李克实公文行文规则下Word文档格式.docx
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我那时候在机关工作,总书记有一个批示,他看了新华社的一个国内动态清样,报道了一个事情他很关注,然后就批了,也是要求我们调查,并将情况告我,很清楚。
告诉你得回复我,我等着呢。
我们就组成了一个调查组,就赶紧下去了去进行调研,搞了一个月。
最后回来以后写一个报告,这个抬头怎么写。
你写党中央国务院吗?
那你说人家收到这个是什么呀,对不上,这个抬头就只能是写,谁批给你的那你就回复给谁。
所以这个抬头就是锦涛同志,冒号,根据你几月几号什么上面,什么批示,我们组成了一个什么样的一个调查组,下到什么地区,进行多长时间调查,现将情况报告如下,12345678,最后落款是调查组,盖公章。
对领导个人的,就是上级机关领导个人的就是这唯一一种方式。
过去还有好几种,你比如说什么紧急,什么绝密,这次新的条例都去掉了,就保留了这一种,只有这种情况你是可以以个人抬头,这个是去书写的。
这个注意区别一下,就我们机关内部对本机关领导写的请示,写个人没问题,这是你机关内部规定的。
机关对上级机关不可以写个人。
除这种情况之外,你不可以写个人,这个不要搞乱了,搞混了。
你说你变成机关内部,处室向领导领事请示工作都不可以了,这就没法运行了。
各个机关都有内部规定,不在条例规定范围之内,这是一个。
第二,以领导人的名义实施的文件。
这个在我们15个文种当中是有一个特例的。
这是一个模拟的,市长叫毛译俭,翻译的译,勤俭的俭,这都是模拟的。
写出来看着伟人的似的。
我们还有一种就是令,政府令、部令、国务院令这种最后不落公章,落名章,这个为什么呢?
其实这个道理很简单。
就是人的一种心理的一种倾向,就是人这种群体性的心理倾向有一个特点,就是崇拜权利,崇拜名人,崇拜英雄。
利用这种心理倾向来发公文,往往会起到比公章更有效的效果。
可能会取得更好的感召力、感染力、宣传鼓动力、威慑力、震撼力。
比如说法院院长令枪毙犯人,就是基于这么一种心里特征。
这个不是说是中国人的特征,这是人类的特征。
在国际上,在外国更是认签名,不大认公章,这种作用更加明显。
总统令、市场令往往就会产生一种事半功倍的效果。
举一个例子来说明一下,效果的区别。
你比如说我们非常著名的战役就是叫长江渡江战役。
这个战役之前,有一个叫中国人民解放军进军令,这是一个非常有特点的一个公文。
当时这个名字是后起的,当时这个历史文献上面就是两字命令。
然后抬头也是很有特点,用的是统称叫做中国人民解放军全体指挥员、战斗员,这一下子到每一个人了,然后是我命令你们打过长江去,解放全中国。
下头1234。
说完了以后,中央军委主席毛泽东手签的毛笔字,总司令朱德,这是两个人。
你像前进将士看到这个命令,毛主席、朱总司令命令我们打过长江去,解放全中国,你想想那种士气,那种感觉,摩拳擦掌,最后排山倒海摧枯拉朽,有船坐船,没船抱着块门板,抱着块木头,实在没的抱了,干脆棉袄一脱就游过去了。
你像那会儿3月份淮海战役,4月份就过了长江,那基本上都是穿着棉袄,都没有来得急换装。
进展多么神速。
你总不能穿着棉袄过去。
最后,棉袄里头没了,你不像现在海军装里头还有内衣还有衬裤,就是光着游过去的。
这个挺有意思的,你像那种士气,那种场景,你想想都激动人心。
如果我们假想一下,现在不是按照当时那个特点的一个公文。
我们按照一般的规则,应该是这样,一个红头文件,抬头是各军区、各野战军、各军兵种冒号,然后经中央研究决定几月几日这个过长江,现将有关事项通知如下1234,然后盖个大圆戳。
这个你像还有这种气势吗?
搞不好这个江过不去了也不好说。
明确我们可以感受到这个里头的差异,是非常明显的。
所以,往往在处理一些大事情的时候,用领导人的名义去颁布去颁发,就有更好的行政效力,这个一直延续至今。
但是我们要特别地注意,文种不要滥用,要把握两个要点,第一就是重大,一定是大事。
说说最近咱们这个干部老是吊儿郎当的老迟到,咱们搞个考勤令。
这事儿不行,这事儿太小。
那么这个就就就不好使。
或者说基层搞个村长令,这恐怕也不好使。
没人听你的。
一个叫重大,二叫权威。
你权威得够得上,你再用这种方式,你够不上,你就别使了。
这是这种公文的这种特点,这是行文名义的两种。
再有一种行文名就是是你的公文吗,是。
但是,不以你的名义发布,而是以上级机关的名义发布,这是为什么?
这个原因就是一条,因为由你的名义去发布的话,是超越你的本级机关的权限了。
你比如说我们刚才讲的,你的发文权限范围就是一点点。
但是你这个发的文要更多的部门周知,那你就必须是报请上级机关了。
如果是小范围的,你联合行政可以采取方式去解决的也可以。
那么要是解决不了的,你要求所有的机关都要知晓,那你就是只能报上级机关,以上级机关的名义去行政、去发文。
(二)上级机关名义行政发文的四种做法
上级机关的名义行政去发文有四种做法。
一种是上级机关的名义行政;
第二种是上级机关办公部门的名义行政;
第三种是上级机关的名义批转;
第四种是上级办公部门的名义转发。
这四种去怎么去区分,我们怎么样要求上级机关对待我们这个文件,是采取哪一种方式,我们怎么样去请示,提出这种意见。
是这样来划分的。
报请上级机关名义行政的,主要是新发布的法规或者是修订、废止过去法规的法规。
就是前边法规作废了,新建立一个法规,完全就是替换更替了这种法规,这一种这个法规法规头次颁布的是要以上级机关的名义行政。
地方上的话,就是你的同级人民政府去颁布一个规定,一个法规。
如果是已经有这个法规规定了,在贯彻实施法规规定的实施细则、办法或者是贯彻的意见,这类也是一种低一个规格的法规,就是执行层的。
第一层我们叫决策层的、政策层的,就是本级机关的名义。
下列一层的叫执行层的,就可以以上级机关办公部门的名义去发布。
我们也很多政策,第一次发布的时候就是国务院,然后,贯彻执行就是国务院办公厅,关于这个贯彻什么什么国务院多少号文件的意见或者办法等等,这个就是第二个层次的。
你已经是前面有法规了,后头是贯彻落实法规的,这个具体执行级文件。
第三种,执行了一段这个法规了以后,发现有遗漏,需要补充、需要解释、需要做局部的修订,但是不否决已经形成的法规。
这时,你按照立法的规定就是,你一个法的话,解释权在他的发布法规的同级机关,你不能由他的下级机关去解释他,去改变他。
那么就是报请上级机关的名义去批转,你还能看出后头就是你的文件。
直接以上级机关的名义,你就看不出来是谁的文件了,是谁起草的了,只能是从最后一部分本规定由谁谁谁负责解释,原来是他起草的。
这能看出来,如果没有这句话,基本上是看不出来谁起草的了。
那就是只能是根据你对职能分工的理解去猜了。
但是,后边这个的话,就是带着你的原文的,前边有一个批转,后头还是你的原文,而且你这原文不是附件,就是正文。
这个的话呢,就是干这个用的,这是常规的。
最后一种,就是说是超越权限的一般规律事项,事项不是说新发布的法规对吧,一般性的常规的工作事项,但是,虽然是由你来牵头,但是说超越你的发文权限了,这个事儿就由上级机关办公部门名义给你转发,转发的是后头还是你那个文件。
经过转发以后,那各级机关就认了,这解决一个你的发文权限问题,这是行文名义。
三、公文格式要素
第三个就是格式要素。
格式大概有两类,一个是文件的尺寸,字行字号,字的间距,空格,这一类的东西,离边沿的距离多大。
讲的这些东西,我就不跟大家去详细地讲了,这就是一个尺码没有什么不好理解的,是一个规矩,就是一个方圆,我们照葫芦画瓢就可以了。
而且印刷车间,打字室,打字员他们知道就行了。
我们在处理起草公文知道有这么一个尺寸就行了,不必去深入去研究它,重点不在这儿。
还有一个讲格式,我们讲的是公文当中的各种要素的处理,这个我们要知道。
你像什么叫要素,大概有这些。
一个公文有序号、有密级,有急缓,发文机关的标识就是红头、字号、标题、主送机关、正文、抄送机关、印发机关、印发日期、成文日期和印章等等,都叫做公文要素。
我们是要要了解,能够掌握和使用它。
1.文件密级
一般来讲,密级要准确的去确定。
有的时候会接到一个文件,文件要求我们是广为宣传,但是这个文件上写着秘密,搞的我们就两头为难了。
你又要他广为宣传,你又是秘密,那我怎样宣传呢?
秘密就是不能宣传的。
那么就只好等着这个文件就是登报,登报了以后就是认为就是自然解密。
那么实际上登报和收到文件之间就差了一天。
那么我就觉得是不是你这个秘密级别就是定高了。
你文件本身当中内容就要求我们扩大宣传,那么也有这种解释,是逐级传达,不到登报那一天你就算泄密。
但是我觉得这些文件好象没那意思,因为内容当中都是可以宣传的。
最后登报的内容和原文一字不差。
那么确定密急的时候,就给人感觉是定高了,定高了就不利于你执行。
但是你定低了也不合适,你定低了,那肯定是说稀里哗啦的,就是大家都知道了,你有一些不适合公开的,最后可能产生非常不好后果。
2.文件急缓
再有一个就是急缓,我们比较少用,说实在的,公文当中我们比较少用。
你像我们有时候用这个事儿比较急,是在这个就是传输过程中要求急,办理过程中要求急,正式发文一般很少去标计划,包括下发文,平行文这很少。
有的在送达的时候,是限时送到,限下午5点以前送达,这个都是比较急的了,但是很少在公文上标注。
但是,可能有一些公文呢,他有这种急缓。
还有一种用法就是把急缓加注在标题当中。
关于什么什么的紧急通知,这种做法也有,但是也很少在这个角上去标注急缓。
再有一种,就是再急的话,就是改变公文的载体,不搞纸质的,直接就是电报不就完了吗或者是明传也行,速度要比那个快的多。
你哪怕是加急电报。
所以,急缓就是留个位置,所以在这个公文真正处理的时候,能用上急缓的比较少。
如果要标注急缓,也确实是急的再标,这个地方就是不要去乱标。
特别是上行文,上行文当中你想想你是给上级机关领导看的东西,你弄一个特急,什么意思啊?
你上级布置公布,说你们要抓紧,雷厉风行。
给你们一个星期的时间,我要听汇报,这都是上级领导对下讲话的口吻。
你没说是你搞一个请示,说是你上面说你快批,你给我抓紧时间批,有这样的吗?
这也非常不礼貌啊。
所以说尤其是在这个上行文上,不是说你不能用,一定要慎重,不要乱用。
那么说领导赶紧批了以后,我踏踏实实回家过年去了。
这不行。
这是会造成乱子的。
所以急缓,我就是提醒大家,不是说不能用,但是你确实紧急。
需要的话在这个位置上,一般性的公文还少用,别动不动就是什么特急,这是急缓。
3.文件字号
字号大体上就是说是三五个字,不要搞的太多,这个字你搞了多了以后就罗嗦了。
过去我们讲什么字,这个字也不要了。
文号编制也是本着一个从简的原则,你不要有多的系列的号,你像这个中办、国办、国发、国办发、中发、中办发就四个。
不要搞的过于复杂,还有,往下就是说你像国办秘函、中办秘函,就是在第一个等级的联系工作使用的。
你像正式文件的话,我们就这么几个。
另外,就是说还有一些非公文的资料性的,你比如说中办通报什么,情况通报这一类的。
这是要简化。
你比如说是一个部委字号下头,10几个业务司局,各个司局挂一个字儿,没必要。
4.文件标题
另外就是标题,标题不可以过长。
这个没有规定说标题不能够超过多少个字。
我见过最多的一个标题是94个汉字,已经是不短了。
有一次秘书局的一个领导,跟我讲说你不行,我见过最长的一个150个汉字,那得多少行。
那你想想的话呢,就是说我说94个汉字恐怕就得8、9行了。
那你150个汉字不得一篇了,这个要缩短。
公文标题原则上必须要
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