文件控制程序A0Word格式文档下载.doc
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1.目的
通过对质量管理体系文件的控制管理,确保其有严格的分类编号、编制、审批、发放管理、有效性控制、保管和更改的规定,使本公司的各项工作依据正确的指标进行,保证有效的使用文件和资料。
2.适用范围
本公司的质量管理体系文件及外来文件、技术文件、行政文件的管理。
3.引用文件
3.1《质量手册》第4.2.3节:
文件控制QM
3.2《记录控制程序》
3.3《内部质量管理体系审核程序》
4.职责与权限
4.1质控部负责质量管理体系文件的标识、印发、存档、回收与管理工作;
4.2总经理负责质量管理手册文件的批准;
4.3管理者代表负责质量手册的审核、程序文件的批准、管理类作业指导书的批准;
4.4技术部、射频仪部负责技术文件的审批;
4.5部门负责人负责本部门文件的编制或审核。
5.程序内容
5.1质量管理体系文件的编号、编制、分类、审核、批准的规定:
文件类别
编号
说明
举例
编制
审核
批准
质量手册
QM
管理者
代表
总经理
程序文件
COP-□□□-□□
①②
①为对应条款号
②为该文件序号
③为记录表格的
序号
COP-423
部门
负责人
作业
指导书
WI-□□□-□□
WI-755-01
《仓库管理规定》
部门负责人
技术部、射频仪部负责人
质量记录
QR-□□□-□□
①②③
QR-423-01
与相关文件一同审批
技术文件的编号按《技术文件编号规则》执行
5.2质量管理体系文件的有效性控制
5.2.1文件分类控制
类别
定义
控制方法
说明
受控原版
不加盖印章的签字
原件
存于质控部
仅作为复印用途
受控副本
受控原版的复印件
其上加盖红色“受控文件”
印章
作为公司内使用的合法文件。
公司内不允许使用“受控文件”印章为黑色的非法复印件,以确保文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。
非受控副本
其上加盖蓝色“非受控文件”印章
作为提供给顾客或公司以外的人员使用的合法文件。
公司内部不允许使用加盖蓝色“非受控文件”印章的文件。
5.2.2文件版次规定
为确保公司质量管理体系文件的有效性能够得到控制,对其采用版次控制,确保文件最新有效。
5.2.2.1质量手册、程序文件及作业指导书等文字类文件;
用X表示整套文件的版本,A、B、C……表示;
版次用0,1,2,…9表示当份的修改次数;
5.2.2.2文件升版的规定
1)当每份文件版次修改达到9次,如A9,再修改时,整套文件统一升为B版,为B0;
2)当质量管理体系有重大变更时,整套文件(作业指导书可例外)需升版;
3)当整套文件中超过一半以上的文件已修改时,需升版。
5.2.2.3质量记录表的版次采用阿拉伯数字如00、01、02……99表示未经修改、第一次修
改、第二次修改……
5.3质量管理体系文件的发放
5.3.1质量手册、程序文件、作业指导书及技术文件的发放
质控部将需发放文件的复印件每页加盖红色“受控文件”印章并给出分发号,再由质控部管理员填写《文件发放/回收登记表》,经主管批准后按发放范围发放,接收人在《文件发放/回收登记表》上签字;
5.3.2外来文件的分发
外来文件根据实际需要分发,分发时由接收人在《文件发放/回收登记表》上签字。
5.4质量管理体系文件的更改
5.4.1在公司质量管理体系运作过程中,如需更改文件,由相关部门填写《文件更改申请表》,原审批人审批,确保更改内容:
5.4.1.1不背离标准和法规要求;
5.4.1.2与质量管理体系的其他相关要求相一致,对关联的文件明确更改要求;
5.4.1.3更改后的要求在公司的实际条件下是可行的。
审批通过后,由相关部门按《文件更改申请表》的要求对文件进行修改后交质控部归档,质控部负责将更改后的文件及时有效的发放到相关的部门,同时收回旧文件,以避免作废文件的非预期使用。
5.4.2质量管理体系文件的非受控副本不受质量管理体系文件更改的控制。
5.5在内部质量管理体系审核前按《内部质量管理体系审核程序》对文件进行评审。
5.6质量管理体系文件废弃
5.6.1已作废的质量管理体系文件,其原版应永久保留,由质控部统一保管,其上应加盖“作废”印章和“保留资料”印章,并在《作废文件登记表》上登记;
5.6.2无必要保留的文件由相关部门统一收回,交质控部加盖“作废”印章作废,并在《作废文件登记表》中进行登记,之后可将其销毁,也可留作其他用途。
5.7质量记录的管理
质量管理体系运作产生的质量记录由质控部统一收集管理。
5.8外来文件管理
外来文件包括:
A.国家、行业、地方标准、法律法规;
B.顾客的个人信息;
C.顾客拥有知识产权的技术文件、图纸等。
5.8.1A类外来文件由质控部填写《外来文件登记表》,并以之作为文件原件进行管理。
根据需要经质控部核准后加盖“外来文件”印章进行保管或发放;
5.8.2B类外来文件在质控部登记《外来文件登记表》,加盖“外来文件”、“保密”印章后,由营销部进行妥善保管或发放,并将复印件交质控部备案;
5.8.3C类外来文件在质控部登记《外来文件登记表》、《顾客财产登记表》,加盖“外来文件”、“保密”印章后,由相关技术部门妥善保管。
5.8.4质控部对有更新要求的A类外来文件应每季度组织跟踪一次最新有效版次以获取、更新和发放最新版本的外来文件并填写《外来文件登记表》确保公司使用的外来文件为最新有效版次;
5.8.5营销部对B类外来文件应及时获取、更新和发放最新版本,填写《外来文件登记表》确保公司使用的外来文件为最新有效版次;
5.8.6营销部对C类外来文件应及时与顾客及技术部门沟通,确保C类文件为顾客要求的有效版次。
5.8.7公司所有已审批的外来文件根据需要由质控部归档、分类。
外来文件的编号采用发文单位的原编号。
5.9保密文件的控制
顾客的个人健康信息及公司在商业和技术合作中涉及的专有信息,为保密文件,由质控部加盖“保密”印章后,由相关技术部门妥善保管,并严格按照与公司签订的《技术保密协议》执行。
5.10电子文件的控制
电脑硬盘中的文件应做备份,以防止文件的意外丢失。
贮存在软盘、光盘中的文件应予以标识,便于查询,并储存在适应的地点,防止数据资料的丢失。
质控部负责建立QMS文件夹(包括QM、COP、WI、QR),每月作一次备份。
5.11文件的借阅
如果公司内部员工需要暂时借阅质量管理体系文件,应到质控部或相关部门办理借阅和归还手续,并填写《文件借阅登记表》。
6.支持文件
《技术文件编号规则》WI-423-01
7.质量记录
7.1《文件发放/回收登记表》QR-423-01
7.2《外来文件登记表》QR-423-02
7.3《文件更改申请表》QR-423-03
7.4《作废文件登记表》QR-423-04
7.5《文件借阅登记表》QR-423-05
7.6《顾客财产登记表》QR-754-01
4
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