第11章 office套件使用Word文档下载推荐.docx
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第11章 office套件使用Word文档下载推荐.docx
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Word窗口由标题栏、快速访问工具栏、标尺、文本区、功能区、滚动条、状态栏等部分组成,如图11-1所示。
Word2010与Word2003最大的差别是界面和操作发生了很大的变化,用选项卡、功能区取代了以前的菜单栏和工具栏;
功能区按任务分为不同的组,能通过右下方的“”组对话框启动器打开该组对应的对话框或任务窗格。
11.1.2Word文档的基本操作
1.新建文档
在Word中,是依据所选定的模板新建文档,如图11-2所示。
如果需要创建一个空白文档,最简单快速的方法是在快速访问工具栏中单击“新建”按钮或者使用“Ctrl+N”组合键。
当Word启动之后,就自动建立了一个新文档,标题栏上的文档名称是“文档1.docx”,这是新建一个文档最常用的方法。
2.文档输入
在Word中,输入的途径有多种,最常用的是通过键盘输入;
也可以通过“插入”选项卡的“文本”级中的“对象”下拉列表插入已存在的文件;
还可通过Windows提供的语音输入、联机手写输入等辅助输入以及扫描仪输入等。
3.文档编辑
文档的编辑是对输入的内容进行选择、删除、插入、改写、移动和复制文本等操作。
这些操作都可以通过Word的编辑功能来快速实现。
方法是先选定要编辑的内容,然后通过复制、剪切与粘贴来实现。
如果操作失误,可通过左上方快速访问工具栏中的按钮“”来撤销该次操作。
4.文档的快速批量编辑
通过“查找”、“替换”功能来实现对大量数据的重复编辑工作,不但可以作用于具体的文字,也可以作用于格式、特殊字符、通配符等。
例将文档中所的“计算机”替换为带有红色双下划线的“计算机”。
具体步骤为:
在功能区“开始”选项卡“编辑”组中单击“替换”命令,出现“查找替换”对话框,在“查找内容”文本框中输入要查找的内容“计算机”,在“替换为”文本框中输入要替换的内容“计算机”,单击“格式”按钮在对应的“字体”对话框中进行格式设置,界面如图11-3所示,最后单击“全部替换”按钮进行批量替换。
5.保存文档
保存文档是一项很重要的工作,在文档的编辑过程中,应当经常性或者周期性地保存文档,以避免突发事件而影响对文档的编辑工作。
在Word中也可设置文档的自动保存功能,方法是在功能区“文件”选项卡中选择“选项”命令,在弹出的“Word选项”对话框保存选项中设置合适的保存自动恢复时间间隔即可。
保存文档最简单快速的方法是在快速访问工具栏中单击“保存”按钮,Word2010文档的默认扩展名为.docx,为便于在Word2003等低版本下通用,可选择保存类型为.doc。
电子文档处理中经常遇到不同格式、版本的问题,Word2010直接提供将Word文档以PDF等格式保存功能,解决了以往利用专门的转换软件进行转换的不便,如图11-4所示。
11.1.3Word文档的格式化和排版
1.格式刷、样式和模板
为提高格式效率和质量,Word提供了3种工具来实现格式化
(1)格式刷:
单击格式刷可以方便地将选定源文本的格式复制给目标文本,从而实现文本或段落格式快速格式化。
双击格式刷后可以将源文本的格式多次复制给其它目标文本,复制多次后再单击“格式刷”工具取消格式复制状态。
、
(2)样式:
已经命名的字符和段落格式供直接引用,通过“开始”选项卡的“样式”组来实现。
利用样式可以提高文档排版的一致性,尤其在多人合作编写的文档、长文档的目录生成时必不可少。
通过更改样式可建立个性化的样式。
(3)模板:
系统已经设计好的扩展名为.docx的文档,为文档提供基本框架和一整套样式组合,在创建新文档进套用,例如信封、贺卡、证书和奖状模板等。
2.字符和段落排版
在Word文档中往往包含一个或多个段落,每个段落都由一个或多个字符构成,这些段落或字符都需要设置固定的外观效果,这就是所谓的格式。
文字的格式包括文字的字体、字号、颜色、字形、字符边框或底纹等,而段落的格式包括段落的对齐方式、缩进方式以及段落或行边距、项目符号和编号、边框和底纹等。
这些操作可通过如图11-5所示的“开始”选项卡的“字体”及“段落”组中的相应按钮来实现。
3.页面排版
页面排版反映了文档的整体外观和输出效果,包括对整个页面进行设置,如页面大小、页边距、分栏、页面版式布局以及页眉页脚等。
(1)页眉和页脚
页眉和页脚是指在每一页顶部和底部加入的信息。
这些信息可以是文字或图形形式,内容可以是标题名、日期、页码、单位名、单位徽标等。
页眉和页脚的内容还可以是用来生成各种文本的“域代码”(如页码、日期等)。
域代码与普通文本不同的是,它在打印时将被当前的最新内容代替。
例将某一文档页脚设置为第X页共X页。
点击“插入”选项卡,单击页脚选择”编辑页脚“,键入自己想要的格式(如输入“第X页,
共X页”),然后将光标放到“第”和“页”之间,此时在已经出来了“页眉页脚工具”选项卡(如下图11-6所示),点击“页眉页脚工具”
选项卡上面的“文档部件”—域,然后在里面选择page,在右边选择要格的格式即可。
用同样的方法可在“共”和“页”之间插入numberpage。
(2)页面
通过对页面大小、方向和页边距的设置,可以使Word2010文档的正文部分跟页面边缘保持比较合适的距离。
通过选择如图11-7所示“页面布局”选项卡的“页面设置”组右下方的“”打开对话框,对话框如图11-8所示有“页边距”、“纸张”、“版式”、“文档网格”4个标签。
4.表格和图文混排
Word不仅编辑文字,还可以插入和处理各种各样的图片、文本框、公式等。
图文混排文档图文并茂,生动形象。
(1)表格的制作
打开“插入”选项卡“表格”下拉列表框,单击相应按钮建立表格。
如图11-9所示可采用多种方法生成表格。
单击建立好的表格,出现如图11-10所示动态“表格工具标签”,利用“表格工具”中的设计和布局选项卡可直接对表格进行编辑,如增加/删除行、列或单元格,设置表格边框和底纹,设置表格样式,对表格内容格式化等。
(2)图片编辑与图形绘制
插入图片和格式化:
Word2010中新增了针对图形、图片、图表、艺术字、自动形状、文本框等对象的样式设置,样式包括了渐变效果、颜色、边框、形状和底纹等多种效果,可以帮助用户快速设置上述对象的格式。
值得一提的是,当鼠标指针悬停在一个图片样式上方时,Word2010文档中的图片会即时预览实际效果。
对插入的图片进行格式化的效果如图11-11所示。
绘制图形和格式化:
Word2010中的自选图形是指用户自行绘制的线条和形状,用户还可以直接使用Word2010提供的线条、箭头、流程图、星星等形状组合成更加复杂的图形。
对图形的格式化主要是设置边框线、填充颜色以及添加文字等。
对图形编辑很重要的一个工作是将绘制的图形组合成一个整体,当进行移动、复制、剪切、改变大小等操作时,就相当于对单个图形操作。
用鼠标配合Shift键选中欲组合的图形,右击后在快捷菜单选择“组合”选项即可使之成为整体。
(3)文字图形效果
文字图形效果就是将输入的文字的以图形方式方法编辑、格式化等处理。
首字下沉、艺术字、公式等。
首字下沉:
通过“插入”选项卡的“文本”组的“首字下沉”下拉列表框中选择首字下沉的形式,这时将插入点所在段落的首字变成图形效果,还可进行字体、位置布局等格式设置。
艺术字:
通过“插入”选项卡“文本”组中单击“艺术字”按钮,在弹出的“艺术字样式”面板中选择某种样式后,就可进行格式编排和文字录入。
公式:
在很多场合,经常需要在文档中录入数学公式、化学方程式等。
通过“插入”选项卡“符号”组中单击“公式”按钮,在弹出的“公式”面板中选择“插入新公式”命令,再配合如图11-12所示的公式工具“设计”功能区的“工具”组、“符号”组和“结构”组,完成公式的插入。
11.1.4Word文档的自动化功能
1.文档目录生成
目录是按照一定次序编排而成的反映文档内容和层次结构的工具。
一般编写书籍、论文时都应有目录,利用自动生成的目录可实现快速查找文档内容。
只需将鼠标移动到目录中的标题上,按住ctrl键,单击目录即快速定位到文档的相应内容处。
例将正文生成目录,并将目录和正文以两种页码形式格式排版。
首先利用“开始”选项卡样式组的标题样式对文档各级标题初始化,自动生成目录默认只能提取“标题1-3”。
插入点定位到正文前,选择“页面布局”选项卡的“页面设置”组的“分隔符”下拉列表框中的“下一页”选项,如图11-13所示,将文档分成两个节,设置不同页码格式,目录的页码格式为罗马字母Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ等,正文页码格式为1、2、3等。
这两个节的起始页码都从1开始。
2.邮件合并
为了提高工作效率,Word2010“邮件合并向导”用于帮助用户在文档中完成信函、电子邮件、信封、标签等的邮件合并工作。
例生成江苏理工学院录取通知书。
首先在主文档“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组选择“选择收件人”下拉表框,选择“使用现有列表”选项,打开之前建立的数据源文件。
然后光标定位到要插入数据源的位置,选择“编写和插入域”组的“插入合并域”下拉列表中的所需字段名插入到主文档,效果如图11-14所示。
最后选择“完成合并文档”下拉列表的选项形成合并文档,如图11-15所示。
11.2电子表格
Excel2010的功能非常强大,主要用于进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作,广泛地应用于管理、统计、金融等众多领域。
在Excel中大量的公式函数可以应用选择,可以实现许多方便的功能,给使用者方便。
本节将重点介绍Excel2010的操作方法。
11.2.1Excel的窗口组成
Excel2010的工作界面是由“文件”按钮、快速访问工作栏、标题栏、功能选项卡和功能区、名称框、编辑栏、行号、列号、工作表标签、滚动条、状态栏等组成,如图11-16所示。
Excel几个基本概念如下:
(1)工作簿
工作簿用来存储并处理数据,一个Excel文件称为一个工作簿,以.xlsx扩展名保存。
一个工作簿中最多包含255个工作表,在Excel新建的工作簿中,默认包含3个工作表,名字分别是“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”。
(2)工作表
Excel窗口的主体为工作表,由若干行和列组成,行号和列号交叉的方框称为单元格。
一个工作表最多有65536行和256列,行号依次1、2、3…65536,列号依次A、B、C…Y、Z、AA、AB、…IV。
(3)单元格
工作表中行列交叉处的方格称为单元格。
每个单元格用行号和列标来标识,如B3,E8等,B3:
E8表示一个由单元格组成的矩形区域,该区域的左上角为B3单元格,右下角为E8单元格。
为了表示不同工作表的单元格,可在地址前加工作表名称,例Sheet1!
B3表示“Sheet1”工作表的“B3”单元格。
(4)活动单元格
活动单元格是指目前正在操作的单元格,由黑框框住。
此时可对该单元格进行输入
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如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
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部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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