市场费用报销管理规定Word文件下载.doc
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(3)票据下方有开据单位发票专用章或财务章;
(4)发票联必须复写
(5)金额大小写均完整、规范填写,且数额相同;
(6)票面内容涂改或无法辨认的,不予报销;
(7)一旦出现金额写错,此发票自动作废,如出现项目写错更改,必须加盖开票单位专用章,才可生效;
4、没有费用发生票据不能以各种书面证明、其他票据代替报销。
二、规范整理、填写报销单
1、经办人将票据按类别分好(如车费、住宿费、其他开支等类别),然后将同类的票据粘贴在一起,粘贴方法:
①若票据与报销单大小类似,每张票据正面朝上,左边和上边对齐,并将左上角用胶水粘贴。
②票据形状较小,每张票据正面朝上,左端用胶水粘贴在和报销单一样大小的粘贴纸上,要求按票面发生时间顺序或票据形状大小依次粘贴成阶梯形。
2、粘贴方法:
原始票据与报销单都正面朝上,左上角用胶水粘贴。
发票不粘贴者,费用返回。
报销单上各项内容应填写完整,包括日期、内容、金额大小写、单据张数等。
3、报销手续应及时办理,一般应在费用发生结束后7-15
日内报销,销售费用可待行销结案后办理,无故拖延不报并拖延时间较长者,财务有权不予核销。
4、填写票据和结算凭证,必须做到标准化、规范化,素材齐全、数字正确、字迹清晰、不错漏、不潦草,不得涂改。
中文大写金额数字“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万”等,整理原始单据、应规范工整填写,填写报销单不符合规定的,财务有权要求经办人重新整理、填写。
三、费用核销票据的要求及标准
费用项目
核销凭证内容及要求
差旅费
出差前需事先报批出差申请,说明出差的原因、人数、时间、地点、预算,并做为报销附件,填写《差旅费报销单》并提供正规发票核销。
《差旅费报销单》上需注明往返、常驻地点、时间等行程。
住宿、交通费应与行程一致,住宿与交通费在限额标准范围内按实核销,超过部分不予报销。
手撕发票要求标明起始地点及时间,间隔行程的发票不允许连号;
如提供的发票与行程不符,不予核销。
特殊情况需超标准开支的,须由总经理批准。
招待费
开支需事先报批客情申请,需提供费用申请表、发票、说明发生费用的原因、人数、时间、地点、预算,并做为报销附件,提供正规发票核销。
要求发票与费用实际发生地一致。
堆头陈列
凭申请签呈、商超协议或合同(原件)、结案报告、陈列图片、费用发票核销。
费用发票要求提供地税服务业发票核销,发票抬头名称必须为我司全称;
开票项目可开为:
陈列费、堆头费、专柜费、端架费、活动费、促销费、管理费、促销服务费、展示费等费用。
由经销商代理的则该项费用以货补形式反还给经销商。
广告费用
凭申请签呈、广告制作明细表(单价、尺寸、总价)、制作费收据或税票+公章、制作单位营业执照复印件、广告发布完成后的照片区域销量统计表,(每月提交一次)。
以上包括(包柱陈列、专柜陈列、橱窗广告、公交车身及路牌广告等)
条码进场
凭申请签呈、首次产品进货商超验收单、首批产品陈列照,费用发票核销。
费用发票要求商超提供地税服务业发票核销,发票抬头名称必须为我司全称;
进场费或条码费(限新品进店时使用)、陈列费、堆头费、专柜费、端架费、活动费、促销费、管理费、促销服务费、展示费等费用。
常规活动
凭申请签呈、销量报表、活动协议、活动现场图片核销。
促销费用
凭申请签呈、合同协议、促销员身份证复印件+电话号码、销量报表、促销员活动现场照片(正常陈列照片和特殊陈列各一张,促销员与顾客互动照一张)、工资条+公章、结案报告,费用发票核销。
费用发票要求提供地税服务业发票,发票抬头名称必须为我司全称;
展销路演
凭申请签呈、协议合同、活动现场图片、费用发票核销。
四、报销流程及审批权限
报销签批流程如下:
经办人→部门经理→部门总监→财务经理→总经理,签批结束后,递交出纳,出纳通知经办人办理现金报销或安排转款业务。
五、借款规定
公司员工因公借款要办理借款手续,借款人应自行填写借支单,注明借支日期、事由、金额大小写、借款人。
借支单审批流程为:
借款人→部门经理→部门总监→财务经理→总经理,原则上借款人前一笔借款不结清,不得办理下一笔借款手续。
借款人在业务办妥后须及时办理报销手续。
当月内费用冲销完毕的,归还借支单,双方当面对借支单签字或盖章作废;
跨月冲销费用的,由出纳开具收据给借款人。
六、使用单据
1、“费结算单”:
用于现金费用(含转账至个人账户)的报销审批。
2、“借支单”:
用于经办人因公借款审批。
3、“差旅费报销单”用于出差费用审批。
4、“出差申请单”用于出差申请审批。
5、“招待申请单”用于招待、成品领用、申请审批。
七、审批责任
各部门都应本着节约有效的原则使用公司资金。
审批流程中相关人员应承担相应的责任。
经办人及相关审批责任人在签字确认时,必须标注日期。
经办人责任:
费用开支、使用的必要性。
部门经理责任:
把关费用开支、使用真实性、合理性、有效性。
财务经理责任:
审核原始凭证的真实性、完整性、合法性、程序性;
金额加总是否正确;
是否符合公司及国家的有关规定,监督费用开支,合理安排调度资金并权限范围内核准报销。
四川环太生物科技有限责任公司
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