集团信件管理流程文档格式.doc
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- 上传时间:2022-10-16
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集团信件管理流程文档格式.doc
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3、办理流程:
1〉准备好须发文件、资料或物品,详细填写《信件寄送申请单》经本部门负责人签字确认后提交至前台人员处。
所有信件必须在当天下午4点前提交,逾期的将作为第二天信件处理。
2〉前台人员根据《信件寄送申请单》上的内容和部门负责人的意见逐一核对,未填写完整或填写不清楚的,退回重新办理直至清楚完整。
3〉核对完毕前台人员当场将所寄资料或物品装入信件袋内并封口,同时给予回执以便各部门查询。
4〉前台人员根据申请单内容填写信件标准寄送单,联系合适的信件公司取件。
5〉前台人员必须对快件寄达情况给予登记并告知寄件人。
6〉每月5日前提交上月信件寄送一览表(电子版)并在规定的费用报销时间内与信件公司进行准确结算。
当月相关凭证存入档案室,凭证保管期限为一年。
二、收件管理:
收件范围:
凡寄送到我公司的所有信件、资料、物品
操作标准:
1、前台人员对寄送到我公司的所有信件、资料、物品必须在《XX集团来件登记表》上进行详细登记。
2、信件寄达2小时内通知收件人收件并在登记表上签收。
3、如有快件需要到付必须有收件人自行签收和支付。
4、每一季度提交一次信件登记统计表和清单。
三、如责任人未能按照以上操作标准进行,导致工作失误的,责任人写出书面检讨并处罚半天工资,交纳一天工资作为保证金。
附:
1、信件寄送申请单
2、圣奥集团来件登记表
XX集团信件寄送申请单
文件编号:
SA/ZW/-01文件版本:
2.0
寄件时间
寄件部门/姓名
寄件物品名称:
份数
寄件物品总重量(估计值):
1公斤以下1-3公斤3-5公斤5公斤以上10公斤以内
寄件方式:
快件平信挂号信挂号信和平信必须给准确的邮编
寄件缘由(必须填):
收件人:
联系方式(固定电话和手机)
收件人单位名称
收件人地址
本部门负责人意见
同意寄送,付费方式:
到付本公司付自理
不同意寄送。
签名:
前台人员填写
实际收件时间:
信件发送公司:
签名:
快件实际送达时间及签收人
回执单
您寄送的编号为:
信件已在
有公司寄出,预计在个工作日内送达。
签名:
XX集团来件登记表
文件编号:
SA/ZW/-01文件版本:
1.0
来件时间
来件类型
来件地址/单位
收件部门
收件人
签收人/时间
3
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