物资入库管理制度Word格式文档下载.docx
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第4条仓储主管应当了解入库物资的品种、规格、数量、包装、状态、到库时间、物资存期、取货方式、保管要求等,从而精确、妥善地安排仓库。
第5条仓储主管应了解入库前仓库的容量、空位、设备、人员安排等事项,制定仓储计划并下达到各个作业单位,以便于合理地安排入库事项。
第6条如果入库作业必须用到重型操控机械设备,入库管理员应提前申请,以免耽误物资入库。
第7条仓储管理员应负责对仓库货位进行清查和清洁,为入库物资腾出足够的仓容。
第8条仓储管理员应定期详细检查库房内的照明、通风等设备,及时修理损坏的设备。
第9条物资入库前,仓储主管应根据物资性质和数量作出堆垛方案、苫垫方案、货架方案,仓储管理员应根据方案准备好作业用具,组织相关作业。
第10条根据仓库情况和物资情况制定验收方案,仓储部经理确定验收人员,备好验收所需的称量、点数、检测等工具。
第11条入库管理员根据物资情况,应协同运输部安排搬运方案,并准备好装卸、搬运所需汽车、叉车、托盘等工具设备。
第12条仓储管理员应妥善准备物资入库需要的报表、单证、记录本、物资卡等文件单证。
第3章物资的接运
第13条对于供应商不安排送货的物资、公司内部流转的物资,仓储部应协同运输部安排人员和设备接运物资。
第14条仓储主管在接到接货通知单之后,应列明接货前需要的准备工作,并与运输部一同制定订货作业计划。
第15条需要提货的时候,仓储部应同运输部一起与供应商协商,在以下三种不同的提货方式中进行选择:
到车站、码头提货,到供应商处提货,专用线到货接运。
第16条库内接货包括供应商直接送货和承运方送货。
1.仓库保管员和验收人员直接和送货人员办理交接手续,当面验收并做好记录。
2.出现差错时,应由送货人员签字证明,并据此索赔。
第17条物资交接责任划分
1.接货人员接到物资之前产生的损失,由供应商或者承运方承担。
2.物资交接完成之后产生的损失,由接运人员负责。
第18条运输事故的处理
1.物资运输中由于各种原因造成的事故,不论责任,都应该先保护现场。
由物资接运人员做好事故记录,并以此作为索赔的依据。
2.在收货时,入库管理员应当做好交接记录。
发生差错时,核查运输记录,确定差错发生的原因。
第19条入库管理员在接运物资的同时,要对每个交接步骤进行详细记录。
第20条接运工作完成后,所有的单据资料,如提货通知单、接运记录、运输记录、货运记录、损耗报告单、交接凭证、索赔证明等相关文件,均应由入库管理员分类输入信息系统,已备复查。
第4章物资的验收
第21条物资的验收包括物资验收准备、核对凭证、包装验收、数量验收、质量检验五个步骤。
入库管理员应严格按照程序操作。
第22条物资验收应该符合及时、准确、严格、经济的原则。
第23条入库前,入库管理员应做好物资验收的准备工作,具体准备工作如下表所示。
物资验收准备内容
类别
准备内容
人员准备
安排负责质量验收的技术人员、用料单位专业技术人员、配合质量验收的装卸搬运人员
资料准备
收集、整理并熟悉待验物资的验收凭证、资料、验收标准、订货合同、记录资料等
器具准备
准备验收用的计量、卡量器具,检测仪器、仪表等,并提前做好器具检查
货位准备
落实物资存放货位、堆垛方式、保管方法等
设备准备
确定大批量物资验收所需的机械设备,准备所需装卸、搬运机械的使用申请
第24条对物资相关凭证加以核对,凡供货单位提供的质量证明书、合格书、发货明细表等均需和入库物资相符。
第25条需要核对的凭证包括以下三个方面,不得漏检。
1.审核验收依据,包括物资的入库通知单、订货合同、协议书等内容。
2.供货单位提供的验收凭证包括质量证明书、合格证、装箱单、磅码单、发货明细表等。
3.承运单位提供的运输单证,包括运输商务记录、提货通知单、物资残损记录、公路运输交接单等。
第26条当供应商拒绝提供相关单据时,应拒绝检验、接受物资。
第27条当供应商提供的证件、单据不齐全,或者与实际物资不符时,应和供应商、承运单位以及有关业务部门联系,尽快解决问题。
第28条对于外来商品物资,检验人员根据合同确定抽验比例。
当合同没有明确规定时,应按照下列原则确定抽验比例,具体原则如下表所示。
抽验比例确定原则表
影响因素
评判标准或原则
物资价值
物资价值高的,抽验比例大;
物资价值特别高的,全验
物资性质
物资性质不稳定、质量易变化的,抽验比例大
气候条件
在雨季怕潮物资抽验比例大,冬季怕冻物资比例大,夏季易变质物资抽验比例大
运输方式
采用容易影响物资质量的运输方式运送的物资,抽验比例大
供应商信誉
信誉好的供应商的物资,抽验比例小,特殊情况可以免检
生产技术
生产技术水平高的企业供应的产品,抽验比例小
储存时间
入库前已储存较长时间的物资,应当提高抽验比例
第29条当核对资料、证件等都符合条件后,对实物进行验收。
第30条入库管理人员利用感官检验方法来验收物资的规定。
1.检查物资的包装是否完好,是否受玷污、受潮、霉变、受锈蚀和破裂等。
2.产品合同对包装有具体要求的,要严格按照规定验收。
包装验收内容包括:
箱板厚度,纸箱、包袋的质量,打包铁腰的匝数,包装的干燥程度等。
3.通过感官检验就能确定物资质量的,由仓储部门自检,并做好物资检验记录;
一些特殊的物资应交由质检部门进行化验和技术测定。
第31条入库管理员需严格进行数量验收,对于物资的大件包装,可采用逐件点数、集中堆码点数等大数点收方式进行点收,大数点收合格后方可进行细数检收。
第32条大数点收完成后,入库管理员应当遵循如下规则进行细数检收。
1.开箱、开包,核点物资细数。
2.称重物资按照净重计数。
3.定尺和按件标明数量的物资,需要拆内包装进行抽查(抽查比例在第28条中已经说明)。
抽验无差错或者其他问题时,可不再拆验内包装。
4.不能换算或者抽查的物资一律全部过磅计算。
第33条检收的注意事项
1.件数不符者(包括数量多余或者短缺),经复核确认后,立即在送货单各联上批注清楚,由入库管理员和送货方共同签章后,按实数签收,并通知供应商。
2.包装有异状时,入库管理员和送货方一同开箱、拆包进行检查,查明情况后由送货方出具入库物资异状记录,并通知仓储管理员另行存放,等待处理。
3.物资有质量问题时,入库管理员应将残损物资另列,,好坏分开,并立刻通知供应商,以备检查处理。
物资入库单据上将完好物资和问题物资分开签收。
4.货单不符,部分物资送错仓库时,将此部分物资单独存放,待查点完毕后,由送货方带回,并在签收时如数减除。
5.入库管理员应建立物资溢余、短缺、破损、变质查询单,填具表格后抄送货方和供应商。
查询单不可以作为原始入库凭证,不能用于登记库存台账。
第5章办理入库手续
第34条对于验收合格的物资,应及时办理入库手续。
入库手续包括入库物资的立卡、登账、建档。
第35条入库管理员应对合格的入库物资及时立卡。
1.物资入库堆垛时,应当按照入库单所列内容建立卡片。
2.卡片上应该直接反应该垛物资的品名、型号、规格、数量、单位和进出动态以及积存数,卡片上内容应与仓储数据库中的内容保持一致。
3.卡片的样式应根据物资存放地点的不同而有差异。
(1)普通库房内的物资挂纸卡或塑料卡。
(2)露天物资应装在塑料袋中或盒子里,或用油漆写在铁板上,防止丢失或损坏。
(3)自动化立体仓库中常用电子显示牌代替卡片,表示堆垛物资的动态情况,并能自动更新信息。
第36条仓管会计对入库物资进行登账。
1.物资查验完毕后,仓储部应建立详细的、能够清晰反应物资进、出、结存的明细账。
2.应当按照物资的条码、品名、型号、规格、单价、供应商等建立实物保管明细账,账本采用活页式,按照物资种类和编号排列,账页上注明货位与档案号,以便查对。
3.一律使用蓝、黑墨水笔登账,红墨水笔冲账。
发现登账错误时,不得刮擦、挖补或者用药水更改,应划线表示注销后在其上方填写正确文字和数字,并在更改处加盖更改者印章。
4.纸张应连续、清楚、完整,依日期顺序排列,不能隔行、跳页,账页应依次编号,年末结存后转入新账。
5.用来登账的凭证应当妥善保管,装订成册,不得遗失。
第37条入库完结后,仓储部应建立仓库工作档案。
1.入库管理员将物资入库业务全过程的有关资料进行整理、核对,建立资料档案,为物资的保管、出库活动创造条件。
2.应归入仓库工作档案的资料包括但不限于下列五类。
(1)物资出厂时的凭证、技术资料。
(2)物资到达仓库前的凭证、运输资料。
(3)物资验收时的各种凭证、资料。
(4)物资保管期间的业务技术资料。
(5)物资出库和托运时的业务凭证、资料。
3.物资档案应一物一档、统一编号、妥善保管,且纸质版的档案资料应与信息系统保持一致。
第6章附则
第38条本制度由仓储部制定,总经理办公室批准生效,仓储部和总经理办公室对本制度由修订券和废除权。
第39条本制度自__年_月_日起生效并予以实施。
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