电子档档案管理实施细则Word格式文档下载.doc
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1)与公司业务发展有关的政策、法令、法规文件;
2)各类诉讼档案;
3)公司工作报告、专题报告;
4)召开大型会议纪要、会议记录、重要讨论稿,公司年度工作总结与工作计划,重要外事活动记录;
5)公司章程,升级认证、领导人更选、大事记、机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印章;
6)公司下级单位的请示与批复,员工来信来访记录;
7)公司发出和收到的重要贺信、贺电和题词,公司简报;
8)公司财产清理、统计、购物计划;
9)部门年度工作总结;
10)公司各项活动形成的有关音像材料;
11)车辆管理相关文件;
12)网络通讯、办公设备管理制度;
13)公司日常经营管理过程中出现的阶段性文件。
2.人事部:
1)人事任免;
2)员工名册、考核、晋升、奖惩、劳保福利、职称考评、教育等文件。
3.广告策划部:
1)各类企划文件;
2)投放发布的原件及复印件;
3)各项活动形成的有关音像材料。
4.销售部(含客户服务):
1)买卖合同;
2)客户档案。
5.成本部:
项目管理过程中的施工文件、合同、结算书、招投标书,工作联系单及费用结算凭证,按单项工程施工进度进行分类整理。
6.工程部:
1)前期文件(拓展、咨询、方案、勘察、测绘、可行性研究报告);
2)各种证书原件;
3)合同(设计、施工、材料);
4)施工图及电子版;
7.财务部:
1)执照、资质年检资料原件;
2)公司各种证书、合同的原件;
3)各类财务报表及文件等由财务部自行保管。
(二)档案编号:
由资料员统一编号
公司代码—部门—年号—数字流水号
以行政为例:
AJY—行—2015—001、AJY—行—2015—001—1
(如一份文件包含多少小项,在数字流水号后添加小编号)
五、档案的收集组卷
1.有关人员在收集、整理档案资料时,应按严格把好质量关。
组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,分类科学、组卷合理。
2.档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须与实物相符,做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。
3.凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件资料,应附该文件资料的复印件。
4.照片(含底片)和声像材料,要求图像清晰,声音清楚,解说与画面同步,照片与声像材料的文字说明准确精炼;
电子档案(软盘/光盘等)应符合公司有关标准。
5.在整理图纸档案资料时,遇下列情况,应要求责任部门进行重新制作;
1)一张图纸上改动部分超过图面35%或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图(表);
2)使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图纸或资料;
3)结构、工艺、平面位置(或局部)改变,无法在原图上通过修改来反映的;
4)管线平面位置变动(长度超过总长的五分之一,线位平移超过2m),构造形式改变,
5)断面尺寸变化,竖向位置变动等;
6)未按施工图位置施工的管线工程。
6.所有竣工图应有竣工图章。
内容有;
编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期。
签字要求填写清楚、齐全,不得代签。
7.有关人员收集的设计、勘察、施工、监理等单位的档案资料须两套以上,原则以工程合同规定为准。
8.以上档案收集整理无误后,管理员填写《表1——文字档案存档记录》和《表2——图纸档案存档记录》(由本部门保存,作为本部门档案管理台帐)。
六、档案的移交归档
1.凡公司各部门在项目施工管理、经营活动中形成的文字材料(包括文字、图表、声像、实物)承办部门应指定专人写出说明、系统立卷、按期向档案室移交,不得私自保存。
2.项目技术文件资料要按单项工程组卷;
项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷;
项目管理性文件按问题、时间文件组卷。
3.施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列;
竣工图按专业、图号排列;
文字在前、图样在后。
文字装订、图纸不装订。
4.其它部门档案按时间顺序组卷。
5.案卷必须填写卷内目录、备案表和封面、脊背;
编写案卷页号,页号位置时文件资料正面右下角,双面书写文件资料背面为左下角。
6.移交档案时应如实填写《表3——文字档案交接表》,如有图纸填写《表4——图纸交接表》,一式两份,档案室一份,部门一份。
七、档案来源、级别、移交时间及保存期限
部门
档案内容
档案级别
移交时限
保存期限
行政部
A类
取得后,一个工作日内
永久
6)行政部各项管理制度;
7)公司各项活动形成的有关音像材料;
8)公司下级单位的请示与批复,员工来信来访记录;
B类
当月最后一个星期二
五年
9)公司发出和收到的重要贺信、贺电和题词,公司简报;
10)部门年度工作总结;
11)公司财产清理、统计、购物计划;
C类
当年年底
三年
12)车辆管理相关文件;
13)公司日常经营管理过程中出现的阶段性文件。
人事部
广告策划部
销售部(含客户服务)
1)房屋买卖合同;
2)客户档案;
财务部
1)执照、资质年检资料原件;
3)各类财务报表及文件等由财务管理部自行保管。
根据财务制度
成本部
取得竣工备案表后半年内
工程部
4)施工图蓝图及电子版;
5)竣工图文资料(报城建档案馆相关资料)。
取得竣工备案表后一周内
注:
①各部门向资料员移交资料时需注明类型和保存年限。
②B、C类文件到期后如予销毁,专职档案管理员应提出书面申请,经董事长、总经理、档案来源部门负责人签字批准后由专职档案管理员统一销毁。
表6:
《档案销毁审批表》
八、档案的查/借阅
1.凡因公务需要公司员工借阅档案,应事先填写——表5《档案借阅申请表》,请相关领导签字后方可到档案室办理有关手续,并按期归还,到期未还,档案管理员要及时催还。
1)查(借)阅A类档案,须经董事长签字(董事长不在,需总经理和行政经理双方签字);
2)查(借)阅B类档案,须经总经理签字(总经理不在,由行政经理签字,后由总经理补签);
3)查(借)阅C类档案,须由行政经理签字。
2.外单位要求查(借)阅有关档案,原则上不外借,特殊情况的必须经董事长批准并按有关规定办理查(借)阅手续,并按期归还。
3.借阅者离职时,离职清单上需经档案室管理人员确认归还、签字方能办理离职手续。
4.借阅时间不超过5天,由于工作需要延长借阅时间,须补办手续。
5.查(借)阅期间未经分管领导或档案室同意不得擅自复印。
九、附表
表1——文字档案存档记录
表2——图纸档案存档记录
表3——文字档案交接表
表4——图纸交接表
表5——档案借阅申请表
表6——档案销毁审批表
十、本细则自下发之日起实行。
年月日
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