传达
1、语句通顺,无错别字和漏字,表达的意思清晰明确
2、每月29或30日下发放储运部盘点通知,一般情况是30或31日停货盘点;
如遇季末或节日就为月末30或31日晚上或月初1日晚上进行盘点,不可工作日停货盘点
根据产品经理给出相关业务(如新品发布等信息)内容用短信平台(企信通)发送短信
短信内容简洁明晰,字数不超过70字。
接到短信发送任务后当天内完成。
(见附件4)
二
负责相关资料的汇总管理工作
负责全体员工当月考勤情况的监督和汇总;
每月末最后一天下午,将总部及电科店面的每位员工新考勤打卡纸填写好名字插在卡座上
保证1日上午每位员工上班时打卡时都有新卡使用
员工通讯录的制作和发放
1、当有新员工入职公司,接到资料后立即将电话号码和生日录入在通讯录中。
2、收到员工的电话号码进行更换的信息后次日完成通讯录的修改工作,并在白板上注明更换信息。
三
负责办公耗品管理和营运物品收发工作
办公耗品、店面工作服、销售小票、验收、登记、保管与发放
及时补充库存量,保证各部门正常使用量。
耗品及店面营运物品在购回后一个工作日内完成入库工作;
登记工作应在员工领用后的一个工作日内完成(见附件6)
负责将各部门办公耗品和礼品领用情况进行费用汇总统计及分配
次月2日前汇总完毕并报财务部,做到数据准确无误
公司礼品库管理
严格按照礼品领用流程管理和发放礼品
每月末最后一天对库存的办公耗品和礼品进行盘点并做好盘点表
实物数量应与帐本数量完全吻合
公司图书目录的整理和借阅手续办理
在购回新书的当日于半个工作日内将录入新目录,并在白板上写出新书入库的通知
员工名片的印制
收到名片印制通知后二天内完成并送达员工处,保证内容无误,及时做好名片印制的登记和追踪工作,便于行政干事月末与供应商核算结帐(见附件7)
提货单、资金请用单、市内(外)出货通知单、工休单、请假单等办公单据的速印
保证各类单据的正常使用量。
提货单、资金请用单、市内(外)出货通知单由天马速印;
工休单和请假单自行复印即可(天马电话:
)
员工培训、开会时快餐盒饭的订购和结算
熟悉了解各快餐店的电话
电科门禁卡的保管、登记和发放
门禁卡领用台帐清晰,保管数量准确无误
四
负责公司总部办公环境的保洁、营造,复印机、饮水机办公设备的日常维护
负责维护501办公室、会议室、洽谈区卫生环境,并协助和监督保洁员做好清洁工作
合理安排,时刻保持地面无污迹,保持总经理室、会议室和洽谈室无杂物,客户离开上述地点后及时(不超过半小时)清理水杯、烟蒂等物品。
定期对办公室摆放的花卉进行更换;
及时定购饮用水,定期对饮水机进行清洁
1、一季度更换一次花卉品种,每周进行花卉护理。
2、保证饮用水的正常供应量,每月清洁一次;
每季度对外询问市面价格一次,尽量保证水价的合理性
协助各部门员工正确使用复印机
对复印机使用量进行预估,做好加碳粉的准备工作,保证复印机的正常使用
职责五
本部门及其他部门员工工作协助;
完成公司高层交办的其他事宜
岗位权限
公司总部的卫生工作的监督检查权、督促权和处罚权
公司图书库,办公易、损耗用品监控权
任职条件
教育水平
中专以上、专业不限
技能技巧及知识
1、熟练使用word/excel办公软件,打字速度达60字/分钟,
2、具备常用公文写作知识
3、具备基本的电脑、网络知识
培训
公文写作、办公室及接待礼仪、行政管理
个人素质
具有计划与执行能力、客户服务能力、人际交往能力、沟通能力
工作协作关系
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
速(复)印店,饮用水供应商,快餐店,花卉保养公司
其他
工作环境和时间
办公室,正常工作时间,根据需要加班
工作使用工具
计算机、电话机、传真机、复印机、打印机、内部局域网
考核指标
公司环境卫生状况,办公耗品库存状况,盘点表和汇总表完成的及时性,上级交待任务完成情况、客户投诉率、计划与执行能力
二、行政干事1岗位说明书
行政干事1
李燕琼
负责管理公司固定资产、各类合同证件、各类会务事宜及公司企业文化建设工作
负责各类合同及证照的年审、保管、到期续约、变更、督促按时缴费的工作
公司及各分支机构各类证件(税证、执照、劳动监察、法人代码证等)的分类保管、年审(检)及变更工作。
1、对各类证件进行明细登记,并做出各证件领取登记表格,保证各证件的安全不丢失,使各部门业务工作可正常开展;
2、在工商局要求的时间段内完成各类证件的年审(检)工作。
负责分类保管各部门员工劳动合同、租赁合同、各类保险合同、与上家及经销商签订的业务代理/经销合同工作,(与经销商签订的样机合同分开存放管理)
1、根据各类合同的签约时间,分类列出合同管理目录表便于查阅和保管,为财务部核算各业务部门业绩提供依据
2、依据各类合同的到期时间,至少提前一周做好合同按时续约、变更、缴费等事宜完成
各类合同续约或变更后,如有租金、物管费等金额的变动,及时以书面形式通知财务部
续约或变更手续完成后的二日内通知到财务部,方便做好各部门的费用核算
负责员工日常性事务管理
每年11月中旬进行员工体检安排与费用结算工作
在每年11月1—10日开始联系体检医院,清晰了解体检项目和收费内容,根据相关规定确定体检员工名单,保证员工在15日左右可进行体检
负责核对、变更员工购买社保和医保的资格条件和购买基数并申报批准后,及时予以购买、变更及相关事项的办理。
1、每年5-6月与社保所确认员工社/医保基数的购买。
2、当员工达到购买社保和医保的资格后,一周内完成购买工作。
当员工离职后一周内完成社保和医保的变更或取消工作
员工工休假、补休假的管理和登记工作。
收到员工的请(休)假条后在次日前做好登记工作,次月的1号整理出员工工(补)休明细表并粘贴至白板和发至中层以上员工的邮箱。
负责整理员工上月工资基础资料及客服部维护公司电脑的工作时段资料交至总经理和财务部经理。
每月3日前整理汇总完毕,做到各项内容准确。
负责与政府机关单位的联系及会务、集体组织工作
负责青秀区政府行业协会、工商局、技术监督局等政府职能部门的相关事项的处理
清晰了解各事项接口人,及时记录联系方式,提高工作效率
负责全公司集体活动(文体活动、旅游、聚餐、晚会等)的策划、组织与实施追踪
集体活动须在活动开始前一个月做出详细策划案及时间推进表,根据策划案内容组织实施,结束后一周内进行活动总结
公司各类重要会议(渠道大会、员工大会等)的会务事宜处理工作
会议前二周做出会务事宜时间推进表,保证各种细节工作的顺利进行,会议结束后一周内进行会议总结,便于在下次的会议组织工作中及时改进
公司总部“日上动态”版报的策划、出版工作,以及公司文化宣传栏版面策划工作。
办公用品的管理工作
办公耗品的定期采购
每月根据行政秘书整理出的月末耗品盘点库存表内容采购耗品,保证耗品的正常供应量
根据各部门工作需要采购各类办公用品,对办公物品和设备做好登记、保管、更换和发放工作
接到《办公用品领用申请单》后,须在两天内完成采购工作,登记工作应在员工领用后的半个工作日内完成
每月末整理出各部门从储运部领用的或购进的办公物品(设备)明细清单交至财务部
次月3日前按时交给财务部,汇总数据准确无误
每半年最后一天对库存的办公物品(设备)进行盘点并做好盘点表
实物数量应与帐上数量完全吻合
对办公室的办公环境和卫生进行监督,协助行政秘书管理501室的临时库存商品
1、时刻保持办公环境的宽敞、明亮、整洁。
2、如遇压货期,需在办公区堆放商品,随时与储运部经理联系,及时了解仓库存货情况,一旦发现仓库存货减少,须在两天内将办公区商品搬移至仓库
3、保证临时库存商品提货手续齐全;
堆放商品时出纳员、开票员和商务员的位置前堆放高度不能超过格段高度。
对参与各项活动、会议的工作人员有监督、检查权
对参与各项活动、会议的工作人员的争议有裁决权
代表公司与外界有关部门和机构联络的权力
大专以上、企业管理或相关专业
1、熟练使用word/excel办公软件,
2、具备一定的写作知识
3、具备基本的电脑、网络知识
4、具备行政管理知识
行政管理培训
具有计划与执行能力、客户服务能力、人际交往能力、沟通能力、判断与决策能力
政府各职能部门、上级主管部门、办公用品供应商
重要任务完成情况、后勤支持投诉率、工作效率和效果、费用控制情况、计划与执行能力
三、行政干事2岗位说明书
行政干事2
卢晔峰
负责完成公司员工福利办理、办公设施维护处理、缴纳各类日常费用等事务性工作
负责员工生日礼物的采购和公司办公物品(设备)管理
代表公司在员工生日之际向其祝贺及贺卡、礼物的采购和发放工作
生日祝福、贺卡和礼物须在生日当天送出,如遇员工休息可推迟一天
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