人事档案全套制度及表格Word格式.docx
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人事档案全套制度及表格Word格式.docx
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公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管,任何人不得据为己有。
2.属部门保管的档案:
在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。
第十条监督:
办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作。
第十一条销毁:
须报总经理批准,销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。
第十二条公司档案的分类及编号:
指定资料员经办公室培训后,按有关档案分类及编号要求操作。
第十三条在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
第十四条借阅:
因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还。
阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
第十五条分级查阅:
具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权。
第四章档案备份制度
第十六条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
第十七条各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。
对存入电脑的资料、档案,按《计算机管理办法》管理。
第十八条备份盘与源盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。
第五章处理条例
第十九条有下列行为之一,据情节轻重,给予50~500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2.擅自向外界提供、抄摘企业档案
3.涂改、伪造档案
4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)
第六章责任
第二十一条本制度适用于伟凡公司各员工各部门。
第二十二条本制度监督责任部门为公司办公室,第一责任人为各部门指定的资料员;
第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
管理人才储备表
制卡日期:
年月
姓名
年龄
最高
学历
现职
担任本
职年数
历年
考绩
专长优点
弱点
发展性
可升调
职位1
升调时间
所需训练
职位2
人事变动申请表
姓名
员工号码
性别
出生年月日
编号
申请事项(例如雇用、升级、调动、辞职等)
申请日期
希望生效期
自职位名称:
新阶及新资:
服务部门:
部门代号:
至职位名称:
(如果雇用人员请将此栏填妥)
需要人数:
班次:
所担任之工作:
资历要求:
年龄:
教育程度:
性别:
经验或特殊技能:
其他:
申请人
签名:
电话号码:
批准人(部门经理):
职位:
人事变更报告单
日期:
年月日第页
人员编号
变动说明
资料变更
变更日期
备注
人事主管填表人
人事部门月报表
人员招聘工作
流动状况
说明
招聘人数
应聘人数
报到人数
起迄时间
辞职人数
退休人数
停薪留职
资造人数
解职人数
其他本月经办事项
奖惩件数
奖件,惩件
抚恤件数
件,金额
劳保件数
新入件,退,医疗单件
送医住院
件人贯用
人员迁调
出勤状况
迟到早退
人次
请
假
病假
事假
人日
公伤假
婚假
旷职
审核填表
人事档案管理制度
一、人事档案保管制度
二、□目的
三、第一,保守档案机密。
现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企
四、业机密
五、的一部分。
对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。
六、第二,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。
七、第三,便于档案材料的使用。
保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档
八、案材料
九、的前提和保证。
十、□人事档案保管制度的基本内容
十一、建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。
其基本内容大致包括五部分:
材
十二、料归档制度;
检查核对制度;
转递制度;
保卫保密制度;
统计制度。
十三、
(1)材料归档制度。
新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:
首先对材料
十四、进行鉴别,看其是否符合归档的要求;
其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体
十五、位置;
再次,在目录上补登材料名称及有关内容;
最后,将新材料放入档案。
十六、
(2)检查核对制度。
检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
十七、检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀
十八、等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误
十九、等。
二十、检查核对一般要定期进行。
但在下列情况下,也要进行检查核对:
二十一、——突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:
二十二、——对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。
二十三、——发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。
二十四、(3)转递制度。
转递制度是关于档案转移投递的制度。
档案的转递一般是由工作调动等
二十五、原因
二十六、引起的,转递的大致程序如下:
二十七、①取出应转走的档案;
二十八、②在档案底账上注销;
二十九、③填写《转递人事档案材料的通知单》;
三十、④按发文要求包装、密封。
三十一、在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。
另外,收档单位
三十二、在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。
三十三、(4)保卫保密制度。
具体要求如下:
三十四、①对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。
三十五、②库房备有必要的防火、防潮器材。
三十六、③库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。
三十七、④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
三十八、⑤无关人员不得进入库房。
严禁吸烟。
⑥离开时关灯关窗,锁门。
(5)统计制度。
人事档案统计的内容主要有以下几项:
①人事档案的数量。
②人事档案材料收集补充情况。
③档案整理情况。
④档案保管情况。
⑤利用情况。
⑥库房设备情况。
⑦人事档案工作人员情况。
二、人事档案利用制度
□目的
第一,建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。
档案在利用过程中,
应遵循一定的程度和手续,这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二,建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。
工作人员必须按
照这些制度行事,这是对工作人员的基本要求。
□人事档案利用的方式
人事档案的利用有多种方式:
(1)设立阅览室以供利用查阅。
阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方,
以便调卷和管理。
这种方式具有许多优点,如便于查阅指导,便于监督,利于防止泄密和丢
失等。
这是人事档案利用的主要方式。
(2)借出使用。
借出库房须满足一定的条件,比如:
本机关领导需要查阅人事档案;
公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。
借出的时间不宜过长,到期未还者应及时
催还。
(3)出具证明材料。
这也是人事档案部门的功能之一。
出具的证明材料可以是人事档
案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料,也可以是人事档案材料的复制件。
要求
出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时,必须符合一定的手续。
这是维护人事档案完整安全的
重要保证。
(1)查阅手续。
正规的查阅手续包括以下内容:
首先,由申请查阅者写出查档报告,在
报告
中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;
其次,查阅单位(部门)盖章。
负责
人签字;
最后,由人事档案部门审核批准。
人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分
,手续齐全,则给予批准。
(2)外借手续。
首先,借档单位(部门)写出借档报告,内容与查档报告相似。
其次,借档单位(部门)盖章,负责人签字。
再次,人事档案部门对其进行审核、批准。
然后,进行借档登记。
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