采购部管理制度与工作流程图Word文件下载.doc

采购部管理制度与工作流程图Word文件下载.doc

《采购部管理制度与工作流程图Word文件下载.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购部管理制度与工作流程图Word文件下载.doc（7页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

采购计划

审批

寻找供应商

产品采购部

总监

寻价、比价、议价

采购洽谈

董事长审批

验收

不合格

入仓

退货

计划对账

合同的签订

交货验收

验收合格

下单

建立供应商资料

财务结算

1）采购计划：

采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。

2）供应商的选择和考核：

供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。

3）询价、比价、议价。

4）合同的签订：

买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。

采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。

需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。

5）交货验收：

采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。

以采购员的确定和合同为验收数据。

6）质检：

货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。

7）财务结算：

货物入库后，财务结算

采购订购

3、申请商品采购流程图采购部审批（有合同）

采购部审批（无合同）

总经理/财务审批

销售部

提出需求

1）销售部提出采购需求，

2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批；

3）审批通过后，由采购主管下单。

根据供应商帐期限

4、申请付款流程图

总经理/财务部审批

采购部审批

采购人对账

采购

财务部付款

1）采购商品入仓后，做应付款计划

2）计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；

3）采购部审批到期应付款

4）总经理批准付款

仓管验货

5、商品到货验收流程

进仓

成本会计审核入库单

仓管打入库单

1）仓库根据供应商送货单验收产品

2）验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复

6、促销流程

配送

门店

订单落实

促销计划

1）每周例会上确定促销计划

2）确定产品信息，包括价格、货源、促销执行时间

3）报总经理申请促销采购资金

4）落实采购订单和促销执行方式

5）反馈促销结果在下周例会上通报

退单

同意

7、退货流程

门店退货申请单

供应商

仓库

采购部审核

不同意

报损

1）门店填写退货申请单，写明原因

2）采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请

3）审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单

4）不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%

四、采购管理制度：

1）建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。

2）建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。

3）每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。

4）签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。

5）所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

6）验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。

五、采购部职责

采购部工作职责

1.制定并完善采购制度和采购流程：

（1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标；

（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；

2.制定并实施采购计划：

（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；

（2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；

（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；

（4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；

（6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量；

3.采购成本预算和控制：

（1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；

（2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；

（4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；

4.选择并管理供应商：

（1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；

（2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统；

（3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；

（4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性；

采购部主管职责

1、直配供应商引进及维护

2、采购部日常管理，主要包括：

（1）部门工作安排（日、周、月）

（2）供应商谈判，

（3）相关流程制定和调整

（4）突发事件的处理

3、订单的审核，参考安全库存

4、应付款的管控

5、库存金额的管控以及消耗

6、审核并调整周月采购需求和计划

6、与其他部门的协调

7、库配需求的统计和采购计划的制定

8、日常订单的制定和跟进

9、退货处理

10、库配供应商的谈判、引进和维护

11、库配商品促销计划的制定和落实

12、批发毛利率与毛利额周、月报表

7、货品残损率周、月报表；

8、不动销商品率月报表（30天不动销品）

9、库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例不可超20%）；

采购主管职责（分管系统和直配）

1、系统信息更新

2、仓库库存的掌控

3、资料的整理（供应商合同，报价单、资质、调价归档、促销政策）

4、直配供应商的沟通和维护

5、直配供应商促销政策的制定和落实

6、库存情况周、月报表

7、供应商应付款的统计、结算与协调

8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控

9、相关表格的制作和归档