人力资源与社会保险管理系统使用说明文档格式.docx
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系统目录
系统运行目录本系统运行的目录
子件备份目录本系统一些文件要备份的目录
数据备份目录一些导出的数据备份目录
数据上报目录一些正常上报数据的目录
数据上报目录一些常见数据上报的目录
二、职工档案管理系统
进入职工档案:
工作单位工作的单位
工作月份工作的年月
工作日期工作那天的日期
工作人员
输入密码在【一、系统维护】中,工作人员所设的密码
确定后进入【职工档案管理系统】
子系统以菜单为工作流程,选中菜单中的菜单项进入指示的工作内容。
【数据维护】
【职工情况】
【职工查询】
【单位维护】
一级单位
单位编号:
社保处统一的单位编号10位。
二级单位
在一级单位下的二级单位
记住:
一定要选择隶属单位,就是二级单位隶属于哪个一级单位。
三级单位
在二级单位下的三级单位
一定要选择隶属单位,就是三级单位隶属于哪个二级单位。
注:
二级单位和三级单位能够设定为同一个单位,但要有隶属关系。
变更单位
批量更改单位,原单位的三个级别单位和现单位的三个级别单位都要选择。
是建立健全整个职工信息数据库,请为每个职工设置一个终身不变的职工序号。
【增加职工】
点击【增加职工】菜单,进入增加职工简要数据窗口。
职工增加设置:
选中职工序号自动增加,职工序号紧接着现有的职工最后一个职工序号增加。
选中职工信息复制修改,能够把上一个职工的有用信息复制到新增加的职工中,把不一样的信息修改即可。
职工档案姓名
招工时,职工签订劳动合同的姓名
姓名_拼音
为每个职工设置一个姓名首字母的拼音,在以后的工作中可方便查询。
增加年月
现工作的年月,在以后的工作中,只要输入这个年月,即可对这个增加的职工进行参保及其它工作。
点击增加按钮进入增加职工详细信息,请详细填写各种信息。
注意:
身份证姓名一定要填写。
这里的信息只有全部填写完成后才能进行以后的工作。
【减少职工】
职工减少是职工离开本单位的管理范围。
点击减少职工菜单进入职工减少,输入职工序号点击减少按钮。
职工减少必须填写减少时间,去向,告知其它业务管理人员,其它业务管理人员根据减少时间进行业务管理。
办理完各项手续后才能减少,有一项工作未处理则不能减少,但一定要填写减少时间,去向,告知其它业务管理人员,其它业务管理人员根据减少时间进行业务管理。
【未删职工】
已经离开本单位,但有一项业务未办理,还没有删除的职工。
【修改职工】修改职工的基本信息
点击修改职工菜单进入全部职工修改,进入后,显示的是全部职工列表,选中某一人可进行其信息内容的修改。
如果要按某一条件进行选择某一个人,请使用《条件选择》
《条件选择》包括〈全部职工〉〈按单位〉〈按职工序号〉〈按职工姓名〉〈按职工姓名拼音〉
在条件下面的方框内输入对应的条件,点击查找即可。
点击《列表型》页面,以另一种形式查看信息。
【修改矿龄】
在年初职工的矿龄要增加一年。
有两种方式增加,任选其一:
1、加一年,在原连续工龄增加一年。
2、以现在的年度减工作时间加一年(但军龄需另计)
建议:
在保证〔职工档案〕中连续工龄正确的前题下,使用每年年初在原连续工龄上增加一年。
职工人数统计:
很简单
【职工历年调动情况】
能够查看全部历年调动的职工。
也能够查看某年月调动的职工。
也能够删除一个调动的职工。
二、养老保险管理系统
点击【养老保险】工具栏,进入养老保险工作日期。
这个界面同职工档案工作日期界面相同。
点击确定进入《养老保险管理系统》有三个主菜单:
【常见养老保险数据】
【职工参加养老保险】
【养老保险缴费管理】
点击【数据维护】菜单
这个一看就明白了,请每年年初一定要填好这里的数据,以供养老保险使用,如不填写,则无法进行缴费管理。
【数据设置】
保险号的设置
请从社保处要回本单位的保险号,填好开始和结束的保险号〈生成〉这个区间的保险号,以后就增加人员使用此区间的保险号,避免重复使用保险号。
【职工档案】中增加了职工,要参加养老保险,点击此菜单,可作此项操作。
此菜单的各项功能:
更新单位数据:
主要更新参加养老保险人员的一至三级单位和职工姓名_拼音。
增加完职工参保后,请进行此菜单的操作。
职工档案的单位,姓名_拼音变更后,也要点击此菜单操作。
【增加参保职工】
增加参保职工分为:
1.增参保职工
在【职工档案】中新增的职工,哪个年月增加按哪个年月参保,
在右面的列表框中,选中要参保的职工,与左面的信息对应上一致后,点击〈参保〉按钮,进入〈增加参保职工保险号、参保年月窗口〉上面是系统设置的保险号的区间号,如果是新参保使用之;
使用后,该保险号前“是否使用”被“√”,下面“□使用过的保险号不再显示”,选中后,使用过的保险号不再显示。
职工保险号:
不论是使用的区间号还是已存在的保险号,都按此保险号增加职工参保,如果是已经参保的职工一定要使用建账的保险号,千万不能错。
参保年月哪个年月参保一定要输入哪个年月,并在哪个年月上报。
点击<
确定参保>
,进入增加参保职工信息,其基本信息来源于〈职工档案〉的信息,需要填写的只有“来源单位编号”“视同缴费月数”参保信息,这里的信息一定要填全,需要证明的是“增加账户状态”是指该职工新参保(无账户),还是已经在省中心建账(有账户),只有无账户的职工才能上报新参保,有账户的职工只上报职工调动。
实际月工资:
指上年平均月工资收入。
缴费月工资:
指按社平工资计算后的月缴费工资基数
缴费开始年月:
新参保,从参保年月起,调动的职工从年初开始或从参保之年月起。
缴费结束年月:
当月结束。
本年月应缴费:
每月应扣缴养老保险金。
本年个人缴费:
工作年月前的缴费都要填写,新参保从当月起。
已参保调动的,从年初或参保月起。
本年个人缴费可《职工参加养老保险信息》的信息填写。
自动生成历年个人缴费,是生成从参保之年度至工作年度前一年度的历年缴费,按职工调动打印的《历年缴费单》填写。
2.上报增加参保【无账户新参保】
上报新参保的职工“哪个月增加的按哪个月上报。
先打印,后上报。
点击上报进入上报导出。
文件名称:
可详细写清。
导出路径:
要保存的文件目录,在此目录下把写好的文件名称拷贝至社保处。
3.上报增加参保【有账户已参保】,上报已有账户,同【上报增加参保(无账户新参保)】功能类似,只是职工的调动。
4.【上报确认后将无账户改为有账户】
新参保时为无账户,一旦报到省中心后,就变成有账户,当确认已报到省中心并在省中心建立账户后,执行此操作。
此操作能够把全部无账户职工改为有账户,也能够单一变更,但一定要确保:
无账户:
省里未建账。
有账户:
省里已建账。
【全部参保职工】
全部参加职工菜单功能是为方便查询、查看、输入信息使用的,即可查看全部职工,也可按条件查询某一批人或一个人,选中某一个人后,进入参保职工信息及缴费,能够查看信息及缴费。
亦可输入“本年个人缴费”
亦可预览或打印该职工信息及缴费。
【职工缴费状态】
职工缴费状态分:
1.【全部职工的缴费状态】
职工缴费状态分为:
正常、停缴两种情况,
点击全部显示全部职工的缴费状态。
点击正常显示正常的缴费的职工。
点击停缴显示停缴的缴费的职工。
也可按条件查找某一批人或某一个人,同时亦可修改该职工是否是“停薪留职”选中即可。
2.【正常缴费职工停缴】
如果正常缴费的职工要上报停缴点击此菜单“清除上次上报的停缴数据吗”点击“否”不清除上次报停缴的数据。
点击“是”清除,如果本月未完成上报请击“否”,如果要进行本月的业务请击“是”。
正常变停缴时:
选中“正常状态职工”中的某一个人,下面显示该职工的保险号、姓名,确认无误后,把“改变状态时间”“改变状态原因”填清楚,然后点击“确定停缴缴费状态”。
该职工进入“停缴状态职工”
如果选错后,可点击“返回正常缴费状态”同时找到该职工清除“改变状态时间”和“改变状态原因”。
一切完成后,点击“上报停缴缴费职工”输入文件名称,根据指定的导出路径找到刚输入的文件上报社保处。
3.【停缴职工恢复缴费】
已经停缴的职工要恢复缴费,点击此菜单,其操作同“正常缴费职工停缴”菜单规则。
请注意:
正常变停缴或者停缴变正常都要确认已报省中心,否则此操作只限于本单位,省中心是不知道的,这样该职工的缴费就会发生严重错误。
【停薪留职职工】
在“职工缴费状态→全部职工缴费状态”中变更为停薪留职的职工在此菜单下将全部显示出来,如果需要,可上报社保处。
【保留账户职工】
职工帐户的保留是指调出本单位后养老保险未转移,需要保留账户的职工。
保留账户职工分三个菜单
1.【保留职工账户】
选中要保留账户的职工,把这个职工账户保留起来,也就是对这个职工的养老保险个人账户放起来,以后工作对此人进行操作。
2.【恢复保留账户】
如果需要对保留账户职工的账户进行管理,可恢复此职工的账户,进入养老保险管理系统进行管理。
【减少参保职工】
根据职工档案减少职工的时间,进行操作,在减少参保前,要打印:
《职工信息表》和《历年缴费》等,然后再进行减少。
【统计参保人数】
本单位参保人数统计表为Excel形式,根据导出目录找到参保人数统计xls文件,打开后,进行修改、统计。
【在册未参保职工】
职工档案的人员未参保在此显示出来,可查看哪些人没有参保,以便及时参保。
三、养老保险缴费管理
具体缴费的操作都在此菜单下完成。
【初始化(每年一月)】
在年初一月份可进行此项操作,但事先一定要在【数据维护】中把新的一年的数据追加进去。
在初始化前一定要把上年数据转账!
切记!
初始化是把上年的数据清除,包括:
工资、缴费数据清除,每个月的数据清除。
在一月份的时候,因为省里社平工资未下来,如果继续缴费“工资、缴费数据清空”可先不要选择,这样可继续按上年月缴费进行扣缴。
每月数据清空
在初始化时,坝上一年度每月记录的数据清空,以便新的一年开始记录每月数据。
【上年工资收入录入】
上年工资收入录入是指在年初填报上一年工资收入。
实际月工资上一年工资收入月平均数。
本窗口能够选全部职工,停薪留职和按单位选择职工。
缴费状态有正常和停缴两种。
实际月工资清空:
如果实际月工资有无用的数据点击此按钮。
工资收入转入实际工资:
本按钮利用外部数据进行录入工资。
外部数据分为三种类型:
1、按职工序号导入实际月工资,要有外部数据表,表名为工资收入.dbf,此表数据结构为:
职工序号,月工资(为汉字书写)。
2、按保险号导入实际月工资,要有外部数据表,表名为工资收入.dbf,此表数据
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